Для облегчения доступа к архивным документам архив предоставляет пользователям справочно-поисковые средства. Совокупность взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, создаваемых на единой научно-методической основе, называется системой научно-справочного аппарата (НСА). Среди архивных справочников выделяются основные (путеводители, описи дел, документов, каталоги) и вспомогательные (указатели).

Путеводители

Путеводителями называются архивные справочники, содержащие сведения о фондах архива в систематизированном виде и предназначенные для ознакомления пользователя с их составом и содержанием. Состоят из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата.

Справочники-путеводители, содержащие информацию о документах государственного архива Воронежской области, делятся на несколько видов.

Межархивные справочники-путеводители «Государственные архивы РСФСР» (М., 1980) и «Государственные архивы СССР» (М., 1989) содержат общие сведения, включающие в себя справочные данные, справку об истории архива, краткую информацию о составе и содержании хранящихся документов.

Межархивный тематический справочник «Справочник о документах по истории сельского хозяйства, хранящихся в государственных архивах Центрально-Черноземного района РСФСР» (Воронеж, 1990) содержит информацию о составе хранящихся в фондах архива документов по сельскохозяйственной тематике.

Путеводитель по фондам ОГУ «Государственный архив Воронежской области», составленный в 2007 году, дает представление обо всем массиве документов, находящихся на хранении в архиве за период с 1611 г. по 2006 г.

Путеводитель состоит из шести основных частей:

1. Фонды учреждений, организаций и предприятий досоветского периода.
2. Фонды учреждений, организаций и предприятий советского и постсоветского периодов.
3. Фонды личного происхождения.
4. Фонды учреждений, организаций и предприятий, действовавших в период временной оккупации.
5. Аудиовизуальные документы.
6. Научно-справочная библиотека.

В приложениях даны: справка об истории административно-территориального деления Воронежской области; указатель учреждений, организаций, предприятий, должностей, упомянутых в путеводителе; географический указатель; список использованных источников и литературы.

Описи дел, документов (архивные)

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков единиц хранения/единиц учета и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда, а также учета дел. Для облегчения поиска информации внутри описей дел, они снабжаются специальным справочным аппаратом. В справочный аппарат описи дел входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие (в котором содержатся краткие сведения об истории фондообразователя и фонда, а также приводится краткая аннотация состава документов фонда), список употребленных в описи сокращенных слов и выражений (при необходимости), переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

На наиболее ценные, значимые дела возможно составление в описи подробных аннотаций к заголовкам с перечислением названий каждого документа, входящего в дело. Такие аннотации были составлены к делам фондов: Воронежская казенная палата, приказных изб Воронежского края, содержащие интересные документы середины XVII — начала XVIII вв. и др.

Каталоги

Каталоги — межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, дел, архивных документов архива сгруппированы по отдельным предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации («Схема Единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР» (советский период), М., 1978, «Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (ХVIII — нач. ХХ в.), М., 1983, «Схема классификации фотодокументов госархива Воронежской области», Воронеж, 1979, «Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации», М., 2007).

В ОГУ «Государственный архив Воронежской области» имеются систематический и именной каталоги.

Систематический каталог содержит сведения управленческой документации и личного происхождения (досоветского и советского периодов), НТД, фотодокументов. Разновидностью систематического каталога являются каталоги по истории госучреждений и истории административно-территориального деления.

В настоящее время полной тематической разработке подвергнуто 365 фондов (см. список фондов, прошедших каталогизацию).

В основном это наиболее используемые фонды: государственной власти и управления; промышленных предприятий; учреждений, организаций, предприятий сельского хозяйства, статистики, финансирования, народного образования, культуры и др. С 2001 года ведется работа по каталогизации документов XVII века.

Фотокаталог дает представление о фотодокументах, хранящихся в госархиве Воронежской области.

Каталоги представлены традиционным карточным вариантом и базами данных: «Электронный каталог», «Фотокаталог».

Всего составлено и включено в каталоги по состоянию на 01.01.2008 года каталожных карточки по документам управленческого характера и личного происхождения; 2709 каталожных карточек по научно-технической документации.

Указатели

Указатели — архивные справочники, представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

В ОГУ «Государственный архив Воронежской области» ведется работа по созданию указателей, разнообразных по своему видовому содержанию:

1. Внутрифондовые к документам (именные). Составлены к документам фондов: Воронежского отряда народного ополчения, Воронежского истребительного батальона, Комиссий по делам бывших красногвардейцев и красных партизан. С 2006 года ведется БД «Награды за материнство» по фонду Воронежского облисполкома.
2. Внутрифондовые к описям (хронологические, структурные, воинских подразделений, именные, репертуара театра и др.). Составлены к описям таких фондов как ЦЧОблисполком, Воронежский драмтеатр им. Кольцова, Военная прокуратура 10 стрелкового корпуса, приказных изб.
3. Межфондовые к описям. В связи с увеличением количества запросов социально-правового характера о репрессировании граждан, для первоначальной ориентации в документах по этому вопросу был составлен «Межфондовый географический указатель репрессированных жителей ЦЧО и Воронежской области». При составлении этого указателя использовались фонды исполнительной власти.
4. Межфондовые к документам (именные). «Межфондовый именной указатель репрессированных жителей ЦЧО и Воронежской области». Указатель представлен карточками и БД «Репрессированные».

В целях правильной организации использования доку­ментальных материалов в архиве создается комплекс посо­бий - научно-справочный аппарат (НСА). Комплекс учетных документов, архивных справочников, методических пособий и справочной литературы обеспечивает учет документов архива, их научную организацию, раскрытие их состава и со­держания для облегчения их использования, а также возмож­ность быстрого отыскания требуемых материалов в хранили­ще. Система НСА предусматривает обеспечение отыскания документов и документной информации в пределах фонда, архива, Государственного Архивного фонда в целом. Создание архивных справочных пособий в основном осуществляется в связи с научно-технической обработкой документальных ма­териалов. Как указано выше, к научно-справочному аппарату относятся путеводители, описи, каталоги, указатели фондов, тематические обзоры, научно-справочные пособия. Основ­ным архивным справочником является опись, так как на нее опираются все остальные справочники и учетные документы: во всех справочниках даются или шифры единиц хранения, присвоенные им согласно описи, или номера самих описей.

Начинать работу со справочными пособиями к архивным материалам необходимо с общего ознакомления с их системой вданном архиве и поданному фонду для определения наиболее целесообразного и экономичного плана работы. Если имеется несколько видов справочных пособий, то работу следует начи­нать с наиболее совершенных, так как они позволят быстрее обнаружить материалы по теме исследования. При наличии в архиве тематического каталога правильнее обратиться к нему в первую очередь. По своим особенностям тематическим каталог наиболее удобен при выявлении материалов по срав­нительно узкой теме, связанной с деятельностью нескольких фондообразователей. По широкой теме, особенно связанной с материалами одного фонда, целесообразнее вести поиски материалов, пользуясь описями. Выявление материалов по описям требует, чтобы исследователь был ориентирован в теме, обладал известным минимумом фактов, которые могли бы облегчить работу с описями и сделать выявление исчерпывающим. Наи-болeeобщими научно-справочными пособиями являются п утеводитель и список фондов. Выяснив название и номер не-обходимого ему фонда, исследователь получает возможность по реестру описей (или по листу фонда) выбрать нужную опись и приступить к ее просмотру. Пользование описью может быть облегчено вспомогательными указателями к ней, а также кса-мим материалам, включенным вопись (например, к нарядам). Таков основной ряд справочных пособий, в котором каждый предыдущий справочник сообщает все необходимые сведения для пользования последующим, обеспечивая в конечном итоге вхождение необходимых архивных документов. Каталоги и тематические обзоры - другой, параллельный, ряд справочных пособий, позволяющий вести разыскания до­кументов, минуя ряд «путеводитель - опись». Практически же исследователю приходится пользоваться всей системой спра­вочных пособий. Полезно сочетать работу над справочными пособиями с просмотром самих выявленных материалов. Это может дать или прямые указания на наличие еще не обнару-женныхдокументов, или целый ряд дополнительных сведений, которые окажутся полезными при дальнейшем просмотре опи­сей. В целях более полного выявления архивных материалов следует практиковать «перекрестное» использование разных видов справочных пособий.

Каждый тип справочника имеет присущий именно ему способ подачи информации. Так, в описи мы встречаемся с чет­кими и сжатыми заголовками на единицы хранения (дела), с прибавлением в необходимых случаях аннотаций отдельных, особо важных документов. В каталогах объектом описания является не дело, а конкретный вопрос, сведения о котором содержатся в отдельном документе или его части, группе до­кументов, отдельном деле, группе дел. На каталожную карточку записывается обобщенный заголовок группы документов, по­строенный так же, как и заголовок дела в описи. Несмотря на сходство формы заголовка в описи и на каталожной карточке, объем информации описательных статей различен, так как различен объект описания. В обзорах сущность вопроса или события излагается в повествовательной форме, затем перечис­ляются виды документов с указанием хронологических рамок и характера содержащейся в них информации. Далее перечис­ляются архивные шифры всех документов по этому вопросу. Затем так же освещается следующий вопрос. Эта часть обзора называется характеристикой документов. К обзору обязательно составляется вспомогательный справочный аппарат.

Значительная часть архивов учреждений, организаций, предприятий (особенно небольших) располагает ограниченным составом научно-справочного аппарата. Во многих из них един­ственным архивным справочником являются описи. Но если составление обзоров под силу только крупному ведомственно­му архиву, то карточные каталоги на основе регистрационных карточек должны быть и в небольших архивах, так как они облегчают поиск документной информации. Правилами пред­усматривается передача в архив учреждения вместе с делами и регистрационных карточек. Работникам делопроизводства следует твердо усвоить, что и регистрационным карточкам на исполнение запросов, и контрольным карточкам на приказы и другие распорядительные документы, в которых выписаны вопросы, предстоит еще долго служить справочным целям. Поэтому все картотеки надо передавать в архив учреждения в должном порядке. Разделение массива карточек на две части (карточки на документы постоянного хранения и карточки на документы временного хранения) возложено на делопроиз­водственный персонал. В учреждениях, куда поступает значи­тельное количество предложений, заявлений и жалоб граждан обычно заводят отдельную карточку.

Важно отметить, что каждый тип справочника и каждый учетный документ имеют свое назначение. При этом они не дублируют, а дополняют друг друга.

Выбор программ для автоматизации архивной службы предприятия

Основные задачи архивной службы предприятия - это обеспечение хранения документации и оперативное предоставление необходимой информации о текущей деятельности предприятия и, как следствие, обслуживание огромных информационных ресурсов.

Традиционные "ручные" способы обработки архивов весьма трудоемки. Эта работа представляет собой рутинные, повторяющиеся системные процессы и требует перевода в автоматизированные режимы. При современном уровне развития информационных технологий возможно и даже необходимо решение данных задач.

Чтобы оперативно осуществлять учет и розыск документов, создаются системы автоматизированного научно-справочного аппарата (АНСА). Автоматизированный научно-справочный аппарат (АНСА) архива представляет собой совокупность описаний электронных документов, помещенных в базы данных (БД), автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. АНСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и/или в виде автономных БД. Информационное наполнение АНСА составляют описания документов на уровне фонда, единицы хранения и учета документов, содержащихся в информационной системе, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы.

Разновидностью АНСА являются полнотекстовые БД, содержащие тексты документов, их цифровые копии. АНСА реализует все функции традиционной системы научно-справочного аппарата архива (НСА) и представляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов, представления его результатов.

Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной НСА.

Для заполнения БД АНСА используются:

первичная документная информация;

основные и вспомогательные учетные документы;

информация, имеющаяся в архивных справочниках различных типов и видов.

Выходными формами АНСА являются перечни фондов, единиц хранения, единиц учета, документов, отвечающие условиям сделанного запроса. На основе информации, содержащейся в БД АНСА архива, могут формироваться тексты справочников вместе с их внутренним справочным аппаратом. При отсутствии в архиве автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа (электронный каталог).

Выбор программ для автоматизации архивной службы предприятия небогат в отличие от систем автоматизации документооборота. Это вполне закономерная ситуация, поскольку потребность в автоматизации архивного дела еще не до конца осознана многими предприятиями и конкуренция среди автоматизированных архивных систем невысока. Из известных на рынке разработчиков программного обеспечения системы для архивных служб поставляют:

Всероссийский Научно-Исследовательский институт Документоведения и Архивного Дела "ВНИИДАД";

корпорация "Электронный архив",

компания "ЛАНИТ",

компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС).

Программное обеспечение, разрабатываемое "ВНИИДАД", появилось на рынке в 1999 г. Задача была поставлена институту в рамках правительственной программы "Электронная Россия". Естественно, что данное программное обеспечение ориентировано на государственные, муниципальные архивы-учреждения государственной архивной службы. На мой взгляд, эта система не является массовой и для архива негосударственной организации мало приемлема.

Корпорация "Электронный архив" известна своими решениями по созданию электронных архивов документов и переводу "бумажных архивов" в электронный вид. Эти решения предназначены для крупных государственных архивов, библиотек, музеев с уже существующими большими массивами справочников, картотек, каталогов, описей, ведущихся многие годы, и имеют в основе систему "SAPERION". Данное программное обеспечение - настраиваемое, что позволяет подготовить шаблоны, формы, учетные карточки и фильтры поиска в зависимости от специфики и потребностей заказчика. Это является положительным качеством при автоматизации работы в крупных архивах, музеях, библиотеках. Однако для архивов организаций отсутствие типовых шаблонов описания и формальных фильтров поиска является существенным недостатком. Данная система может быть приемлема, если организация выбирает первый вариант автоматизации, полностью переходя на электронный документооборот и к созданию "электронных архивов".

Продукт "LanDocsApxив", созданный компанией ЛАНИТ, представляет собой специализированное решение для автоматизации работы в архивах организаций. Он включает три компоненты: базовый модуль автоматизации деятельности архива, программу пакетного (массового) сканирования и распознавания документов, специализированное приложение для массовой регистрации сканированных документов.

"LanDocs:Apxив" тесно связан с их разработкой: делопроизводственной системой "LanDocs:Дeлoпpoизвoдcтвo". Обе системы объединены общим интерфейсом таким образом, что "Архив" выглядит как приложение к системе, а не как самостоятельная задача. Но все же информация об архивных документах формируется в отдельной базе. В программе созданы шаблоны форм заполнения архивных карточек, фильтров поиска и выходных (печатных) форм.

"LanDocs:Apxив" позволяет решать задачу ведения баз данных "бумажного архива" как архивного справочника, а также создания электронного архива документов, что позволяет реализовать третий вариант автоматизации (автоматизация НСА + "электронный архив").

Более подробно мне бы хотелось рассказать о системе автоматизации архивного дела "АРХИВНОЕ ДЕЛО" компании "Электронные Офисные Системы".

"АРХИВНОЕ ДЕЛО" - система автоматизации учета архивных документов ведомственных архивов организаций. Производится компанией "Электронные офисные системы" с 2006 года по настоящее время. Система полностью соответствует требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий. Обеспечивает Web-доступ, поточное сканирование, работу с архивными документами, поддерживает деятельность служб ДОУ и архива организации.

Архивное Дело. Версия 4.2"

документационный архив программный автоматизация

Система "АРХИВНОЕ ДЕЛО" полностью соответствует требованиям, предъявляемым государством как к ведомственным архивам, так и к организационному документообороту. Система обеспечивает возможность выгрузки сводных описей, справочников, сведений о делах и документах, а также электронных образов хранимой документации в популярные форматы, в т.ч. формат, поддерживаемый государственной системой учета и обработки архивного фонда ПК "АРХИВНЫЙ ФОНД 4.0". В 2006 году заняла первое место в конкурсе ИТ-решений "Продукт года - 2006" на выставке Softool-2006.

Система "АРХИВНОЕ ДЕЛО" предназначена для учёта и хранения дел и документов, вышедших из оперативного делопроизводства.

Система "АРХИВНОЕ ДЕЛО" способна выполнять как ежедневные, так и периодические функции в архивах.

Ежедневные функции:

Поиск по всем реквизитам дел и документов;

Сохранение поисковых запросов с целью быстрого поиска дел и документов в дальнейшем;

Выдача дел и документов во временное пользование;

Групповая выдача и возврат дел;

Функция поиска по штрих-коду помогает быстро найти в системе дело на выдачу или вернуть дело;

Функция печати листа использования дела и карты заместителя избавляет от необходимости создавать документы вручную;

Автоматический контроль срока возврата дела: система сообщает о делах с истекшим или истекающим сроком возврата;

Автоматическое ведение книги выдачи дел во временное пользование.

Периодические функции:

Ввод документов в систему - функция позволяет создавать архивные регистрационные карточки дел и документов посредством приема документов из систем автоматизации делопроизводства, или с помощью технологии поточного сканирования документов;

Составление номенклатуры дел - функция позволяет формировать отчетные формы (например: номенклатура дел подразделения, номенклатура дел организации) за счет возможности копирования разделов предыдущих лет;

Формирование и оформление дел - функция предполагает автоматизированную разбивку дел на тома по количеству страниц, формирование обложки, внутренней описи дела и прочих форм, необходимых для оформления дел, хранение дел;

Топографирование (размещение дел в архивохранилище) - функция осуществляет хранение структуры архивохранилищ и автоматический учет свободного места в них;

Передача дел на постоянное хранение в государственные архивы -функция позволяет вести и осуществлять печать свободных описей, обеспечивает автоматизированную передачу дел и документов на постоянное государственное хранение благодаря интеграции с системой автоматизации государственных архивов ПК "Архивный фонд 4.0";

Создание электронного архива организации (подсистема "Читальный зал") - функция обеспечивает удаленный доступ пользователей к делам и документам посредством сети Интернет/Интранет и поиск дел и документов по любым реквизитам и их сочетанию.

Система функционирует в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников служб ДОУ и архивной службы.

Система реализована на базе современных технологических решений и пригодна как для небольших организаций с десятками сотрудников, так и для компаний с тысячами рабочих мест.

Дополнительные опции системы позволяют осуществлять массовый перевод бумажных дел и документов в электронный вид, а также гибко организовать широкий доступ пользователей к ресурсам электронного архива.

В новую версию 4.2 включен набор дополнительных функций. Так, например, введен режим работы "Прием дел в архив по Сдаточной описи", реализующий составление описи в структурных подразделениях, передачу описи в архив, пересчет номеров по описи, поиск по номеру и печать описи. Дополнительная функция "Контроль сроков хранения" предоставляет возможность оперативного контроля за делами с истекающим сроком хранения, а также делами с истекшим сроком хранения. В соответствии с запросами пользователей, увеличены размерность реквизита "Заголовок дела", расширены возможности сортировки дел в списках, модифицированы возможности формирования отчета "Итоговая запись", выполнен ряд других доработок. В комплект поставки вместе с системой "АРХИВНОЕ ДЕЛО" 4.2 входит также новый Перечень типовых управленческих документов от 2010 года. "АРХИВНОЕ ДЕЛО" обеспечивает автоматизацию следующих функциональных обязанностей работников служб ДОУ:

Ведение номенклатуры дел;

Поиск дел и документов, находящихся на формировании и подготовленных к сдаче в архив.

Система обеспечивает автоматизацию следующих функциональных обязанностей работников архивных служб:

Ведение номенклатуры дел;

Формирование и оформление дел;

Прием дел на архивное хранение;

Систематизация дел и документов в архиве, топографирование архивного хранилища;

Поиск дел и документов, подготовленных к сдаче в архив, а также находящихся на архивном хранении;

Выдача дел во временное пользование, контроль движения дел;

Проведение экспертизы ценности (контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению);

Ведение сводных описей дел;

Формирование отчетов, утвержденных Росархивом.

Ведение номенклатуры дел.

Для обеспечения формирования и ведения номенклатуры дел реализованы следующие возможности:

формирование архивной регистрационной карточки (АРК) заголовка дела;

отображение списка номенклатурных заголовков;

копирование / удаление / сортировка АРК заголовков дел;

подготовка проекта номенклатуры;

утверждение номенклатуры;

печать номенклатуры;

Формирование и оформление дел.

Функция заключается в формировании и оформлении дел для приема на архивное хранение. Регистрация дел в системе может осуществляться несколькими способами:

Создание архивное регистрационной карточки (АРК) дел и документов вручную;

Создание АРК дел и документов автоматически посредством выгрузки дел из системы "ДЕЛО";

Создание АРК дел и документов автоматически посредством выгрузки из других систем документооборота и делопроизводства и загрузки в систему "АРХИВНОЕ ДЕЛО". Оформление включает в себя подготовку:

Обложки дела;

Внутренней описи дела;

Листа-заверителя.

Также реализовано формирование сдаточной описи на дела постоянного, временного сроков хранения и дела по личному составу.

Формирование и печать сдаточной описи дел.

Для реализации данной функции система "АРХИВНОЕ ДЕЛО. Версия 4.2" обеспечивает:

·Формирование сдаточных описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет/до 10 лет включительно) срока хранения и дела по личному составу;

Пересчёт номеров дел по описи;

Импорт сдаточной описи из внешнего файла;

Печать сдаточных описей.

Управление архивом.

Доступ к режиму "Управление архивом" могут иметь только пользователи, обладающие полномочиями архивного работника. В данном режиме работники архивных служб могут выполнять практически все свои основные функции:

Ведение номенклатурных заголовков дел;

Ведение единиц хранения;

Ведение документов и файлов;

Выполнение массовых операций замены реквизитов в единицах хранения;

Принятие на архивный учёт и хранение подготовленных единиц хранения.

Под выполнением массовых операций замены реквизитов в единицах хранения имеется в виду пересчет архивных шифров, крайних дат дела, нумерация по сводной описи, перенумерация страниц документов в делах.

Также выполняется реализация следующих функций:

• ·Топографирование архивного документального фонда;
• ·Формирование сводных описей;
• ·Учёт выданных единиц хранения;
• ·Учёт выделенных к уничтожению единиц хранения;
• ·Контроль сроков хранения дела;
• ·Импорт единиц хранения и документов;
• ·Формирование отчётных форм.

Топографирование включает в себя:

• 1. указание архивное регистрационной карточки (АРК) дела (тома, части), места его хранения - номер хранилища, номер стеллажа, номер полки и т.п.;
• 2. просмотр списка дел, закрепленных за каким-либо местом архивного хранилища;
• 3. расчет вместимости архивного хранилища.

"Управление архивом". Раздел "Топографический указатель"

Сводная опись предназначена для учета дел и передачи их на государственное хранение. Система обеспечивает формирование и печать сводной описи дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет включительно/свыше 10 лет) и дел по личному составу. В системе реализована настройка разделов сводной описи. В рамках интеграции с системой "Архивный фонд" предусмотрена возможность экспорта в эту систему разделов сводной описи из системы "Архивное дело". Для обеспечения контроля движения дел и документов в системе имеются функции:

• 1. контроль движения дел и документов;
• 2. формирование и ведение карты-заместителя дел и документов;
• 3. формирование и ведение листа использования дела.

"Управление архивом". Раздел "Сводная опись"

В системе осуществляется контроль сроков хранения дел, реализована возможность учета и печати актов об уничтожении дел.

"Управление архивом". Раздел "Учёт актов об уничтожении дел"

Поиск дел и документов. Для обеспечения поиска дел и документов по установленным критериям отбора, а также для проведения экспертизы ценности реализованы следующие функции:

поиск номенклатурных заголовков дел, дел (томов, частей) и документов по значениям их реквизитов;

формирование поисковых запросов для многократного использования;

поиск и отображение списка дел, документов и номенклатурных заголовков дел по сформированным поисковым запросам.

переход из текущей единицы хранения в списке к списку документов;

переход из текущего документа в списке к единице хранения;

сортировка найденных записей в результирующей таблице;

удаление найденных записей;

ведение статистики количества найденных записей;

ведение групповых операций (отбор в акт об уничтожении, в сводную опись, в книгу выдачи, включение в рубрику);

печать результата поиска.

Работами с общими и личными папками

Для пользователей системы предусмотрена возможность работы с общими и личными папками:

просмотр и редактирование содержимого папок;

управление содержимым папок (удаление, добавление записей о делах и документах в папках);

управление структурой папок (редактирование реквизитов папок, удаление, добавление, перемещение вложенных папок из одной вершины в другую).

Опция "Читальный зал" автоматизирует некоторые функциональные обязанности работников служб ДОУ:

Обеспечивает доступ пользователей к информации, хранящейся в Электронном архиве: архивным регистрационным карточкам документов (включая реквизиты документов, полученных из системы "ДЕЛО" и других используемых систем), архивным регистрационным карточкам дел, электронным образам документов;

Позволяет создавать и вести общие и личные папки пользователей. Обеспечивает поиск дел и документов по их атрибутам и содержанию (тексту документа) в соответствии с правами доступа пользователя. При этом можно ограничить область поиска конкретными общими или личными папками, а также конкретными фондами и рубриками этих фондов.

Основным средством организации документов в "Читальном зале" являются каталоги. Они создаются в процессе установки "Читального зала", их состав фиксирован и не подлежит изменению. Часть каталогов "Читального зала" автоматически обновляется при соответствующих изменениях в справочниках системы "АРХИВНОЕ ДЕЛО".

Конечно же, применение автоматизированных систем значительно облегчит работу архивных служб, повысит производительность труда. Однако следует отметить, что полный отказ от бумажных документов будет еще не скоро, что подтверждает и мировая практика. Хотя в России уже принят закон об ЭЦП (электронно-цифровой подписи), но, например, не известны прецеденты принятия электронных документов к рассмотрению судами - пока "бумага" все же более надежна. Но, безусловно, без автоматизации работы с "бумажными архивами" и создания специального программного обеспечения к "электронным архивам" в настоящее время уже не обойтись.

Перевод ручной технологии работы с архивами на автоматизированную позволит не только существенно снизить издержки без создания дополнительных рабочих мест в службе ДОУ или архиве, но и сделать работу этих подразделений более эффективной, ускорить процесс получения информации, необходимой в принятии управленческого решения.

В каждом архиве имеется научно-справочный аппарат (НСА) для учета, поиска и использования хранящихся документов. Различные типы и виды НСА представляют собой систему архивных справочников. Архивный справочник -- информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную. Система НСА складывается из комплексов научно-справочного аппарата всех государственных архивов, а также межархивных справочников, автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) и принятых в практике архивов информационных документов.

В СНСА входят справочники, выполняющие учетно-контрольную и информационно-поисковую функции. К первой группе относятся книга учета поступлений в архив; список фондов архива; лист фонда; опись дел. Ко второй группе относятся: фондовые каталоги; путеводитель, тематический путеводитель, краткий справочник по фондам архива(-ов); указатель описей фонда(-ов); каталоги; опись дел; тематический и фондовый обзоры; тематический указатель к делам (документам); научно-популярные издания; информационные письма; тематический перечень; архивные справки (тематического или библиографического характера).

Разработка информационно-поисковых систем (ИПС) должна вестись с учетом преемственности уже существующих и действующих в аппарате государственного управления систем научно-технической информации.

Состав системы НСА конкретного госархива определяется составом и содержанием его документов, интенсивностью и характером их использования. Отсюда вытекает дифференцированный подход к созданию системы НСА в каждом архиве, к разработке НСА каждого фонда.

Система НСА любого архива должна содержать информацию на уровнях: фонд-дело-документ.

Межархивные справочники обеспечивают поиск информации на уровне фонда, но в различных масштабах: ЦФК Росархива РФ по стране в целом, так же как и справочник типа путеводителя "Государственные архивы РФ", фондовые каталоги республик и других регионов и аналогичные справочники -- соответственно по регионам.

Тематические путеводители, указатели, обзоры дают информацию на уровнях: фонд-дело-документ. Межфондовые справочники обеспечивают поиск информации по документам одного архива. Указатель фондов архива обеспечивает поиск конкретного фонда и дает информацию на уровне фонда.

Путеводитель по фондам архива содержит характеристики или краткие сведения о фондах, расположенные в систематизированном порядке; дает информацию о фонде и служит для ознакомления с составом и содержанием архива и хранящихся в нем фондов. Краткий справочник по фондам архива дает систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них (даты существования, объем и крайние даты документов), выполняет функции путеводителя, дает информацию на уровне фонда.

Состав справочников системы НСА в каждом архиве и в целом по стране создается для эффективного использования документов АФ РФ, поиска необходимой информации в возможно короткие сроки и учета, обеспечения сохранности документов, содержащих информацию.

Введение ………………………………………………………… ……………….4
Глава 1 Система научно-справочного аппарата………………………………6
1.1 Система научно-справочного аппарата к архивным документам…………………………………………………… ………………….7
Глава 2 Научно-справочный аппарат к документам архива………………...12
2.1 Научно-справочный аппарат к обзору…………………………….………….…...... .............................. ................14
2.2 Развитие системы научно-справочного аппарата………………………... 14
Заключение …………………………………………………… …………….…..16
Список литературы …………………………………………………… ………17

Введение
Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.
Целью создания моей курсовой работы является описание системы научно-справочного аппарата, его развития.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

Рассмотреть научно-справочный аппарат

Изучить его развитие.

Глава 1. Система научно-справочного аппарата
Система научно-справочного аппарата - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, информационных документов, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и эффективного поиска архивных документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива, в целях всестороннего использования.

Система НСА, основываясь на принципах историзма, всесторонности и комплексности, должна строиться с учетом системного подхода, и целостный сложноорганизованный объект, включающий необходимые подсистемы учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении.
Систему научно-справочного аппарата можно разделить по функциям, которые она выполняет:
1) справочники по учету документов;
2) справочники по содержанию документов.

В каждой их этих групп выделяются основные справочники, обязательные для каждого архива и вспомогательные, создаваемые по мере необходимости. К основным справочникам по учету относятся книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, реестры описей, к вспомогательным – лицевой счет архива, карточки и книги учета движения фондов и др.

К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к вспомогательным – обзоры, указатели, тематические перечни.

Таким образом, в системе НСА каждый справочник имеет свое назначение, специфику, дополняет другие справочники и является необходимой составной частью СНСА. Однако при этом необходимо заметить, что весь комплекс СНСА не всегда является обязательным для каждого архива. Количество и состав справочников является различным. Важно, чтобы архив располагал такой совокупностью ИПС, которая позволяла бы рационально выполнять все виды работ с документами.
1.1 Система научно-справочного аппарата к архивным документам
Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.
В систему научно – справочного аппарата архива входят:
1. Архивная опись – это архивный справочник, в котором содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции. Архивная опись предназначена для учёта единиц хранения и раскрытия их содержания.
Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.
Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива – указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В связи с этим при создании описи определяющим фактором является её качественное составление.
В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные описи:

Дел постоянного срока хранения;
Дел временного срока хранения
Дел по личному составу;
Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.).

описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле);
итоговая запись (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включённых в опись дел);
лист-заверитель (учётный элемент для учета количества листов в описи);
справочный аппарат к описи.

титульный лист;
содержание (оглавление);
предисловие;
список сокращённых слов;
переводная таблица (в случае переработки);
указатели.

2. Каталоги. Они бывают:
- систематические. К немунужно обращаться в том случае, если необходимо выяснить, по каким отраслям знания имеются книги в библиотеке; необходимо подобрать литературу по определенной теме, вопросу, предмету; нужно установить автора и точное название книги, если известно ее содержание.
Название каталога говорит о том, что карточки с описанием произведений печати сгруппированы по определенной системе, в соответствии с содержанием по отдельным отраслям знаний. Книги разных авторов по одной и той же теме, таки образом, собраны вместе.
Последовательность расположения основных отделов каталога и подотделов внутри каждого отдела зафиксирована в особом документе - схеме классификации. За многовековую историю существования библиотек создано немало различных вариантов схем классификации. Наиболее прогрессивные из них всегда опирались на классификацию наук, которая стремилась установить правильные связи и взаимодействия различных наук между собой.
- методических пособий.
3. Картотека – справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно- распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).
Она бывает:
- именная;
- именная бойцов-минёров;
- по предоставлению гражданам жилплощади;
- метрических книг.
4. Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива (ов), краткий справочник по фондам архива, тематический путеводитель по фондам архива.
Путеводитель по архивам - вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ.
Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного или сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической документации (НТД) указывается их объем и крайние даты

5. Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.
Указатели в архиве организации могут быть межфондовыми, внутрифондовыми, по форме - электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик - глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями), по группировке понятий внутри указателей - алфавитными, систематическими, хронологическими.
Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).
Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности - тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

6. Обзор документов - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.
Видами обзора в архиве организации являются обзор фонда и тематический обзор.
Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору

7. Перечни – это архивные справочники, которые создаются на основе описания архивных документов, т.е. на основе создания вторичной информации о составе, содержании и поисковых данных документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. «Перечни вопросов» имеют вид рукописных, позднее – машинописных переплетённых книг, составлявшихся в делопроизводстве организаций и учреждений и сдававшихся вместе с делами и описями в архив. На обложках проставлены шифры – номера фондов, описей, дел, содержание которых они раскрывают. «Перечни вопросов» раскрывают содержание дел, имеющих «глухие» заголовки, повышают информативность описей
В настоящее время идёт работа с программным комплексом «Архивный фонд» (уровень «Дело») и с созданными в архиве базами данных: «Научно-справочная библиотека», «Периодика», «Указатель фондов», «Справочно-информационный фонд». Тематических БД по документам архива не создано.

Глава 2 Научно-справочный аппарат к документам архива

Картотека – справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно- распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).
В зависимости от задач по использованию документов могут создаваться предметные и предметно-тематические картотеки.
В предметной картотеке карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов – по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для писем – по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)
Целесообразным является создание картотек по личному составу для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера.
Карточки должны содержать фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.
При создании и применении автоматизированных систем поиска документов и дел в архивах организаций, традиционные правила регистрации и учета документов и дел, как на стадии делопроизводства, так и в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ.
Такая преемственность облегчит переход работы в архивоведении на новый технический уровень.
Особое место среди архивных справочников занимает историческая справка. Справку составляют при первом поступлении документов фонда в архив организации. В последующем по истечении 5-7 лет целесообразно составлять дополнение к исторической справке.
Историческую справку составляет и подписывает заведующий архивом. В организациях с небольшим объемом дел, образующихся за год, историческую справку можно заменить предисловием к описи дел постоянного хранения.
Историческая справка состоит из трех разделов:
1. истории фондообразователя;
2. истории фонда;
3. характеристики документов фонда.
Первый раздел - история фондообразователя, (в хронологической последовательности) содержит следующие сведения:
1. даты, номера и заголовки распорядительных документов о создании, преобразованиях и ликвидации организации;
2. крайние даты деятельности организации;
3. изменения в названии и деятельности организации;
4. задачи и функции организации и их изменения;
5. масштаб деятельности организации и ее место в системе государственного аппарата, отрасли;
6. структура организации и ее изменения (с указанием дат).
Второй раздел-история фонда, содержит следующие сведения:
1. Количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;
2. состав документов фонда и крайние даты каждой группы;
3. время поступления фонда в архив организации;
4. степень сохранности документов;
5. изменения в составе и объеме документов фонда;
6. указание (если организация передает документы на государственное хранение) даты и места передачи дел на государственное хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенный государственным архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер).
Третий раздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного аппарата к фонду.
В третьем разделе-характеристике документов фонда, перечисляют:
1. основные виды документов;
2. указывают на особенности документирования в данной организации;
3. дают общие сведения об использовании документов (основное содержание и количество справок социально-правового характера, подбора и выдачи документов в структурные подразделения, и т. п.
Справку печатают на общем бланке организации в 4-х экземплярах (3 экземпляра предназначены для государственного архива и передаются вместе с описями при приеме-передаче дел.
2.1 Научно - справочный аппарат к обзору
Рассмотрим вторую часть обзоров документов – справочный аппарат.
На титульном листе обзора архивного фонда после названия архива указывается тип справочника – обзор фонда, номер фонда, крайние даты документов, год издания или год составления обзора.
На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следует название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания обзора.
Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии к описи.
В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы.
Характеристика основных групп фондообразователя показывает взаимосвязи в содержании документов и, таким образом, значение и место соответствующих категорий материалов при разработке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то историческая часть подготавливается по образцу предисловия к обзору фонда.

Развитие системы научно-справочного аппарата

В связи с демократическими переменами в обществе, возрастанием интереса к историческому прошлому страны, восстановлением утраченных традиций изменилась тематика использования архивных документов в читальных залах архивов. Значительное место стали занимать исследования по истории массовых репрессий 1920-50-х годов, деятельности административных и правоохранительных органов, истории религиозных конфессий в Российской империи и СССР, о гонениях на церковь в советский период, по истории науки, образования, культуры и искусства. В большей степени, чем в предыдущие годы, проявился интерес к истории своей малой родины. В связи с процессом градостроительства и восстановления архитектурного облика городов востребованы документы по истории планировки и застройки населенных пунктов, о памятниках истории и архитектуры, церковных и монастырских строениях.

Заключение

Государственный учет документов АФ РФ заключается в определении их количества в учетных единицах и отражение этого количества, состава и состояния в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архив. Учет документов обеспечивает организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием.
Учет документов с 1992 г. регламентируется соответствующими нормативными и организационно- распорядительными документами. Это, прежде всего Положения об отделе обеспечения сохранности, госучета и научно-справочного аппарата документов.
Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводит планомерное комплектовании в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.
Основу научно-справочного аппарата архива составляли описи дел и каталоги, картотеки документальных материалов, исторические справки, обзоры фондов, тематически обзоры.
Основные усилия сектора научно-справочного аппарата направляются на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавлений, указателей.
Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов.
Развитие и совершенствование научно- справочного аппарата тесно связаны с активным использованием информационных технологий. Их применение позволяет улучшить состояние научно-справочного аппарата, сделать его гибким, точным и удобным в использовании.
Система научно-справочного аппарата, основываясь на принципах историзма, всесторонности и комплексности, должна строится с учетом системного подхода, и целостный сложноорганизованный объект, включающий необходимые подсистемы учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении.

Список литературы
и т.д.................