Главная
Автотранспорт
Кадровая документация по юридическому подтверждению трудовых правоотношений. Курсовая работа: Документирование трудовых отношений. IV. Иные условия трудового договора

Кадровая документация по юридическому подтверждению трудовых правоотношений. Курсовая работа: Документирование трудовых отношений. IV. Иные условия трудового договора

10.04.2020

Введение______________________________________________________3

Глава 1. Документирование трудовых правоотношений_______________4

Глава 2. Оформление трудовых правоотношений

при поступлении на работу_______________________________________5

Глава 3. Виды документов по оформлению

трудовых отношений____________________________________________7

3.1 Приказы по личному составу__________________________________7

3.2 Личная карточка ____________________________________________9

3.3 Личное дело_______________________________________________10

3.4 Прием на работу ___________________________________________13

3.5 Трудовой договор __________________________________________13

Образец трудового договора_____________________________________15

Заключение___________________________________________________18

Список использованных источников______________________________20

Введение

Большое значение в нашей жизни имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов.

Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

Целью данной контрольно работы является рассмотрение процесса документирования трудовых правоотношений.

1. Документирование трудовых правоотношений

Трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании заключенного трудового договора. Под оформлением трудовых отношений понимается их документирование, т. е. создание соответствующих документов.

В результате документирования создаются организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей.

Обязательность регистрации документов прямо обусловлена требованием п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 №536: «...регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях» .

Таким образом, кадровое делопроизводство - это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом. Для своевременного и правильного выполнения этих процедур представляется наиболее целесообразным максимально регламентировать как состав кадровых документов, так и технологию работы с ними за счет создания комплекса локальных нормативных актов по делопроизводству: Табеля форм документов, Альбома форм документов, Графика документооборота кадровой службы, Инструкции по кадровому делопроизводству.

Одной из главных задач названных актов является отражение особенностей производственной деятельности организации, а для начинающих работников кадровой службы локальные нормативные акты по делопроизводству должны стать справочником, дающим ответы на возникающие у них вопросы по документированию трудовых отношений.

2. Оформление трудовых правоотношений при поступлении на работу

Оформление на работу, пожалуй, самый важный этап трудоустройства, от которого зависит будущее любого работника. Правильное составление документов убережет от незаконного увольнения и форс-мажорных обстоятельств.

Когда все этапы собеседования пройдены и компания приглашает кандидата на работу, в первый трудовой день необходимо принести необходимые для оформления трудового договора документы. Перечень этих документов установлен в статье 65 Трудового кодекса РФ.

Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Статья 67. Форма трудового договора

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.

Стоит отметить, что прием на работу оформляется приказом работодателя. Распоряжение издается на основании заключенного трудового договора. Работника обязаны ознакомить с приказом (под расписку) в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По желанию нового сотрудника ему выдается заверенная копия приказа. Адвокаты по трудовым спорам рекомендуют брать копии со всех документов, которые работник подписывает.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

Отметим, что прием на работу руководителя на практике несколько отличается от приема рядового сотрудника. Это связано с правовым положением первого, которое складывается в равной степени на основании норм трудового и гражданского права. Гражданское право регулирует ту часть отношений, которая возникает у руководителя как у лица, назначенного собственником компании для осуществления коммерческой деятельности (бизнес-решения, заключение сделок, управление активами, меры ответственности в случае причинения ущерба и так далее).

3. Виды документов по оформлению трудовых отношений

Документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы. Оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок выполняет секретарь если нет специального работника.

В состав документов по личному составу входят:

3. 1 Приказы по личному составу.

Они являются важнейшими документами составляемыми в процессе

документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложение взысканий.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗОТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с … по …), с испытательным сроком (его продолжительностью) .

При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗОТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении – причина увольнения, согласно статьям КЗОТа.

При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала

и окончания.

При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под

расписку. Виды ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течении календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу: к порядковому номеру приказу добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности).

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

3.2 Личная карточка.

На всех сотрудников, принятых на работу заводится личная карточка

(форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

Карточка ставится в алфавитную картотеку работающих. При

автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, и затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий.

Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий, и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

3.3 Личное дело.

Особого внимания требует ведение личных дел.

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые

сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может дополнятся другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно

Внутренняя опись документов дела;

Дополнение к анкете;

Заявление о приеме на работу;

Анкета с фотокарточкой;

Трудовой договор;

Приказ о приеме на работу (копия);

Документы об образовании (копия);

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут

добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС, аттестатные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Т.к. изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись

составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре.

Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан

своевременно:

Вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении

работника, биографических данных, семейном положении, месте

жительства и т.п.;

Приобщать к делу полученные документы.

Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

О служебном положении – приказ руководителя организации о

переводе;

Об образовании – документы учебных заведений (диплом, аттестат,

удостоверение, свидетельство);

Об изменении фамилии, имени, отчества – приказ по личному

составу изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.

При увольнении работника в личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнал должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.

На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке Т-2

проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем

составляется соответствующий акт.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.

Выдача личного дела во временное пользование осуществляется по

контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В

контрольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело.

3.4 Прием на работу.

Приём на работу в фирму обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма Т-2).

Заявление чаще всего пишется от руки, но фирма может иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при оступлении на работу предъявить свидетельство о рождении.

На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок её заполнения.

На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

3.5 Трудовой договор.

Трудовой договор имеет типовую форму в которую вносятся

индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности.

Трудовой договор есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Различаются основные и дополнительные условия трудового договора.

К основным условиям трудового договора относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работ (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

В соответствии со ст. 17 КЗОТ трудовые договоры заключаются:

На неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

На определенный срок не более пяти лет;

На время выполнения определенной работы.

Срочный трудовой договор заключается в случае, когда трудовые

отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий её выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом.

Образец трудового договора

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

г. Москва “__” ___________ 200_ г.

Общество с ограниченной ответственностью “____________________”, именуемое далее Работодатель, в лице Генерального директора ______________________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и _______________________ именуемый далее Работник, с другой стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1. Работник принимается на работу в качестве ___________________________ (должность) в структурное подразделение, находящееся по адресу: ________________________________ (место работы), в связи с чем Работодатель обязуется предоставить Работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

2. При осуществлении своих прав и исполнении обязанностей Работник обязан действовать в интересах Работодателя. Осуществлять свои права и исполнять трудовые обязанности Работник обязуется добросовестно и рационально.

3. Настоящий трудовой договор заключен на неопределенный срок. Начало действия договора - “__” __________ 200_ г. Дата начала работы - “__” __________ 200_ г.

4. В целях проверки соответствия квалификации Работника и его отношения к работе устанавливается испытательный срок продолжительностью 2 месяца с момента, когда Работник приступит к исполнению своих трудовых обязанностей.

Настоящая работа является для работника основной.

II. Права и обязанности сторон

5. Работник имеет право:

5.1. На надлежащим образом оборудованное рабочее место, обеспечение материалами и принадлежностями, необходимыми Работнику для выполнения своих трудовых обязанностей.

5.2. На своевременную оплату труда в размерах, предусмотренных настоящим трудовым договором.

5.3. На ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с графиками отпусков и еженедельный отдых.

5.4. На социально-бытовые льготы в соответствии с законодательством РФ, коллективным договором и настоящим трудовым договором.

6. Работник обязуется:

6.1. Добросовестно выполнять обязанности в соответствии с должностной инструкцией.

6.2. Подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка Работодателя.

6.3. Соблюдать трудовую дисциплину.

6.4. При выполнении трудовых обязанностей соблюдать нормы и правила по охране труда, технике безопасности и пожарной безопасности.

6.5. Бережно относиться к имуществу Работодателя.

6.6. Сохранять информацию, составляющую служебную и коммерческую тайну Работодателя.

7. Работодатель имеет право:

7.1. Требовать от Работника добросовестного исполнения обязанностей по настоящему трудовому договору.

7.2. Осуществлять поощрения Работника за добросовестный и эффективный труд.

7.3. Привлекать Работника к дисциплинарной ответственности за совершение им проступков в порядке, предусмотренном законодательством о труде Российской Федерации.

8. Работодатель обязуется:

8.1. Точно выполнять условия настоящего трудового договора, своевременно оплачивать труд Работника, решать вопросы социально-бытового обеспечения Работника.

8.2. Предоставить Работнику надлежащие условия, необходимые для выполнения им своих обязанностей, обеспечивать Работника средствами, материалами и оборудованием, которые необходимы при исполнении им условий настоящего трудового договора.

8.3. Обеспечивать условия для безопасного и эффективного труда Работника, оборудовать его рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности.

8.4. Своевременно выплачивать обусловленную настоящим трудовым договором заработную плату и другие причитающиеся Работнику выплаты.

III. Оплата труда, отпуск, социальное страхование

9. За выполнение обязанностей, предусмотренных условиями настоящего трудового договора, Работнику выплачивается оклад по должности в сумме ___________ (_______________) рублей в месяц.

10. Ежегодный оплачиваемый отпуск Работнику устанавливается продолжительностью 28 календарных дней.

11. Работник при наступлении соответствующего страхового случая обеспечивается следующими видами социального страхования: пособием по временной нетрудоспособности, пособием в связи с трудовым увечьем и профессиональным заболеванием, оплатой путевок на санаторно-курортное лечение и оздоровление работников и членов их семей, а также иными видами в порядке и на условиях, предусмотренных действующим законодательством.

IV. Иные условия трудового договора

12. Работник несет имущественную ответственность за ущерб, причиненный его действиями при наличии его вины, а также на условиях и в порядке, предусмотренных законодательством о труде РФ.

13. Споры и разногласия, могущие возникнуть при исполнении условий настоящего трудового договора, стороны будут стремиться разрешать по взаимному соглашению. При недостижении взаимоприемлемого решения - в порядке, предусмотренном законодательством о труде РФ.

14. По всем вопросам, не нашедшим своего решения в условиях настоящего трудового договора, но прямо или косвенно вытекающим из отношений Работодателя и Работника по нему, стороны настоящего трудового договора будут руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ и иных соответствующих нормативных актов Российской Федерации.

Заключение

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Эти документы являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.

Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой
службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством работы с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.

«Одним из основных правовых институтов законодательства о труде является трудовой договор. С его помощью граждане реализуют свою способность к труду, определяют основные и дополнительные условия труда, а также прекращают трудовые отношения». Он составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Каждый пункт приказа по личному составу – правового акта,
издаваемого по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций - должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Кодекса законов о труде Российской Федерации.

В результате этого, ясно, что и в интересах работника и в интересах работодателя – правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет
возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.

Список источников и литературы.

1. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ).- М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 1994, 32 с.

2. Иритикова В.С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. - № 1 – 32с.

4. Комментарий законодательства о трудовом договоре. – М.: Юрид. Лит-ра, 1994.

5. Кузнецова Т.В. и др. Секретарское дело /Т.В. Кузнецова, Г.А.Серова, В.И. Андреева, Н.А. Литвинцева. – М.: журн. «Секретарское дело», 1996. – 490 с.: им. – (Спец. вып. Журн. «Секретарское дело»).

6. Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор, 1996, 126 с.

7. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 1996, 45 с.

8. Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 14.04.1985г. № 95/9 – 18). – ЦБНТ Госкомтруда СССР. – М., 1988.

9. www.jobway.ru

Кодекс законов о труде (с изм. и доп. на 01.12.94) – М.: изд-во Брандес, 1994, с. 22

Государственный Комитет Российской Федерации по высшему образованию

Российский Государственный Гуманитарный Университет

Историко-Архивный Институт

Кафедра документоведения

Законодательная и нормативная регламента - ция документирования трудовых право - отношений

Курсовая Работа

Студентки 2 курса вечернего отделения

Научный руководитель:

Доцент Быкова Т.А.

Москва, 1998

Введение ......................................................................................................... 3

1. Законодательная и нормативная регламентация
документирования приема на работу.................................................... 8

1.1. Составление и оформление заявления, анкеты,
трудового договора (контракта)....................................................... 9

1.2. Особенности подготовки и оформления приказов по личному составу (о приеме на работу), личной карточки, личного дела...................... 15

2. Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнения работников................................................................................................ 19

3. Ведение трудовых книжек работников................................................. 22

Заключение.................................................................................................... 28

Список источников и литературы............................................................... 32

Введение.

(например, Кодекса законов о труде Российской Федерации - КЗОТ РФ), Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и др.) Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях. На неудовлетворительное состояние, а также плохую сохранность документов, в том числе кадровых, обратило внимание Правительство Российской Федерации и Правительство Москвы.

Мэр Москвы Ю.М. Лужков 19 октября 1993 года подписал распоряжение “Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением “Мосгорархив”, за нарушение действующего законодательства по архивному делу”. Например, штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение).

В результате подписанного Председателем Правительства РФ В.С. Черномырдиным распоряжения об улучшении организации хранения документов по личному составу, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности. Таким образом, правила работы с документами стали непременной составной частью уставов вновь регистрируемых предприятий.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Поэтому очень важно рассмотреть процесс регламентирования законодательными и нормативными актами РФ таких документов как трудового договора (контракта), приказов по личному составу, трудовых книжек, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение процесса регламентации общегосударственными законодательными и нормативными актами кадровой документации. При написании курсовой работы были использованы такие источника, как Кодекс законов о труде Российской Федерации , который регулирует трудовые правоотношения предприятия с работником. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях подробно рассматривает, регламентирует правила оформления и ведения основного документа о трудовой деятельности работника – трудовой книжки. Незаменимым справочником при выполнении целого ряда работ, с подробным их содержанием является “Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров”.

Использование литературы также помогает разобраться в поставленных задачах.

В пособии В.М. Пустозеровой и А.А. Соловьева подробно и популярно изложены такие вопросы, как правовые регулирование приема и увольнение работников.

Большое значение при рассмотрении отдельных процедур,

выполняемых кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, а также создаваемых при этом документов и регламентации их с точки зрения трудового законодательства и различных нормативных актов имеет статья Т.В. Кузнецовой “Работа с кадровыми документами”.

Важнейший правовой акт – приказ по личному составу – регулирующий трудовые правоотношения граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций наиболее полно и подробно рассмотрела в своей работе В.С. Иритикова.

Таким образом, источники и литература помогают разобраться в одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) – документирование трудовых правоотношений.

Структура данной курсовой работы: курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения и списка источников и литературы.

1. Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

Трудовые книжки;

Личные карточки формы – Т-2;

Личные дела;

Лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

М.В. Стенюков в своей работе отмечает, что, при работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации”.

Очень важны документы, возникающие при оформлении на работу.

1.1. Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта).

Первое, с чем сталкивается любой предприниматель, становясь работодателем, это прием работников. Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, соответствующий законодательству о паспортах, а также трудовую книжку или справку о последнем занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет – свидетельства о рождении. В том случае, когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальные знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана потребовать предъявление соответствующего оригинала или другого документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д.

Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и если тот не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об

образовании, трудовой книжкой.

На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.

Определение трудового договора (контракта) дает статья 15 КЗОТ: “Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон”.

В комментариях законодательства о трудовом договоре отмечается, что КЗоТ употребляет термины “трудовой договор” и “контракт” как равнозначные понятия, амонимы. “Такое соседство означает, что законодатель не видит различий между трудовым договором и контрактом”.

В статье 18 КЗоТ РФ указывается: “Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку”. Таким образом, “в настоящее время письменная форма обязательна для всех трудовых договоров” , и заключение договора (контракта) не исключает необходимости создания приказа.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта). К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например, установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие.

Согласно статье 21 КЗоТ, при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что “срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, - шести месяцев”.

В соответствии со статьей 17 КЗоТ РФ трудовые договора (контракты) заключаются:

На неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

На определенный срок не более пяти лет;

На время выполнения определенной работы.

Срочный договор (контракт) заключается, в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом. Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения каких-либо работ, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договора о временной и сезонной работе. Таким образом, фактом приема на работу является подписание трудового договора (контракта) – документа, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и
регулирует их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант). В случае возникновения конфликтной ситуации, письменная форма трудового договора (контракта) будет являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и работодателя, и надежной гарантией от возможных недоразумений.

1.2. Особенности подготовки и оформления приказов по личному составу (о приеме на работу), личной карточки, личного дела.

Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

В приказах по личному составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом).

Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. При приеме на работу, обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со всеми заинтересованными в данном вопросе должностными лицами. Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем кадровой службы.

Приказа по личному составу обязательно регистрируются в книге (журнале) регистрации или регистрационных карточках.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу). Приказы по личному составу, согласно КзоТу РФ, доводятся до сведения работников под расписку.

После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка (форма № Т-2), необходимая для анализа состава и учета движения кадров.

Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Срок хранения приказов по личному составу (кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года)) и личных карточек (форма № Т-2) – 75 лет.

Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п.Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов: заявления; при необходимости – анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу, личной карточки (форма № Т-2), и если это необходимо, оформляются личные дела (после издания приказа о приеме на работу).

2. Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнение работников.

Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника.

Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. В разрешенных законом случаях, например, при производственной необходимости или в случае простоя , согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются: докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией.

Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу. Где указывается новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы
№ Т-2 и/или личное дело, в лицевой счет по заработной плате.

Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях КЗоТ РФ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.п.

Увольнение работников оформляется приказом по личному составу, где указывается причина увольнения, согласно статьям КЗоТа РФ. Затем делаются записи в трудовой книжке и в личной карточке (формы № Т-2) и/или личном деле.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело, после помещения в него приказа об увольнении, закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременной хранение.

Таким образом, на предприятиях, в учреждениях, организациях документация, сопровождающая такие процессы движения кадров как прием, перевод и увольнение работников,

должна обязательно оформляться и вестись в соответствии с общегосударственными законодательными и нормативными актами, важнейшим из которых является КЗоТ РФ.

3. Ведение трудовых книжек работников.

Согласно статьи 39 КЗоТ РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или служащего.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Лица, проступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядом Вооруженных Сил – военный билет. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем

месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или
работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в “Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях”.

В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.

заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет
правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение.

Раздел “Сведения о работе” представляют собой таблицу из 4-х граф: графа 1 - № записи, графа 2 – дата (число, месяц, год), графа 3 – сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона); графа 4 - на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжки в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров и печатью.

Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку
в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Если работник выходит на пенсию, то производится “на основании списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжке. По данным личной карточки и трудовой книжки уточнение общего стажа работы, в том числе стажа непрерывного и льготного. Регистрация заявления работника. Консультации уходящего на пенсию. Запись в заявление о предоставляемых документах. Заполнение и подпись “Представления”. Комплектование документов для представления в органы социального обеспечения. Запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию.”

В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп “Пенсия назначена” в разделе “Сведения о назначении пенсии”.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка и без нее он недействителен.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним, бухгалтерией ведется – приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной; при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы.

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.

Таким образом, правильное оформление, ведение и хранение трудовых книжек играет огромную роль в жизни каждого человека, так как это важнейший документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации , Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях , Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения , Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.

“Одним из основных правовых институтов законодательства о труде является трудовой договор. С его помощью граждане реализуют свою способность к труду, определяют основные и дополнительные условия труда, а также прекращают трудовые отношения”. Он составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Важнейшим документом по личному составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации, в частности с КЗоТ РФ и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.

Согласно статье 2 КЗоТ РФ каждый работник имеет право на судебное разбирательство, защиту. Следовательно, любой работодатель может оказаться в положении ответчика, а работодатель, не соблюдающий трудовое законодательство, скорее всего, проиграет дело.

возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.

Список источников и литературы.

I. Источники.

1. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях//Бюллетень Госкомтруда СССР. – 1986. - № 1.

2. Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 14.04.1985г. № 95/9 – 18). – ЦБНТ Госкомтруда СССР. – М., 1988.

3. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения: Главное Архивное Управление при Совете Министров, ВНИИДАД – М., 1989.

4. Распоряжение мэра Москвы от 19.10.93 № 595-рм “Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением “Мосгорархив” за нарушение действующего законодательства по архивному делу”.

6. Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” от 20.02.95 № 24 – ФЗ//Собрание законодательства РФ, 1995 № 8.

II. Литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ).- М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 1994.

2. Иритикова В.С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. - № 1 – с. 20-27

3. Комментарий законодательства о трудовом договоре. – М.: Юрид. Лит-ра, 1994.

4. Кузнецова Т.В. и др. Секретарское дело /Т.В. Кузнецова, Г.А.Серова, В.И. Андреева, Н.А. Литвинцева. – М.: журн. “Секретарское дело”, 1996. – 490 с.: им. – (Спец. вып. Журн. “Секретарское дело”).

5. Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор, 1996.

6. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Прктич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 1996.

Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами//Секретарское дело. – 1996 - № 4(2). – с. 9.

Распоряжение мэра Москвы от 19.10.93 № 595-рм “Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением “Мосгорархив” за нарушение действующего законодательства по архивному делу”.

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М. Приор, 1996. – С. 69

Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор, 1996. – с.4.

Там же. – с. 3.

Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами// Секретарское дело. – 1996. - №4(2). – с. 12.

Кодекс законов о труде РФ (с измен. и допол. На 01.12.94) – М.:Изд-во Брандес, 1994 – Ст.15.-с.6.

Курсовая работа: Документирование трудовых отношений

Государственный Комитет Российской Федерации по высшему образованию

Российский Государственный Гуманитарный Университет

Историко-Архивный Институт

Кафедра документоведения

Законодательная и нормативная регламента - ция документирования трудовых право - отношений

Курсовая Работа

Студентки 2 курса вечернего отделения

Научный руководитель:

Доцент Быкова Т.А.

Москва, 1998

Введение ......................................................................................................... 3

1.1. Составление и оформление заявления, анкеты,
трудового договора (контракта)....................................................... 9

3. Ведение трудовых книжек работников................................................. 22

Заключение.................................................................................................... 28

Список источников и литературы............................................................... 32

Введение.

Использование литературы также помогает разобраться в поставленных задачах.

Большое значение при рассмотрении отдельных процедур,

1. Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу.

Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

Трудовые книжки;

Личные карточки формы – Т-2;

Личные дела;

Лицевые счета по заработной плате.

Очень важны документы, возникающие при оформлении на работу.

1.1. Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта).

При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

образовании, трудовой книжкой.

В соответствии со статьей 17 КЗоТ РФ трудовые договора (контракты) заключаются:

На неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

На определенный срок не более пяти лет;

На время выполнения определенной работы.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

2. Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнение работников.

Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника.

3. Ведение трудовых книжек работников.

Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации , Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях , Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения , Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.

Список источников и литературы.

I. Источники.

II. Литература

2. Иритикова В.С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. - № 1 – с. 20-27

3. Комментарий законодательства о трудовом договоре. – М.: Юрид. Лит-ра, 1994.

5. Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор, 1996.

Кузнецова Т.В. Работа с кадровыми документами//Секретарское дело. – 1996 - № 4(2). – с. 9.

Кодекс законов о труде Российской Федерации (с измен. и доп. на 01.12.94), - М., 1994. – 94 с.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях//Бюллетень Госкомтруда СССР. – 1986. - № 1.

Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров (Утверждены Поставновлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 11.04.95 № 95/9-18) – ИБНТ Госкомтруда СССР. – М., 1988. 45 с.

Кодекс законов о труде РФ (с измен. и допол. На 01.12.94) – М.:Изд-во Брандес, 1994 – Ст.15.-с.6.

15. Общая характеристика Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

20. Роль и значение Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.

21. Номенклатура дел, ее формирование, цели и функции в делопроизводстве.

22. Оперативное хранение документов. Принципы формирования дел, составление их заголовков.

23. Документ как носитель управляющей информации.

24. Видовой состав документов в законотворческом процессе.

26. Типовые задачи автоматизации управления документами.

27. Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства.

28. Понятие конфиденциальной информации. Особенности обработки конфиденциальной информации.

29. Современное архивное законодательство Российской Федерации

30. Понятие об Архивном фонде Российской Федерации. Состав государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации.

31. Классификация документов Архивного фонда Российской Федерации. Понятие о классификации документов в пределах архива. Фондирование документов.

36. Система научно-справочного аппарата: понятие, состав, назначение различных видов справочников.

38. Организация использования архивных документов: понятие, принципы, направления, цели, основные формы. Информационные и интернет-технологии в сфере использования архивных документов.

39. Организация и проведение контроля за исполнением документов в органах государственной власти и местного самоуправления

40. Особенности документирования трудовых отношений государственных служащих.

41. Отнесение сведений к служебной тайне и снятие ограничения на ее распространение в органах государственной власти и местного самоуправления

42. Проблемы информационной открытости органов государственной власти и местного самоуправления.

43. Причины и значение документирования информации

44. Задачи документационного обеспечения управления

45. Документооборот как технологический процесс

46. Документопоток. Типы документопотока. Стереотипные маршруты движения документов.

49. Основные направления деятельности международных организаций, участвующих в работах по стандартизации.

50. Основные положения серий стандартов по документационному обеспечению управления, разработанных iso.

52. Роль гост р исо 15489-1-2007 в развитии отечественной нормативной базы для совершенствования системы доу.

53. Основные положения гост р исо/мэк 17799-2005 «Информационная технология. Практические правила управления информационной безопасностью».

4.2.1.2 Обоснования для доступа

54. Система управления электронными официальными документами (суэод), применяемая в спецификации MoReq2.

55. Нормативно-правовое регулирование работы с информацией ограниченного доступа.

56. Особенности подготовки инструкции по конфиденциальному делопроизводству.

57. Коммерческая и служебная тайна организации. Использование грифа«Для служебного пользования».

58. Основные требования, предъявляемые к языку и стилю служебных документов.

59. Лексические, морфологические и синтаксические ошибки в документных текстах, способы их исправления.

60. Место разговорной речи и речи художественной в общей системе функциональных разновидностей языка.

40. Особенности документирования трудовых отношений государственных служащих.

На государственных служащих и муниципальных служащих распространяется трудовое законодательство с особенностями, которые установлены для регламентации их труда специальными нормативными правовыми актами. В соответствии со ст. 22 ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" прием на государственную службу по общему правилу происходит путем проведения конкурсного отбора. Конкурс может проводиться в форме конкурса документов или конкурса-испытания. Конкурс-испытание включает в себя испытание на соответствующей должности государственной службы и завершается государственным квалификационным экзаменом. Решение конкурсной комиссии о прохождении конкурса является основанием для назначения на соответствующую должность государственной службы и заключения трудового договора. Муниципальные служащие также могут приниматься на службу путем проведения конкурса.. Таким образом, при приеме на муниципальную службу заключению трудового договора также может предшествовать проведение конкурса на основании перечисленных нормативных правовых актов, а также законов субъектов Российской Федерации, которые не должны противоречить федеральному законодательству.

В соответствии с п. 1 ст. 23 ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" для гражданина, впервые принятого на государственную должность государственной службы, в том числе по итогам конкурса документов, или для государственного служащего при переводе на государственную должность государственной службы иной группы и иной специализации устанавливается испытание на срок от трех до шести месяцев. По общему правилу, закрепленному в ст. 70 ТК РФ, срок испытания не должен превышать трех месяцев, он не устанавливается при поступлении на работу по конкурсу, а также при переводе на другую работу у того же работодателя, поскольку в этом случае не требуется заключения нового трудового договора. В соответствии с ч. 1 ст. 70 ТК РФ испытание при приеме на работу может быть установлено лишь при заключении трудового договора. Гражданин поступает на государственную службу на условиях трудового договора, заключаемого на неопределенный срок и на срок не более пяти лет. С лицами, прошедшими конкурс на замещение государственных должностей категории "В", как правило, заключается трудовой договор на неопределенный срок. В соответствии с п. 2 ст. 2 ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" государственная служба на государственных должностях категории "Б" ограничена сроком, на который назначаются или избираются соответствующие лица, замещающие государственные должности категории "А". Таким образом, с государственными u1089 служащими категории "Б" заключается срочный трудовой договор на срок до пяти лет.

С муниципальными служащими, принимаемыми на работу по конкурсу на должности категории "В", также, как правило, заключается трудовой договор на неопределенный срок. Исключение из этого правила составляют случаи, перечисленные в ст. 59 ТК РФ, например, при принятии на должность временно отсутствующего работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком.

При выполнении обязанностей государственной и муниципальной службы должны действовать следующие ограничения: 1) лица, состоящие на этой службе, не должны заниматься другой оплачиваемой деятельностью, кроме педагогической, научной и иной творческой деятельности; 2) они не могут быть депутатом законодательного (представительного) органа Российской Федерации, законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; 3) они не должны заниматься предпринимательской деятельностью лично или через доверенных лиц; 4) они не должны состоять членами органа управления коммерческой организацией, за исключением случаев назначения в соответствии с законодательством в эти органы для участия в управлении данной организацией; 5) быть поверенным или представителем по делам третьих лиц в государственном или муниципальном органе, в котором они состоят на службе; 6) использовать в неслужебных целях средства материально-технического, финансового и информационного обеспечения, другое государственное или муниципальное имущество, а также служебную информацию; 7) получать от физических и юридических лиц вознаграждение, связанное с исполнением служебных обязанностей, в том числе и после выхода на пенсию; 8) принимать участие в забастовках; 9) использовать свое служебное положение в интересах политических партий и общественных объединений.

Существуют дополнительные основания для прекращения трудовых отношений с государственными и муниципальными служащими. В частности, названное постановление Конституционного Суда РФ от 15 декабря 2003 года № 19-П признает возможным увольнение с государственной и муниципальной службы по следующим основаниям. В связи с признанием лица, проходящего службу, недееспособным или ограниченно дееспособным вступившим в законную силу решением суда, что соответствует ст. 21, 25 ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" и ст. 37 ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации". Лишение лица права занимать государственные или муниципальные должности в течение определенного срока на основании постановления суда, вступившего в законную силу, как основание увольнения закреплено в п. 3 ст. 21 ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации", п. 3 ст. 20 и п. 1 ст. 20 ФЗ "Об основах муниципальной службы в Российской Федерации", а также в ст. 77, 83 ТК РФ и согласуется с требованиями ст. 47 УК РФ. Увольнение при соответствующем заключении аттестационной комиссии аналогично расторжению трудового договора ввиду несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (пп. а п. 3 ст. 81 ТК РФ). Отказ лица от предоставления соответствующих сведений, в том числе о доходах и об имуществе, как основание увольнения предусмотрен федеральными законами "Об основах государственной службы Российской Федерации" (ст. 12 и пп. 7 п. 3 ст. 21) и "Об основах муниципальной службы в Российской Федерации" (ст. 12 и п. 1 ст. 20). Федеральным законом "О системе государственной службы Российской Федерации" от 27 мая 2003 года предусмотрена разработка новых нормативных правовых актов о прохождении службы. Например, в ближайшее время может появиться Кодекс о прохождении государственной службы.

Специальное законодательство может предусматривать дополнительные по сравнению с общими нормами трудового права льготы для лиц, проходящих службу. Федеральные законы могут ограничивать трудовые права лиц, проходящих службу, на основании ч. 3 ст. 55 Конституции РФ лишь в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

В ч. 2 ст. 349 ТК РФ говорится о том, что в соответствии с задачами органов, учреждений и организаций, указанных в части первой настоящей статьи, для работников, заключивших трудовой договор, устанавливаются особые условия труда, а также дополнительные льготы и преимущества. Следовательно, специальные нормы, регулирующие труд указанных лиц, призваны создавать более благоприятные условия труда по сравнению с общими нормами трудового законодательства.

Введение

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций, остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов (например, Кодекса законов о труде Российской Федерации КЗОТ РФ), Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и др.). Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

Мэр Москвы Ю. М. Лужков 19 октября 1993 года подписал распоряжение «Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив», за нарушение действующего законодательства по архивному делу». Например, штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение).

В результате подписанного Председателем Правительства РФ В. С. Черномырдиным распоряжения об улучшении организации хранения документов по личному составу, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т. д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности. Таким образом, правила работы с документами стали непременной составной частью уставов вновь регистрируемых предприятий.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Поэтому очень важно рассмотреть процесс регламентирования законодательными и нормативными актами РФ таких документов, как трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовые книжки, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение процесса регламентации общегосударственными законодательными и нормативными актами кадровой документации. При написании курсовой работы были использованы такие источники, как Кодекс законов о труде Российской Федерации, который регулирует трудовые правоотношения предприятия с работником. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях подробно рассматривает, регламентирует правила оформления и ведения основного документа о трудовой деятельности работника трудовой книжки. Незаменимым справочником при выполнении целого ряда работ, с подробным их содержанием является «Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров».

Использование литературы также помогает разобраться в поставленных задачах.

В пособии В. М. Пустозеровой и А. А. Соловьева подробно и популярно изложены такие вопросы, как правовое регулирование приема и увольнения работников.

Большое значение при рассмотрении отдельных процедур, выполняемых кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, а также создаваемых при этом документов и их регламентации с точки зрения трудового законодательства и различных нормативных актов имеет статья Т. В. Кузнецовой «Работа с кадровыми документами».

Важнейший правовой акт приказ по личному составу, регулирующий трудовые правоотношения граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций наиболее полно и подробно рассмотрела в своей работе В. С. Иритикова.

Таким образом, источники и литература помогают разобраться в одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) документировании трудовых правоотношений.

Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу

трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
трудовые книжки;
личные карточки формы Т-2;
личные дела;
лицевые счета по заработной плате.

М. В. Стенюков в своей работе отмечает, что при работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации.

Очень важны документы, возникающие при оформлении на работу.

Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта)

Первое, с чем сталкивается любой предприниматель, становясь работодателем, это прием работников. Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, соответствующий законодательству о паспортах, а также трудовую книжку или справку о последнем занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет свидетельства о рождении. В том случае, когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальные знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана потребовать предъявление соответствующего оригинала или другого документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т. д.

Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т. п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и, если тот не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения.

Определение трудового договора (контракта) дает статья 15 КЗОТ: «Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон».

В комментариях к законодательству о трудовом договоре отмечается, что КЗоТ употребляет термины «трудовой договор» и «контракт» как равнозначные понятия, синонимы. Такое соседство означает, что законодатель не видит различий между трудовым договором и контрактом.

В статье 18 КЗоТ РФ указывается: «Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку». Таким образом, в настоящее время письменная форма обязательна для всех трудовых договоров, и заключение договора (контракта) не исключает необходимости создания приказа.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта). К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующим квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие.

Согласно статье 21 КЗоТ, при заключении трудового договора (контракта) соглашением сторон может быть обусловлено испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что «срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, шести месяцев».

В соответствии со статьей 17 КЗоТ РФ, трудовые договора (контракты) заключаются:

на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;
на определенный срок не более пяти лет;
на время выполнения определенной работы.

Срочный договор (контракт) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок, с учетом характера предстоящей работы, или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом. Срочные трудовые договоры заключаются, прежде всего, в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера, например для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т. д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения каких-либо работ, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договора о временной и сезонной работе. Таким образом, фактом приема на работу является подписание трудового договора (контракта) документа, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант). В случае возникновения конфликтной ситуации, письменная форма трудового договора (контракта) будет являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и работодателя, и надежной гарантией от возможных недоразумений.

Особенности подготовки и оформления приказов по личному составу (о приеме на работу), личной карточки, личного дела

Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

В приказах по личному составу оформляются: прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом).

Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде РФ и являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т. п. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Проект приказа по личному составу обычно согласовывается со всеми заинтересованными в данном вопросе должностными лицами. Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем кадровой службы.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются в книге (журнале) регистрации или регистрационных карточках.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу). Приказы по личному составу, согласно КЗоТу РФ, доводятся до сведения работников под расписку.

После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка (форма №Т-2), необходимая для анализа состава и учета движения кадров.

Срок хранения приказов по личному составу (кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года)) и личных карточек (форма №Т-2) 75 лет.

Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме №Т-2), оформляется личное дело.

Личное дело это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т. п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов: заявления; при необходимости анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу, личной карточки (форма №Т-2), и, если это необходимо, оформляются личные дела (после издания приказа о приеме на работу).

Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнение работников

Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника.

Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. В разрешенных законом случаях, например при производственной необходимости или в случае простоя, согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются: докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией.

Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу, где указывается новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы №Т-2 и/или личное дело, в лицевой счет по заработной плате.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение.

Таким образом, на предприятиях, в учреждениях, организациях документация, сопровождающая такие процессы движения кадров как прием, перевод и увольнение работников, должна обязательно оформляться и вестись в соответствии с общегосударственными законодательными и нормативными актами, важнейшим из которых является КЗоТ РФ.

Ведение трудовых книжек работников

Согласно статье 39 КЗоТ РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или служащего.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядом Вооруженных Сил военный билет. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях».

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о работнике. Указываются фамилия, имя, отчество работника и дата его рождения; образование; профессия или специальность. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение.

Раздел «Сведения о работе» представляет собой таблицу из 4 граф: графа 1 № записи, графа 2 дата (число, месяц, год), графа 3 сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона); графа 4 на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Если работник выходит на пенсию, то на основании списка работников пенсионного возраста производится подборка трудовых книжек: по данным личной карточки и трудовой книжки уточнение общего стажа работы, в том числе стажа непрерывного и льготного; регистрация заявления работника; консультации уходящего на пенсию; запись в заявлении о предоставляемых документах; заполнение и подпись «Представления»; комплектование документов для представления в органы социального обеспечения; запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию.

В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена» в разделе «Сведения о назначении пенсии».

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, и без нее он недействителен.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним, бухгалтерией ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма №Т-2) и в книге учета. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной; при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы.

Заключение

Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации; Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях; Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения; Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.

Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности, большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.

Одним из основных правовых институтов законодательства о труде является трудовой договор. С его помощью граждане реализуют свою способность к труду, определяют основные и дополнительные условия труда, а также прекращают трудовые отношения. Он составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Каждый пункт приказа по личному составу правового акта, издаваемого по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Кодекса законов о труде Российской Федерации.

Важнейшим документом по личному составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации, в частности с КЗоТом РФ и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.

Согласно статье 2 КЗоТ РФ, каждый работник имеет право на судебное разбирательство, защиту. Следовательно, любой работодатель может оказаться в положении ответчика, а работодатель, не соблюдающий трудовое законодательство, скорее всего, проиграет дело.

В результате этого ясно, что и в интересах работника, и в интересах работодателя правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.

Библиографический список

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. // Бюллетень Госкомтруда СССР, 1986 г. №1
Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 14.04.1985 г. №95/9 18). // ЦБНТ Госкомтруда СССР. М., 1988 г.
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. // Главное Архивное Управление при Совете Министров, ВНИИДАД. М., 1989 г.
Распоряжение мэра Москвы от 19.10.93 г. №595-рм «Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу»
Кодекс законов о труде (с изм. и доп. на 01.12.94 г.). М.: Брандес, 1994 г.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 г. №24-ФЗ. // Собрание законодательства РФ, 1995 г. №8
В. И. Андреева. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ). М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 1994 г.
В. С. Иритикова. Приказ по личному составу. // Секретарское дело, 1997 г. №1 с. 20 27