Научно-справочный аппарат в государственных архивах. Научно-справочный аппарат к документам архива Типы и виды справочных средств в госархиве

Для облегчения доступа к архивным документам архив предоставляет пользователям справочно-поисковые средства. Совокупность взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, создаваемых на единой научно-методической основе, называется системой научно-справочного аппарата (НСА). Среди архивных справочников выделяются основные (путеводители, описи дел, документов, каталоги) и вспомогательные (указатели).

Путеводители

Путеводителями называются архивные справочники, содержащие сведения о фондах архива в систематизированном виде и предназначенные для ознакомления пользователя с их составом и содержанием. Состоят из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата.

Справочники-путеводители, содержащие информацию о документах государственного архива Воронежской области, делятся на несколько видов.

Межархивные справочники-путеводители «Государственные архивы РСФСР» (М., 1980) и «Государственные архивы СССР» (М., 1989) содержат общие сведения, включающие в себя справочные данные, справку об истории архива, краткую информацию о составе и содержании хранящихся документов.

Межархивный тематический справочник «Справочник о документах по истории сельского хозяйства, хранящихся в государственных архивах Центрально-Черноземного района РСФСР» (Воронеж, 1990) содержит информацию о составе хранящихся в фондах архива документов по сельскохозяйственной тематике.

Путеводитель по фондам ОГУ «Государственный архив Воронежской области», составленный в 2007 году, дает представление обо всем массиве документов, находящихся на хранении в архиве за период с 1611 г. по 2006 г.

Путеводитель состоит из шести основных частей:

1. Фонды учреждений, организаций и предприятий досоветского периода.
2. Фонды учреждений, организаций и предприятий советского и постсоветского периодов.
3. Фонды личного происхождения.
4. Фонды учреждений, организаций и предприятий, действовавших в период временной оккупации.
5. Аудиовизуальные документы.
6. Научно-справочная библиотека.

В приложениях даны: справка об истории административно-территориального деления Воронежской области; указатель учреждений, организаций, предприятий, должностей, упомянутых в путеводителе; географический указатель; список использованных источников и литературы.

Описи дел, документов (архивные)

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков единиц хранения/единиц учета и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда, а также учета дел. Для облегчения поиска информации внутри описей дел, они снабжаются специальным справочным аппаратом. В справочный аппарат описи дел входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие (в котором содержатся краткие сведения об истории фондообразователя и фонда, а также приводится краткая аннотация состава документов фонда), список употребленных в описи сокращенных слов и выражений (при необходимости), переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

На наиболее ценные, значимые дела возможно составление в описи подробных аннотаций к заголовкам с перечислением названий каждого документа, входящего в дело. Такие аннотации были составлены к делам фондов: Воронежская казенная палата, приказных изб Воронежского края, содержащие интересные документы середины XVII — начала XVIII вв. и др.

Каталоги

Каталоги — межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, дел, архивных документов архива сгруппированы по отдельным предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации («Схема Единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР» (советский период), М., 1978, «Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (ХVIII — нач. ХХ в.), М., 1983, «Схема классификации фотодокументов госархива Воронежской области», Воронеж, 1979, «Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации», М., 2007).

В ОГУ «Государственный архив Воронежской области» имеются систематический и именной каталоги.

Систематический каталог содержит сведения управленческой документации и личного происхождения (досоветского и советского периодов), НТД, фотодокументов. Разновидностью систематического каталога являются каталоги по истории госучреждений и истории административно-территориального деления.

В настоящее время полной тематической разработке подвергнуто 365 фондов (см. список фондов, прошедших каталогизацию).

В основном это наиболее используемые фонды: государственной власти и управления; промышленных предприятий; учреждений, организаций, предприятий сельского хозяйства, статистики, финансирования, народного образования, культуры и др. С 2001 года ведется работа по каталогизации документов XVII века.

Фотокаталог дает представление о фотодокументах, хранящихся в госархиве Воронежской области.

Каталоги представлены традиционным карточным вариантом и базами данных: «Электронный каталог», «Фотокаталог».

Всего составлено и включено в каталоги по состоянию на 01.01.2008 года каталожных карточки по документам управленческого характера и личного происхождения; 2709 каталожных карточек по научно-технической документации.

Указатели

Указатели — архивные справочники, представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

В ОГУ «Государственный архив Воронежской области» ведется работа по созданию указателей, разнообразных по своему видовому содержанию:

1. Внутрифондовые к документам (именные). Составлены к документам фондов: Воронежского отряда народного ополчения, Воронежского истребительного батальона, Комиссий по делам бывших красногвардейцев и красных партизан. С 2006 года ведется БД «Награды за материнство» по фонду Воронежского облисполкома.
2. Внутрифондовые к описям (хронологические, структурные, воинских подразделений, именные, репертуара театра и др.). Составлены к описям таких фондов как ЦЧОблисполком, Воронежский драмтеатр им. Кольцова, Военная прокуратура 10 стрелкового корпуса, приказных изб.
3. Межфондовые к описям. В связи с увеличением количества запросов социально-правового характера о репрессировании граждан, для первоначальной ориентации в документах по этому вопросу был составлен «Межфондовый географический указатель репрессированных жителей ЦЧО и Воронежской области». При составлении этого указателя использовались фонды исполнительной власти.
4. Межфондовые к документам (именные). «Межфондовый именной указатель репрессированных жителей ЦЧО и Воронежской области». Указатель представлен карточками и БД «Репрессированные».

Л.П. Афанасьева

ЭЛЕКТРОННЫЙ НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВОВ: НОВЫЙ ЭТАП В РАЗВИТИИ

В исследовании рассматривается развитие автоматизированного научно-справочного аппарата архивов, особое внимание уделено современному состоянию архивных автоматизированных информационно-поисковых систем и качественным особенностям разработки справочно-поисковых средств архивов на современном этапе. В качестве источников использованы нормативные и плановые документы архивных учреждений - федеральные, ведомственные, региональные программы, стратегии, концепции информатизации архивов. Делается вывод о том, что архивисты приступили к интеграции разрозненных информационных ресурсов на внутриархивном (межфондовом) уровне с помощью сетевых технологий. Кроме того, особую роль в создании НСА играют технологии оцифрования, с помощью которых формируются полнотекстовые базы данных.

Ключевые слова: архивное дело, информатизация, информатизация архивного дела, информационно-коммуникационные технологии, автоматизированные архивные технологии, автоматизированный научно-справочный аппарат, электронные справочно-поисковые средства архивов, информационно-поисковые системы, базы данных, полнотекстовые базы данных, сетевые технологии в архивах, информационные ресурсы архивов, электронные архивы, электронный фонд пользования, интегрированные информационные системы.

Важнейшим направлением в информатизации архивного дела на всех ее этапах было и остается создание электронного научно-справочного аппарата. Информационно-поисковые системы играют существенную роль в решении основных задач

© Афанасьева Л.П., 2013

архивных учреждений, предоставлении доступа пользователей к документной информации.

Объектом нашего изучения будет автоматизированный (электронный) научно-справочный аппарат (НСА) архивов - совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. В качестве источников использованы нормативные и плановые документы архивных учреждений - федеральные, ведомственные, региональные программы, стратегии, концепции информатизации архивов, планы информатизации, а также аналитические материалы (отчеты, статьи, интервью руководителей архивных учреждений) затрагивающие проблемы их реализации1. Столь значимое направление работы архивов не могло не привлечь внимания исследователей. Десятки работ посвящены описанию опыта отдельных архивов по созданию поисковых БД2. По мере накопления этого опыта появились также и обобщающие работы, анализирующие основные тенденции в развитии электронного НСА3. Предметом нашего исследования будет рассмотрение качественных изменений в создании электронного НСА архивов на современном этапе, которые позволяют, на наш взгляд, сделать вывод о том, что информационная работа архивов перешла на новый уровень. Справочно-поисковые средства архивов прошли в своем развитии несколько этапов. Практический опыт создания и разработки различных видов справочников (описи, каталоги, памятные книжки, обозрения и т. п.) сменился унификацией правил описания. Важнейшим качественным скачком в развитии традиционного НСА стали 1960-е гг., когда вышли «Основные правила работы государственных архивов» (1962), содержавшие формы поисковых архивных справочников, и началось внедрение системного подхода в теорию и практику создания НСА архивов. Новые принципы построения системы НСА как иерархии классов справочников, четко разделенных по уровням и объектам описания, стали результатом интеграции архивоведения и информатики и возникновения информационного подхода в архивоведении. Этот процесс сопровождался стандартизацией и формализацией требований к составу описательных статей различных видов справочников. Так были созданы предпосылки и для развития электронного НСА по пути интеграции, которая наступила на современном этапе.

Если мы рассмотрим развитие информатизации архивов в сфере создания НСА (ИПС), то этапы этого процесса не будут совпадать с этапами информатизации архивного дела в целом. Изучая

Л.П. Афанасьева

изменения ААТ на основе эволюции технического, математического (программного), лингвистического обеспечения информационных систем архивов, а также носителей информации, мы можем условно выделить следующие этапы:

1) с конца XIX в. до 1950-х гг.;

2) период 1950-1970-х гг.;

3) период второй половины 1970-х - первой половины 1980-х гг.;

4) вторая половина 1980 - начало 2000-х гг. Именно на этом этапе начинается стихийная массовая компьютеризация архивов, прикладное ПО разрабатывается по всем направлениям их работы. Под влиянием информатизации изменяется годами складывавшаяся методика работы архивов, что нашло отражение в «Основных правилах работы государственных архивов» и «Основных правилах работы архивов организаций» (2002) - там появляются разделы об автоматизированном учете, автоматизированном НСА и организации внедрения и сопровождения ААТ в архиве. В 1995-1996 гг. принимается первая общеотраслевая Концепция и Программа информатизации архивного дела, начинается работа по внедрению общеотраслевого (типового) программного обеспечения.

Развитие информационных технологий на каждом этапе приводило к изменению роли, которую ААТ играли в архивном деле, изменению масштаба и основных направлений их применения. Однако если рассматривать эволюцию методических основ построения именно справочно-поисковых средств, входящих в систему НСА архивов, то мы можем выделить два этапа в информатизации этого направления работы государственных архивов:

1) 1960-2000 гг. Несмотря на то что в рассматриваемый период техническое обеспечение архивных АИПС дважды сменилось революционным образом, на методику создания поисковых систем это повлияло очень мало.

Она характеризуется преобладанием «аналогового подхода», когда архивисты стремятся перевести в машиночитаемый (электронный) вид уже существующие традиционные архивные справочники. Так, в 1980-е гг. важнейшей задачей стало создание автоматизированного Центрального фондового каталога; в 1990-2000 гг. - создание электронных версий путеводителей по архивам4. Иногда в электронный вид переводятся широко известные у исследователей традиционные справочники, например БД «Каталог военно-ученого архива (ВУА)» в РГВИА или именная

Электронный научно-справочный аппарат архивов.

картотека Московского охранного отделения в ГА РФ (совместный проект ГА РФ и МГУ)5, а также указатель «Личные фонды в государственных хранилищах СССР» (опубликован на сайте «Архивы России»).

Еще одна черта в развитии электронного НСА на данном этапе - значительная степень тематической и видовой дифференциации создаваемых справочников, т. е. создание локальных БД по отдельным видам справочников - путеводителям, каталогам, указателям, обзорам, тематическим перечням и т. п.

Соотношение количества баз данных по различным видам справочников выглядит следующим образом.

АИПС по видам справочников

Виды автоматизированных справочников На ПК или в ЛВС архива В Интернете Всего БД Процент к общему количеству БД

Межархивные АИПС 16 17 33 6,8

Путеводители и краткие справочники по фондам архива 19 34 53 10,9

Списки (перечни) фондов архива - 11 11 2

Реестры описей - 1 1 0,2

Описи 24 11 35 7,2

Каталоги 270 10 280 55,7

Указатели, тематические перечни документов 15 6 21 4,3

Обзоры 1 3 4 0,8

Полнотекстовые БД 6 12 20 4,1

Интегрированные поисковые системы 14 1 15 3

Фактографические АИПС 7 1 8 1,6

Прочие АИПС 4 - 4 0,8

ИТОГО 358 126 484 100

Л.П. Афанасьева

Тематическая дифференциация объясняется тем, что архивисты идут здесь «за исследователем», создавая тематические БД по наиболее востребованным у пользователей темам, связанным с исполнением запросов, реализацией научных и публикаторских проектов и т. п. Особенно часто создаются тематические каталоги и указатели (59% всех АИПС). Поскольку интерес исследователей в определенный период к определенным документам сохраняется стабильно, темы, по которым создаются электронные справочники, совпадают для разных архивов. По данным И.Н. Киселева и О.Ю. Неждановой, среди зарегистрированных в НТЦ «Информ-регистр» баз данных госархивов 28% составляют БД, включающие сведения о решениях исполкомов и горсоветов, 13% - о домовладениях, домовладельцах, земельные кадастры (заказные), 17% -о военнопленных и узниках лагерей (договорные), 11% - о жертвах политических репрессий (в основном гранты); 7% БД различной тематики создавались в сотрудничестве с научными учреждени-ями6. Это легко объяснить. Особое значение для любого регионального архива имеет фонд исполкома местного Совета, который содержит многоаспектную информацию, часто запрашиваемую исследователями. Некоторые архивы создают базы данных и по фондам современных органов власти и управления - городских, районных администраций. Сложно найти областной или краевой архив, имеющий компьютерную технику, в котором не было бы в 1990-е гг. создано каталога по фондам исполнительного органа власти - исполкома Совета.

В бывших партийных архивах создаются аналогичные каталоги по решениям областных, краевых, городских, районных партийных органов. (Например, БД «Картотека решений партийных органов» в ЦДОО Свердловской области). Наиболее значительным по объему описаний проектом стал электронный каталог решений Государственного Комитета Обороны и высших органов ВКП (б) (Политбюро, Оргбюро и Секретариата), созданный по документам РГАСПИ.

Другими часто встречающимися темами, по которым создаются тематические АИПС в архивах, являются:

История государственных учреждений региона (БД по истории государственных учреждений 1п1ро1вк в РГАЭ; БД «Офис»: учреждения, предприятия, организации Архангельской губернии и области (ХУП-ХХ1 вв.) в ГА Архангельской области; БД «Каталог по истории госучреждений», «Картотека по истории фабрик и заводов Урала» в ГА Свердловской области; «Ликвидированные учреждения» в ГА Тульской

Электронный научно-справочный аппарат архивов.

области; «Справочник по истории предприятий и госучреждений» в ГА Пермской области; БД «Электронный каталог по истории учреждений, организации и предприятий» в ГА Мурманской области);

Строительство, землевладение и домовладение (БД «Жилищ-но-гражданское строительство» в ЦГА НТД Санкт-Петербурга; «Недвижимость Республики Татарстан» - в ЦГА РТ; «Землепользование в Архангельской губернии и области в ХХ-ХХ1 веках» в ГА Архангельской области; БД «Домовладение», БД «Похозяйственные книги Басинского и Лиманско-го районов г. Астрахани» в ГА Астраханского края; «Решения по землепользованию и землевладению» в ГА Краснодарского края; «Частные домовладения» в ГА Нижегородской области; «История домовладения г. Екатеринбурга» в ГА Свердловской области; «Указатели к описям фонда Тверской палаты государственных имуществ» в ГА Тверской области);

Генеалогия (БД «Все для родословной» в ГА Архангельской области включает в себя ревизские сказки (1744-1857), обывательские книги (1785-1870), метрические книги (1780-1900), исповедные книги (1719-1917), БД «Первая Всеобщая перепись населения Российской империи, 1897 год»; БД «Тульская духовная консистория» (метрические книги, исповедные ведомости) в ГА Тульской области; БД по родословным книгам дворян Оренбургской (Уфимской) губернии в ЦГИА Республики Башкортостан); БД ЦГА РТ;

История религии («Церковь и государство» - ГА РФ; «Культурное наследие духовных учреждений» - Национальный архив республики Карелия; «Церкви, соборы и монастыри Ставропольской (Кавказской) епархии (18431918)» - ГА Ставропольского края; «История религий» в Прикамье - ГА Пермской области; «Справочник по истории религии» в Государственном общественно-политическом архиве Пермской области);

История репрессий и ГУЛАГа («Спецлагеря НКВД СССР на территории Германии»; «Особые папки в фонде МВД» -ГА РФ; «Преодоление» в ГА Тульской области; «Учет документов личного происхождения и фотодокументов в материалах архивно-следственных дел» в ГА Республики Алтай; «Политические репрессии в Сибири 1917-1951 гг.» в ГА Омской области; БД «Фильтрационно-проверочные

Л.П. Афанасьева

дела КГБ»; «Архивно-следственные дела КГБ» в ЦГА исто-рико-политической документации Республики Татарстан);

История этноса и международных связей («История еврейского народа в России»; «Международные связи России и Дании» - ГА РФ; «Народы Алтая и Горной Шории глазами миссионеров Алтайской духовной миссии и исследователей первой пол. XIX - начала XX в.» - ГА Республики Алтай);

История административно-территориального деления (БД «Административно-территориальное деление Республики Татарстан» в ЦГА РТ; «Административно-территориальное деление» в ГА Пермской области).

В середине 2000-х гг. процесс создания справочников достиг своего апогея, по нашим подсчетам, в архивах создавалось не менее 50 тематических АИПС ежегодно. Электронные каталоги дробятся по видам - именные, географические, предметно-тематические, систематические. Даже в пределах одного вида каталога - именного мы видим дальнейшую дифференциацию создаваемых БД:

БД по награжденным (медалями «Ветеран труда», за «За оборону Москвы», «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.», «В память 800-летия Москвы», «Мать-героиня», почетными званиями и др.);

БД по личному составу различных предприятий, учреждений, ведомств (на основе ведомственных картотек);

БД по репрессированным, реабилитированным, спецпоселенцам, раскулаченным, лишенным избирательных прав, административно-ссыльным;

БД по военнослужащим, участникам партизанского движения;

БД по эвакуированным и репатриированным;

БД по военнопленным;

БД по членам КПСС и ВЛКСМ, делегатам партийных съездов и конференций (в бывших партийных архивах);

БД по выдающимся деятелям региона, отрасли.

Из данного перечня ясно, что темы связаны с основными видами социально-правовых запросов, выполняемых архивными учреждениями. По этой же причине важным направлением развития автоматизированного НСА является создание межархивных поисковых систем о местонахождении документов по личному составу.

Именно из-за дифференциации тематические БД составляют абсолютное большинство программ, создаваемых в архивах. Согласно сведениям Концепции информатизации архивного дела 1995 г. информационно-поисковые БД в 1995 г. составляли - 88%

Электронный научно-справочный аппарат архивов... 127

БД, а по федеральным архивам - 98% (по нашим подсчетам, в 2005 г. - 71,2% всех БД).

Еще одной особенностью данного этапа развития НСА была их разработка с учетом публикации БД на однопользовательском компьютере или в локальных сетях.

Формы публикации поисковых БД в архивах

Форма реализации БД Для ПЭВМ или ЛВС Интернет СD-ROM

Кол-во БД (АИПС) 377 107 7

Проценты 77 22 1

Из таблицы видно, что преобладают АИПС, недоступные широкому кругу пользователей документной информации, размещенные в архиве и не опубликованные в глобальной сети или на машиночитаемых носителях.

Однако начиная с середины 2000-х гг. возобладала тенденция к интеграции создаваемых архивами тематических ресурсов.

Движение в направлении интеграции информационных ресурсов архивов началось сверху. В 1995 г. была разработана первая отраслевая Концепция информатизации архивного дела, в которой на основании анализа имеющейся в Росархиве статистики по БД делался неутешительный вывод о том, что информатизация архивов развивается стихийно благодаря отсутствию единой методической и программной базы. Исходя из этого в Концепции ставились задачи использования общероссийских (еще не существовавших к моменту принятия Концепции) и международных стандартов для складывания общероссийского информационного пространства на основе интеграции ресурсов отдельных архивов. При этом Концепция привлекала внимание архивистов к необходимости создания ИПС не для «внутреннего потребления», а для пользователя, что означало главную ориентацию на публикацию БД в Интернете: «предоставление возможности удаленного доступа к базам данных и электронным копиям документов через телекоммуникационные сети и системы». Практически дословно эта задача была повторена в новой «Программе информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг.» от 02.12. 2011 г., где говорится о целях обеспечения доступа граждан и организаций к поисковым средствам и электронным копиям документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе на

Л.П. Афанасьева

основе удаленного доступа, при этом акцентируется внимание на преодолении разрозненности государственных информационных ресурсов в области архивного дела путем объединения информационных (тематических, исследовательских и пр.) ресурсов, созданных и функционирующих внутри федеральных архивов, и представление их в сети Интернет. В программе намечены шаги по интеграции:

1) проведение инвентаризации существующих информационных ресурсов федеральных архивов;

2) осуществление в каждом архиве интеграции имеющихся информационных ресурсов в единую для данного архива БД с формированием единого НСА архива в электронном формате;

3) подготовка данного «локального» ресурса к его интеграции в единую для всех федеральных архивов систему информационных ресурсов;

4) разработка единой интеграционной платформы на основе принципа распределенного хранения для объединения информационных ресурсов федеральных архивов7.

Методические основы создания интегрированных ИПС были заложены международным стандартом ISAD (G) (International Standard Archival Description), утвержденным Международным советом архивов (МСА) в 1994 г. В основе данного стандарта лежит принцип многоуровневого описания, предполагающий описание от общего к частному, раскрывающее иерархию комплексов докумен-тов8. Универсальная модель интегрированной информационной системы архива на основе данного стандарта была предложена И.Н. Киселевым. Система должна была соединять в себе три функции: учета, контроля за обеспечением сохранности документов и ведения НСА. При этом учетные и поисковые сведения должны вноситься в базы данных, разделенные по четырем уровням описания:

Документа.

Возможен также пятый уровень - ввод текста документа. В совокупности все базы данных образуют иерархическую структуру ИС, где все уровни связаны вертикально и горизонтально с помощью БД о переименованиях фонда, биографических справках, сведениях о фондовых включениях и незадокументированных периодах, топографических указателей и файлов ключевых слов и

Электронный научно-справочный аппарат архивов.

рубрикаторов9. Эти принципы были положены в основу создания общеотраслевой программы «Архивный фонд». Сходная модель была разработана для единой ИПС «Электронный архив» ГА РФ, в основе которой лежит идея многоуровневого описания (фонд-опись-дело-документ).

Однако все эти разработки остались на теоретическом уровне. Предложить архивам ПО, способное реализовать на практике идею интегрированной системы с многоуровневым описанием, Росархив смог только в 2008 г., когда в архивах началось внедрение четвертой версии общеотраслевой программы «Архивный фонд» (до этого общеотраслевое ПО решало задачу централизованного учета, а не создания интегрированной системы НСА). Да и после внедрения четвертой версии «Архивного фонда» заместитель руководителя Росархива А.Н. Артизов отметил, что формирование межархивного НСА отраслевого масштаба остается делом будущего, когда будет решена задача передачи данных из архивов в автоматизированный центральный фондовый каталог не на уровне фонда, как это происходило в «карточной» системе централизованного госучета, но и на уровне описи и единицы хранения10.

Однако архивы не дождались общеотраслевого ПО, и создание интегрированных систем НСА началось «снизу». Причиной стало накопление критического количества тематических баз данных не только в федеральных и московских, но и в региональных государственных архивах.

Накопление большого количества локальных баз данных создавало проблемы по следующим причинам:

Возрастание затрат на разработку и внедрение программных продуктов;

Невозможность межархивного обмена информацией;

Сложности в обучении архивистов и пользователей работе с большим количеством БД;

Сложности с хранением БД - необходимо поддерживать, т. е. постоянно модифицировать, множество прикладных программ, что означает затраты труда и средств на внедрение их новых версий и конвертацию данных из старых в новые версии;

Сложности с конвертированием данных в формат «Архивного фонда 4.1», с интеграцией в единые системы, с публикацией в Интернете из-за несовместимости форматов.

130 Л.П. Афанасьева

Количество тематических баз данных по архивам

Название архивного учреждения Количество тематических БД (без учета общеотраслевой программы «Архивный фонд» (4 версия) и справочников в формате HTML и doc на сайте архивов) Год

Главархив г. Москвы 105 1996 (до внедрения интегрированной системы)

ГА РФ 32 1999

ГА Курганской области 21 2008

Управление архивами Свердловской области (все госархивы) 20 2005

ГА Смоленской области 18 (из них 5 БД по документам по личному составу) 2007

Комитет Ставропольского края по делам архивов 16 2012

ГА Липецкой области 13 2007

ГА ОПД Курганской области 11 2008

ГА Тверской области 8 2007

ЦДНИ УР (сеть архивных учреждений Удмуртской Республики) 5 2008

ГА Самарской области 5 2011

ГА Ярославской области 4 2007

ГА Орловской области 4 2007

ГА Воронежской области 3 2008

Все это побудило архивы принять меры по разработке собственного интегрированного ПО. Это уже не просто перевод в электронный вид традиционных справочников, это качественно новый продукт, который является результатом возможностей, предоставляемых информационно-коммуникационными технологиями.

Электронный научно-справочный аппарат архивов.

Справедливости ради следует заметить, что некоторые архивы изначально строили систему НСА на принципах интеграции. Одной из первых комплексная система электронного НСА, базирующаяся на едином программном обеспечении, была реализована в конце 1980-х - начале 1990-х гг. в Российском научно-исследовательском центре космической документации РНИЦ КД (базы данных «КИНО», «ФОТО», «ФОНО», «НИР» и др.). Одной из первых интегрированных разработок стал программный комплекс «Госархив», созданный в государственном архиве Пермской области (ГАПО) в 1994-1996 гг. и дважды отмеченный на конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии. Программа позволяет осуществлять: описание на уровне фонда, описи и дела; учет документов, контроль за сохранностью, состоянием НСА. Однако разработка пермских архивистов не претендует на универсальность - помимо данной программы в архиве существует еще 12 баз данных, некоторые из которых, впрочем, интегрированы с программой «Госархив» (например, БД «Картографические документы»).

Однако в большинстве случаев к интеграции архивы приступали, накопив значительное количество ресурсов. Например, в Информцентре Мосгорархива еще в 1996 г. было создано 105 баз данных общим объемом 2 млн записей (700 МВ). В рамках городской программы информатизации, утвержденной Правительством Москвы, в 17 архивных учреждениях Мосгорархива с 1998 г. началось внедрение единой интегрированной системы. Первые подсистемы получили название «Учет архивного фонда» и «Научно-справочный аппарат». Они позволили построить электронный НСА как систему многоаспектного поиска информации на уровне фонда, дела, описи, документа, осуществляющую формирование межфондовых и межархивных справочников, ведение электронного каталога документов, кинофотофоновидеоматериалов. Московские архивисты проделали огромную работу при написании технического задания. К тому же система была многофункциональной, в результате инженерно-внедренческим центром «Инсофт» было создано типовое решение, которое потом было реализовано не только в Москве, но и в архивном отделе Воронежской области на базе двух государственных и 33 муниципальных архивов. В 2006 г. в Воронежской области была разработана «Концепция автоматизации государственных архивов Воронежской области», на основе которой внедрена Комплексная автоматизированная интегрированная система архивных учреждений Воронежской области («Инсофт», Москва), которая представ-

Л.П. Афанасьева

ляет систему автоматизированного учета документов, НСА и ведения электронного архива.

Недостатком ПО «Инсофт» было то, что изначально она не была ориентирована на публикацию в Интернете, хотя обмен информацией между архивами осуществлялся через ЛВС, а доступ к БД читателям предоставлялся в читальном зале11. Информационная система «Межархивный поиск» была внедрена в Главархиве Москвы в 2006-2007 гг.12

Аналогичная ситуация несколько позднее сложилась в Государственном архиве РФ (ГА РФ). К 1999 г. в архиве было создано 32 БД объемом свыше 230 тыс. записей, а к 2002 г. - 52 базы данных объемом свыше 450 тыс. записей. С 1999 г. архивом совместно с Институтом проблем передачи информации РАН велись работы по созданию единой ИПС «Электронный архив», которая включала бы в себя как электронные образы документов, так и поисковую систему, созданную на основе интеграции всех созданных в архиве ранее поисковых баз данных13. Отличие от продукта московских архивистов - к информационно-поисковой системе «Электронные описи ГА РФ», совмещающей в себе электронный путеводитель, электронные описи и электронный каталог дел (3 млн описаний ед. хр.), был открыт доступ на сайте архива в день его 90-летнего юбилея (2010 г.).

Подобный путь интеграции своих ресурсов на базе единого ПО был проделан и в архиве РАН. В конце 1990-х гг. там была внедрена специальная программа «Архивариус», которая позволяла формировать электронные каталоги отдельных массивов архивных документов. Однако затем разрозненные каталоги удалось соединить в единую БД, в основу интерфейса которой был положен многоуровневый принцип структуры данных, введенный Международным стандартом архивного описания документов (ISAD). Проект был реализован на основе программы «Архив РАН», которая помимо задач многоуровневого поиска решала также задачи учета документов и информационной поддержки комплектования архива. Информационная система пополняется путем включения электронных описей, поступающих из источников комплектования архива (что существенно экономит труд архивистов), а также путем целевой или «попутной» (с обработкой фонда) каталогизации. На следующем этапе была поставлена задача подключения к базе оцифрованных изображений документов и публикации части баз в Интернете.

Таким образом, мы видим, что фактически одновременно в разных архивах решалась задача создания универсальной поиско-

Электронный научно-справочный аппарат архивов.

вой системы, реализующей принцип многоуровневого описания. Решалась она, правда, на разном ПО, что затруднит в дальнейшем интеграцию созданных ресурсов.

Наконец было найдено техническое решение, которое удовлетворяло всем требованиям к интегрированной информационной системе архива и поэтому было реализовано в нескольких архивных учреждениях, музеях и НИПЦ «Мемориал» (СПб.). В 2000 г. в Центральном государственном архиве кинофотодокументов Санкт-Петербурга компания «Альт-софт» начала внедрение программно-информационного комплекса «Каисса-архив».

Архивисты оценили такие особенности данной программы как:

Способность реализовать принцип многоуровневого описания («описание с произвольной глубиной вложенности»);

Способность связать цифровые копии документов с электронным НСА как с метаописанием;

Возможность синхронного представления в Интернете единой БД архива (публикации информационно-поисковых справочников и образов документов);

Возможность создать на базе единого ПО многофункциональную систему, обеспечивающую информационную поддержку различных направлений работы архива (учет документов, обеспечение сохранности, комплектование).

Кроме этих функций, которые были присущи и другим программам в разной степени, «Каисса-архив» обладала такими особенностями, как поддержка перевода в электронный формат традиционных описей, возможность настройки на особенности НСА конкретного архива, совместимость с форматами общеотраслевой программы «Архивный фонд» и с международными стандартами ISAD, EAD, OAE, Dublin Code, UNIMARC, RUSMARC и др.

Поэтому программа была внедрена в РГАЛИ, РГА КФД, РГИА, ГА Ленинградской области в г. Выборге, ГА Хабаровского края, ГА Сахалинской области, ряде музеев.

Особенно масштабно «Каисса» была внедрена в РГАЛИ, где на ее основе была реализована комплексная программа информатизации всех направлений деятельности архива и представления его ресурсов в Интернет. Информационная система РГАЛИ с условным названием «Электронный архив» достаточно гибка в плане выбора объекта описания и универсальна в способах поиска информации по всем уровням (фонда, ед. хр., дела, документа, части документа). Помимо поисковых, система имеет еще и учетные функции, предоставляет оцифрованные копии ед. хр. Первоначально была реализована

Л.П. Афанасьева

подсистема НСА, затем произошло внедрение автоматизированных рабочих мест для отдела комплектования, архивохранилища, АРМ по работе с исследователями, АРМ посетителя читального зала, АРМ специалиста по подготовке документальных публикаций.

Сетевой программно-информационный комплекс «Архив» (ИКАР), реализованный на базе «Каиссы» в РГА КФД, также универсален, он включает подсистемы: ИКАР-комплектование; ИКАР-сохранность; ИКАР-использование; ИКАР-НСА; ИКАР-ОТК.

В регионах РФ архивные учреждения также стремились в 2000-е гг. решать задачи интеграции созданных информационных ресурсов. Помимо упомянутого выше опыта Воронежской области можно назвать ПО «Научно-справочный аппарат» («Архивные справочники»), внедренное в 2007-2008 гг. в архивных учреждениях Свердловской области14. Далее работа была продолжена в рамках областной государственной целевой программы «Создание АИС по документам АФ РФ, находящимся в государственной собственности Свердловской области» на 2009-2011 гг., в ходе реализации которой решалась задача создания ИПС «Электронные описи» и модернизации существующего ПО с целью включения его в единую систему15. Кроме того, во второй половине 2000-х гг. была внедрена автоматизированная информационная система «Управление архивным делом Ямало-Ненецкого автономного округа», которая представляет собой единый многофункциональный интегрированный комплекс, включающий в себя подсистемы по источникам комплектования, регистрации запросов, а также НСА архивов (электронный каталог, соединенный с образами документов)16.

Помимо столь комплексных и масштабных проектов в архивах создавались и более локальные интегрированные системы. Так, в архиве Курганской области осуществлялось ведение систематического электронного каталога и объединение в одну базу тематических обзоров, перечней и подборок документов17. Примером продуманного комплексного подхода к проблеме интеграции создаваемых информационных ресурсов может служить создание системы электронных каталогов в Национальном архиве Республики Карелия, ныне объединенных в единый систематический каталог. Еще до начала работы по его созданию архивистами было предусмотрено использование для всех электронных каталогов единого ПО (СУБД «Кодекс»), единого информационно-поискового языка дескрипторного типа, который может стать основой схемы классификации документной информации в архивных учреждениях республики, а также унификации полей и правил описания доку-

Электронный научно-справочный аппарат архивов.

ментов в информационных системах. Проблемы интеграции ресурсов или внедрения интегрированных информационных систем решались также и в муниципальных архивах.

Однако опыт показывает, что объединить множество разнородных баз данных в единую систему гораздо сложнее, чем изначально вводить данные в единый интегрированный комплекс. Поэтому тот факт, что к моменту создания общеотраслевого ПО, способного воплотить в жизнь информационную систему архива, основанную на принципе многоуровневого описания («Архивный фонд 4.1»), в федеральных и региональных архивах были внедрены интегрированные программы в разных форматах (Delfi, Oracle 9i и 10g и т. п.), существенно затруднит поэтапное объединение этих ресурсов в единую информационную систему архивной отрасли. К тому же следует учитывать проблемы стандартизации лингвистического обеспечения, ведь классификаторы многих архивных ИПС были разработаны до внедрения действующей версии ЕКДИ.

Еще одна особенность развития электронного НСА - повсеместное соединение поисковых систем с оцифрованными образами документов. Работа по поточному оцифрованию и созданию электронных архивов также началась с отдельных тематических проектов и видов справочников. В большинстве государственных архивов были созданы фотокаталоги, соединявшие описание фотодокументов с их цифровым изображением18. Наиболее масштабными проектами в области создания полнотекстовых БД можно назвать следующие проекты:

Название проекта, архив Количество описаний документов, введенных в систему Количество оцифрованных изображений документов

«Электронный каталог документальных фильмов РГАКФД» (1999-2000) 42 200 описаний

«Архив Коминтерна» (РГАСПИ) 1999-2003 250 тыс. записей заголовков ед. хр. 1 млн страниц документов на 90 языках

«Электронный архив СВАГ» в ГА РФ 271 тыс. описаний документов Столько же изображений

БД «Документы Секретариата НКВД-МВД СССР. 1944-1960 гг.» (ГА РФ)19 с 1998 г. 15 700 описаний документов 76 700 страниц

Л.П. Афанасьева

Все эти проекты были реализованы до появления программы «Архивный фонд 4.1», которая имеет возможность поддерживать цифровой фонд пользования в любых форматах.

На современном этапе продолжается создание проектов, связанных с оцифрованием отдельных, вызывающих интерес у исследователей, комплексов документов (например, архива Сталина в РГАСПИ)20. Оцифрование проводится в культурно-просветительских целях для создания виртуальных выставок (особенно активно такие тематические проекты реализовал Главархив Москвы)21 и даже виртуального музея Б.Л. Пастернака на DVD-диске.

Однако в 2000-е гг. реализуются масштабные проекты региональных электронных архивов, которые выходят за рамки представления в сети коллекций оцифрованных документов по наиболее интересным для исследователей темам. В Москве, Брянской, Курганской, Липецкой, Нижегородской, Тюменской, Томской, Свердловской областях, Перми, Красноярском, Ставропольском крае, Ямало-Ненецком АО и других регионах осуществляются проекты формирования электронных архивов, часть из них совместно с корпорацией «Электронный архив» (ЗАО «ПроСофт-М»). Цель проектов - обеспечить доступ пользователей к информационным системам и архивным документам в режиме on-line.

О масштабах работы по оцифрованию документов архивов можно судить по следующим данным.

Название архива Объем оцифрованных документов Годы

Архивы Ставропольского края Описи с заголовками 400 тыс. ед. хр., 12 тыс. ед. хр. 2009

ГА Тюменской области Все описи архива и 15,6 млн листов 22 документов22 2006-2008

Архивы Свердловской области 31 тыс. стр. описей, 90 тыс. стр. документов 2011

Ямало-Ненецкий автономный округ 2715 л. описей, 2568 фотографий 2008

При этом, как видно из таблицы, в электронный формат также переводятся описи23. Речь идет, по сути, о создании электронного фонда пользования документами архива, соединенного с поисковой системой24. Если пользователь не обнаружит нужные ему документы в электронном архиве, он, по крайней мере, сможет сделать заказ, зная, благодаря описям, полный шифр дела.

Электронный научно-справочный аппарат архивов.

Венцом работы по оцифрованию, согласно «Программе информатизации Федерального архивного агентства... на 2011-2020 гг.» должно стать создание Центра хранения электронных документов (ЦХЭД). Источниками комплектования ЦХЭД будут являться федеральные органы государственной власти, передающие в ЦХЭД электронные документы, а также федеральные архивы, передающие в ЦХЭД копии электронных образов архивных документов, возникающие в ходе планомерной оцифровки фондов в рамках наполнения программного комплекса «Архивный фонд» - «Фондовый каталог» - «Центральный фондовый каталог» и создания НСА архивов. При этом предполагается, что на местах будут сохраняться комплекты электронных копий документов, созданных в архивах, т. е. будет создана система электронных архивов распределенной структуры, связанных через портал «Архивы России». Такова модель грандиозной межархивной поисковой системы, соединенной с электронным фондом пользования.

Наконец, еще одной чертой современного этапа информатизации создания НСА является совершенно иная роль, которая отводится в этом процессе сетевым технологиям. Количество справочников, опубликованных в Интернете, существенно возросло.

На заре развития архивного Рунета Е.В. Боброва отмечала разнообразие форм представления справочников в сети25. Архивные ИПС помещались на сайте в текстовом формате *Лос; *.1!1 , и др.); в НТМЬ-формате; в виде базы данных. Огромный разрыв в качестве представленных в сети информационных ресурсов архивов выявил и мониторинг сайтов федеральных архивов, органов управления архивным делом и государственных архивов субъектов РФ, осуществленный в 2008 г. Архивные ИПС рассредоточены по разным сайтам, существенно отличаются интерфейсом и поисковыми качествами. Все эти проблемы остаются и на современном этапе.

Однако качественным изменением ситуации можно назвать то, что большинство создаваемых БД на современном этапе ориентировано именно на публикацию в Интернете. Нет ни одного региона, где программа информатизации архивного дела не предполагала бы публикацию НСА в сети. Не все архивы имеют возможность сразу открыть доступ к имеющимся ресурсам, зачастую на первом этапе ИПС выставляются в единую локальную сеть архивных учреждений, к которой исследователи имеют доступ через читальный зал. Но публикация НСА в сети рассматривается как ближайшая перспектива.

Л.П. Афанасьева

В «Программе информатизации Федерального архивного агентства... на 2010-2020 гг.» ставятся задачи, связанные с развитием сетевых технологий в архивах:

Организация доступа к электронным ресурсам документов Архивного фонда РФ, размещенным на портале «Архивы России», в том числе «Центральному фондовому каталогу», «Реестру уникальных документов»;

Создание на базе портала «Единой интеграционной платформы информационных ресурсов» (для объединения в общую поисковую систему поисковых БД отдельных архивов).

Доступ к электронным образам Центра хранения электронных документов тоже, по-видимому, будет осуществляться через Интернет.

Итак, мы можем сделать вывод, что со второй половины 2000-х гг. наступает новый этап в создании научно-справочного аппарата архивов и всей информационно-поисковой деятельности архивов. Данный этап характеризуется:

Переходом от создания локальных БД, дифференцированных по видам и разновидностям справочников и темам, к созданию интегрированных систем на уровне архива, основанных на принципе многоуровневого описания (либо путем интеграции в специальное ПО всех созданных ранее БД, или путем изначального внедрения единой информационной системы на основе «Архивного фонда 4.1» или специально разработанного ПО);

Созданием электронного фонда пользования, т. е. поточным оцифрованием наиболее востребованных фондов архива и соединения оцифрованных образов документов с поисковыми системами в составе полнотекстовых БД;

Размещение созданных поисковых систем и оцифрованных образов документов в локальной вычислительной сети или Интернете для обеспечения удаленного доступа пользователей к ним.

В перспективе - общеотраслевая интеграция поисковых систем архивов и электронного фонда пользования с помощью сайта «Архивы России» и автоматизированного Центрального фондового каталога.

Таким образом, роль архивиста в процессе использования информации качественно меняется. Участвуя самым активным образом в создании эффективной поисковой системы, он затем отступает в сторону, перестает быть передаточной инстанцией, предоставляет пользователю возможность самостоятельно выстраивать логику запроса и корректировать ход поиска по мере анализа

Электронный научно-справочный аппарат архивов.

полученных результатов. На наш взгляд, есть повод задуматься об изменении профессиональной подготовки архивиста в направлении более углубленного изучения основ проектирования информационных систем, в создании которых его роль возрастает с каждым днем, особенно в условиях интеграции ресурсов архивов в единое информационное пространство.

Примечания

Информация управления архивами Свердловской области на коллегии Управления архивами 15.02. 2007 «О состоянии и итогах работы Управления архивами, архивных органов и учреждений Свердловской области по созданию ААТ» // Информационный бюллетень управления архивами Свердловской области. Екатеринбург, 2007. № 27. С. 68-75; Материалы семинара специалистов архивных учреждений Уральского федерального округа по теме «Внедрение автоматизированных архивных технологий в практику работы архивных учреждений. Опыт создания и использования программно-аппаратного комплекса «Электронный архив Тюменской области». 24-25 апреля 2008 г. г. Тюмень // Там же. 2008. № 2. С. 111-142; Областная государственная целевая программа «Создание АИС по документам АФ РФ, находящимся в государственной собственности Свердловской области» // Там же. 2008. № 31. С. 10-31; Любимова И.А. Реализация ведомственной целевой программы «Информатизация управления архивным делом в Ямало-Ненецком АО на 2006-2008 гг.» // Информационный бюллетень научно-методического Совета архивных учреждений Уральского федерального округа. Екатеринбург, 2007. № 1. С. 48-49; Шестакова ГА. Информатизация архивных учреждений Нижегородской области: современное состояние и перспективы развития // Материалы практического семинара «Вопросы внедрения ААТ» 27 апреля 2011 г., г. Ижевск [Электронный ресурс] /Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики; Перспективы внедрения архивных технологий в деятельность архивных учреждений Удмуртской республики // СИФ ВНИИДАД. № 13131. С. 75-81; Богданец И.А. Использование автоматизированных технологий в работе архивных учреждений Приморского края: выступление ведущего специалиста архивного отдела аппарата администрации Приморского края от 28 марта 2007 г. // Информационно-методический бюллетень архивного отдела аппарата администрации Приморского края. Владивосток, 2007. № 79. С. 18-28; Приказ № 4 от 21.09.2009 «О концепции информатизации Управления государственной архивной службы Самарской области до 2012 года» // Информационно-методический бюллетень ЦГА Самарской области. 2009. № 15. С. 6-25; Ивановская Е.В. Ведомственная целевая

Л.П. Афанасьева

программа «Развитие информационных систем и систем хранения в архивной отрасли Новосибирской области на 2011-2013 гг. // Новосибирский архивный вестник. 2010. № 32. С. 231-239; Маныкин В.А. Деятельность Главного архивного управления города Москвы по совершенствованию нормативно-правовой базы архивного дела в столице и внедрению автоматизированных архивных технологий 2004-2011 // Вестник архивиста. 2011. № 1. С. 3-16 и др. Варухина Т.А. Информационные технологии в создании научно-справочного аппарата и использовании архивных документов Национального архива Республики Карелия. (1995-2005 гг.): автореф. дис. ... канд. ист. наук. 05.25.02 / ИАИ РГГУ. М., 2006. 30 с.; Комарова О.М. Применение информационных технологий в работе коллегии Архивного отдела Пензенской области / О.М. Комарова, И.В. Усманова // Делопроизводство. 2006. № 4. С. 53-61; Баталин В.Н. Компьютеризация - опыт РГАКФД // Вестник архивиста. 2006. № 6 (96). С. 138-151. (К 80-летию РГАКФД); Савина Г.А. Информационные технологии в Архиве РАН: итоги и перспективы // Там же. 2006. № 6 (96). С. 255-261; Фофанова О.А. О внедрении в практику работы Областного государственного учреждения «Государственный архив Липецкой области» автоматизированных технологий // Липецкий вестник архивиста. Научно-информационный бюллетень. 2007. Вып. 1. С. 14-18; Старых Т.Н. Информатизация архивного дела в Орловской области / Т.Н. Старых, Л.В. Конюхова // Делопроизводство. 2008. № 1. С. 45-48; Одинецкий А.В. Передовые технологии: [о переходе к автоматизированным архивным технологиям архивных учреждений Томской области] // Информационно-методический бюллетень / АУ Томской области. 2008. № 21. С. 23-24; Кузин К.И. Информационные технологии в Государственном архиве Воронежской области: опыт и перспективы// Воронежский вестник архивиста. 2008. Вып. 6. С. 67-71; Киселев МЮ. Электронный научно-справочный аппарат к документам Архива Российской академии наук: этапы создания // Отечественные архивы. 2008. № 4. С. 42-46; Приютов А.В. Создание информационно-поисковой системы по фотодокументам РГВИА «Российская Императорская армия: модернизация, личный состав, быт (середина XIX - начало XX в.)» // Вестник архивиста. 2008. № 1. С. 58-64; Терехина Т.А. База данных «Генеалогия» в Историческом архиве Омской области// Отечественные архивы. 2010. № 6. С. 124-125; Ларичев А.А. Автоматизированные технологии в работе архива (на примере ГУСО «Центральный государственный архив Самарской области») / А.А. Ларичев, А.А. Мякотин // Делопроизводство. 2011. № 4. С. 46-594. Ларина В.Г. Система НСА государственных архивов как основа формирования общего архивно-информационного пространства // Отечественные архивы. 2002. № 3. С. 14; Киселев И.Н. Архивные информационные технологии на современном этапе // Отечественные архивы. 2008. № 4. С. 24-31; Савин В.А.

Электронный научно-справочный аппарат архивов.

Архивные электронные информационные ресурсы Российской Федерации: идентификация и классификация // Отечественные архивы. 2008. № 4. С. 3138; Ульяницкий К.Б. Единая архивно-информационная среда в контексте информатизации общества // Отечественные архивы. 2009. № 3. С. 31-37. Реализованы в виде БД «Путеводители по российским архивам» (http:// guides.rusarchives.ru), размещенной на портале «Архивы России», которая содержит структурированную информацию 60 путеводителей по федеральным и региональным архивам общим объемом 103 тыс. описаний фондов. Копылова О.Н., Котлова Т.Н., Луначарский Е.Л., Широкова В.Г. Делопроизводственные картотеки учреждений политического сыска России конца XIX - начала XX века, хранящиеся в ГАРФ. Опыт реконверсии // Вестник архивиста. 2005. № 1. С. 75-81.

Киселев И.Н., Волкова И.В., Нежданова ОЮ. Современное состояние и перспективы развития НСА к документам государственных архивов // Отечественные архивы. 2000. № 5. С. 12-24.

В докладе заместителя руководителя Росархива О.В. Наумова на VII заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве приведен пример такого интегрированного ресурса - межархивный проект «Документы советской эпохи», включающий в себя базы данных и оцифрованные документы федеральных архивов, а также академические документальные публикации, монографии (Наумов О.В. Информатизация архивного дела в РФ: Доклад на Совете по архивному делу 15.09. 2011. Казань // Отечественные архивы. 2011. № 5. С. 5).

Артизов А.Н. О внедрении ПК «Архивный фонд» (4 версия) - основы системы автоматизированного централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации: Выступление на расширенной коллегии 12 февраля 2009 г. // Вестник архивиста. 2009. № 2. С. 102-104. Кузин К.И. Информационные технологии в Государственном архиве Воронежской области: опыт и перспективы // Воронежский вестник архивиста. 2008. Вып. 6. С. 67-71.

Маныкин В.А. Деятельность Главного архивного управления города Москвы по совершенствованию нормативно-правовой базы архивного дела в столице и внедрению автоматизированных архивных технологий. 2004-2011 // Вестник архивиста. 2011. № 1. С. 3-16.

«Задача сегодняшнего дня - компьютеризация всех привычных архивных процессов»: Интервью С.В. Мироненко и О.Н. Копыловой к 90-летию Государственного архива Российской Федерации // Отечественные архивы. 2010. №. 5. С. 95.

Гринфельд П.А. Информатизация по-новому организует работу основных служб архива: Сотрудничество ЗАО «Альт-софт» с рядом крупнейших архивохранилищ // Отечественные архивы. 2011. № 3. С. 81-84.

Л.П. Афанасьева

Злобина Г.Г. Об информатизации системы научно-справочного аппарата РГАЛИ // Международная конференция «Программа ЮНЕСКО "Информация для всех. Всеобщий доступ к информации"»: Материалы конференции 23-25 июня 2004 г. СПб., 2004 // СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 1155-6. Информационный бюллетень Управления архивами Свердловской области. Екатеринбург, 2007. № 27. С. 68-75.

Информационно-методический бюллетень Управления архивами Свердловской области. Екатеринбург, 2008. № 31. С. 10-31.

Любимова И.А. Реализация ведомственной целевой программы «Информатизация управления архивным делом в Ямало-Ненецком АО на 2006-2008 гг.» // Информационный бюллетень научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа. Екатеринбург, 2007. № 1. С. 48-49. Информационный бюллетень научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа. Екатеринбург, 2007. № 2. С. 138-149. См., например: «Коллекция фотодокументов РГА НТД» - содержит изображения 3 тыс. фотографий (URL: http://rgantd.ru.); фотокаталог ЦГАКФФД СПб. содержит 12281 фотодокумент и 1734 персоналии (URL:http://www.photoarchive. spb.ru/photo/index); фотокаталоги ЦДНИ Удмуртской Республики; ГАПО; Государственный архив Новосибирской области - содержит изображения 1044 фотографий и аннотации к ним.

Роговая Л.А. Опыт Государственного архива РФ по созданию электронного архива СВАГ: доклад на международ. научн. конф. «Электронный документооборот и электронные архивы» // Материалы международных научно-практических конференций «Современное архивное наследие и национальные архивные фонды», «Электронный документооборот и электронные архивы» 21-22 мая 2012 г., Одесса / Евро-Азиатское регион. отделение МСА (Евразика). Киев, 2011. С. 115-120.

Андерсон К., Амианто Ю.Н., Наумов О.В. Электронная версия архива И.В. Сталина // Вестник архивиста. 2008. № 2. С. 134-139. Маныкин В.А. Указ. соч. // Вестник архивиста. 2011. № 1. С. 3-16.

22 Фролова Е.В. Электронный архив Тюменской области // Отечественные архивы. 2009. № 6. С. 43-46.

23 С легкой руки специалистов корпорации «ЭЛАР» этот процесс получил название «ретроконверсии» - сканирование описей, оптическое распознавание символов, проверка правильности распознавания, включение данных в массив поисковой БД, возможно, последующая публикация в Интернете.

24 В проектах, реализуемых корпорацией «ЭЛАР», при этом создается поисковая система «Электронный архив» (Назарова М.В. ЭЛАР готов выполнять самые сложные задачи // Отечественные архивы. 2008. № 4. С. 138).

25 Боброва Е.В. Архивный гипертекстовый справочник в Рунете: опыт и перспективы // Отечественные архивы. 2003. № 1. С. 16-24.

7.1. Система научно-справочного аппарата

Научно-справочный аппарат (НСА) – структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.

Состав СНСА архивов организации определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

Элементами СНСА архива организации являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации.

Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор.

Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов организации могут быть внутрифондовыми и межфондовыми.

7.1.6. В системе СНСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архивах организаций, его совмещение с СНСА государственных архивов.

Преемственность СНСА архивов организаций основывается на единстве требований и принципов его построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов, каталогов, баз данных с необходимым справочным аппаратом к ним.

7.1.7. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

Документы фондов организаций с многосторонней, межотраслевой информацией и фондов личного происхождения с особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам.

Для фондов организаций, содержащих информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики.

7.1.10. К документам фондов организаций, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным фондам, указатели не составляются.

7.2. Описи дел, документов

7.2.1. Опись дел, документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи (см. п. 3.7.4), листа-заверителя (приложение 9) и справочного аппарата к описи. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. Описательная статья, может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.

В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы, шифров (в случае переработки описи); указатели.

На титульном листе описи помещаются: полное название архива организации, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи. крайние даты документов, внесенных в опись.

Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда; так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи.

В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда {при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям.

При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все общие данные по истории учреждения-фондобразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.

7.2.4. К описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения, единиц учета (см. п. 6.2).

7.3. Каталоги и ведомственные картотеки

7.3.1. Каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

7.3.2. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.

Каталогизация в архивах может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).

При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается: в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел и документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации.

Каталогизация включает следующие виды работ: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов.

Выбор схемы классификации определяется составом документов архива и задачами их использования.

Схема классификации документной информации – письменный или графический документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям.

7.3.5. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

В архиве организации, как правило, составляются систематический и именной каталоги.

7.3.6. Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности организации и располагается в логической последовательности.

В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.

Отобранные для каталогизации фонды и документы описываются на каталожных карточках.

Объектом описания в каталоге может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, комплект, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).

7.3.9. В состав описательной статьи каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, номер фонда, название фонда, номера описи, дела, листов, язык документа, способ воспроизведения, для карточного каталога – также фамилия составителя и дата составления описательной статьи.

Для связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок.

7.3.10. Ведение каталога – комплекс работ, обеспечивающих его функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы; индексирование карточек; систематизация их по индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога.

Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их группы), рабочих схем классификации каталогов, их уточнение и дополнение.

Индексирование – выбор или составление индекса по схеме классификации и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. В именном каталоге карточки не индексируются, а располагаются по алфавиту.

Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование схемы классификации; проверку содержания и оформления каталога; проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации).

Одним из источников пополнения системы каталогов могут быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки поличному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов.

В архиве организации, как правило, создаются разновидности предметных картотек (именная, географическая) или хронологически картотеки, картотеки по истории организации.

Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально правового характера. Карточки содержат фамилию, имя, отчество работника, ссылки на номера фонда, описи, дел, листов со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий – по алфавиту имен и отчеств.

В географической картотеке информация систематизируется по алфавиту географических объектов. Основу классификации может составлять также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической последовательности.

Картотека по истории организации создается, как правило, в архиве, имеющем несколько источников комплектования. Она содержит информацию о создании, преобразовании, ликвидации организаций, передающих документы в данный архив, со ссылками на распорядительные документы, являющиеся основанием для их создания, преобразования, ликвидации.

В хронологическую картотеку включаются карточки, содержащие информацию о датах событий, фактов или датах документов, расположенные в хронологической последовательности.

В архивах, хранящих значительное количество фондов, составляется картотека названий фондов. На каждое название (переименование) фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат. Карточки располагаются в алфавитном порядке видов организаций.

Несколько картотек одного вида могут объединяться в каталог.

Самостоятельно существующие картотеки связываются с системой каталогов путем отсылок.

7.4. Указатели

7.4.1. Указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели в архиве организации могут быть межфондовыми, внутрифондовыми, по форме – электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик – глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями), по группировке понятий внутри указателей – алфавитными, систематическими, хронологическими.

Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).

Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности – тематический, именной, географический), хронологический, По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

7.4.2. Указатели к документам могут составляться на документы одной описи, нескольких описей фонда, целого фонда, нескольких фондов.

7.4.3. Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика может быть: простой (не имеет подрубрик); сложной (имеет подрубрику или определение понятия).

Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи включают порядковые номера единиц хранения; поисковые данные указателя к единицам хранения нескольких фондов одного архива эти данные дополняются номерами описей, фондов.

Тематический указатель включает понятия, которые представляют собой исторические факты и явления. Наименования рубрик и подрубрик в нем приводятся в именительном падеже.

Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке.

Общий предметный указатель включает разнородные понятия и по структуре рубрик может быть только глухим.

Специальный предметный указатель включает однородные понятия (виды документов, фамилии авторов, названия учреждений, их структурных частей, названия отраслей и т.п.) и может быть глухим или аннотированным.

Именной указатель строится по алфавитному признаку и включает фамилии, имена, отчества (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички), биографические справки.

Географический указатель включает наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических понятий.

Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования вносятся в указатель без пояснения.

Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов или даты документов, расположенных в хронологическом порядке.

В указателе применяется система общих («см.») и частных («см. также») отсылок, с помощью которых устанавливается связь между тождественными понятиями.

7.4.8. Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника.

7.5. Обзоры

7.5.1. Обзор – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.

Видами обзора в архиве организации являются обзор фонда и тематический обзор.

Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов архива по определенной теме.

При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору.

Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата.

В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц учета, документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения; в межфондовом тематическом обзоре поисковые данные дополняются номерами фондов. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.

В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя и истории фонда, структуре обзора, составу справочного аппарата.

7.5.6. В основу построения обзора могут быть положены структурный, отраслевой (функциональный), предметно-тематический, географический, хронологический и другие признаки.

Для обзора фонда личного происхождения используется схема систематизации документов фонда.

7.6. Историческая справка

7.6.1. В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива.

Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.

7.6.2. Первый раздел – история фондообразователя – включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:

• даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;
• задачи и функции организации и их изменения;
• масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
• место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;
• изменения в названии и подчиненности организации;
• структура организации и ее изменения.

Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей.

В отношении архивной коллекции – указываются сведения по истории ее создания, сведения о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве).

7.6.3. Второй раздел – история фонда – включает следующие сведения:

• дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;
• изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);
• степень сохранности документов;
• особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;
• сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;
• сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);
• состав научно-справочного аппарата к фонду.

7.6.4. Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, библиография, информация об условиях доступа к использования документов.

Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.

Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.

Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).

Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.

7.6.8. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.

7.7. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива

Автоматизированный научно-справочный аппарат архива – комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.

Автоматизированный НСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и, прежде всего, таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий видов документов и др.).

Основными полями электронной регистрационно-контрольной карточки (РКК) являются: автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр.

Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей.

7.7.3. Поле РКК «номер дела по номенклатуре» является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.

При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение документов из дела.

Если пользователь осуществляет поиск информации по номенклатуре дел, а ему требуется перейти к конкретному документу, автоматически могут создаваться перечни документов, вошедших в дела.

Основными поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются: индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хранения и статья по перечню.

7.7.4. На основе электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется формирование описей дел. При этом «фильтром» для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу).

В электронной описи содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов.

Совокупность электронных описей дает информацию о фонде в целом.

7.7.5. Электронные РКК являются основой для создания автоматизированного каталога.

Если в традиционном НСА виды и разновидности каталогов (систематический, тематический, именной, по истории учреждений и др.) связаны между собой системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.

Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими тему, географическое название, персоналии и т.д. Предусмотренная в каталоге схема классификации позволяет отнести документ к одной или нескольким рубрикам. Поиск информации по схеме классификации позволяет использовать электронный каталог как систематический, каталог по географическим названиям – как географический и т.д.

При отсутствии в организации автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа! (электронный каталог).

Основными реквизитами описаний в электронном каталоге являются: индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа.Реквизиты: название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа содержат учетные характеристики и могут трансформироваться из учетной автоматизированной системы.

7.7.6. Автоматизированный научно-справочный аппарат предоставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Функции НСА выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников.

Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова дают пользователю возможности быстрого поиска информации на уровне фонда, описи, дела, документа.

Поиск информации по полнотекстовым базам данных, включающим полные тексты материалов (архивные документы, журнальные статьи, книги, законодательные акты) предусматривает обращение пользователя, прежде всего, к реферату (введению) и заголовкам разделов документа с переходом, при необходимости, к соответствующему тексту. Пользователю при необходимости предоставляется оперативная возможность получения копии полного текста документа.

Поиск информации по полнотекстовым документам может осуществляться по дескрипторам, которые выбираются из печатных версий тезауруса, или по классификационным индексам, а также, по словам естественного языка из текста документа.

7.7.7. Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в государственный архив вместе с автоматизированным НСА.

Наличие обязательных реквизитов в структуре баз данных автоматизированного НСА и предоставление информации по этим реквизитам в электронном формате обеспечивает совместимость БД архива организации и автоматизированного НСА государственного или муниципального архива.

Размер: px

Начинать показ со страницы:

Транскрипт

1 Тема: Особенности формирования научно-справочного аппарата к архивным документам Вопросы: 1. Порядок описания архивных документов 2. Система научно-справочного аппарата к архивным документам Цель: усвоить особенности составления научно-справочного аппарата к архивным документам Задачи: Определить порядок описания архивных документов Усвоить правила оформления документов научно-справочного аппарата Выявить и запомнить виды архивных справочников и особенности их составления Уяснить основные правила составления и применения научносправочного аппарата 1. Порядок описания архивных документов Совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА) архивов, направленное на обеспечение общества достоверной ретроспективной документной информацией, является одной из главных задач архивоведческой работы. Эффективность функционирования НСА к документам любого архива напрямую зависит от результатов описания этих документов. При этом описание документов понимается двояко: процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования;

2 собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физикотехническом состоянии, условиях доступа и т.п. Описание документов архива проводится на трех основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения, единица учета, документ. При этом единицей описания и объектом описания является фонд, единица хранения, единица учета, документ. При необходимости могут вводиться дополнительные объекты описания: группа фондов, опись, комплект, группа документов, часть документа. Основными принципами многоуровневого описания являются: соответствие информации уровню единицы описания; взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания; неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня. Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) интегрированной информационной системы архива. Полученная таким образом совокупность данных используется в том числе в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования ряда учетных документов, при создании путеводителей и других типов архивных справочников, перечней. Элементы описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и использования, дополнительная информация. Информация по идентификации единицы описания включает следующие элементы: - наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учета, документа);

3 - справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивного шифра), объема единицы описания, крайних дат (даты создания) документов в единице описания; - вид носителя информации. Информация по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие элементы: - сведения о фондообразователе (история фондообразователя); - сведения по истории хранения документов до приема в архив и в архиве (история фонда). Информация о составе и содержании единицы описания (аннотация) включает на уровне фонда сведения о составе и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учета и документа сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку. Информация об условиях доступа и использования единицы описания состоит из следующих элементов: - условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования); - авторские права, условия репродуцирования и использования; - язык документов; - физические характеристики, влияющие на возможность использования; - наличие фонда пользования; - НСА к единице описания, порядок доступа и пользования им; - подлинность/копийность, степень сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности. В дополнительную информацию входят следующие элементы: - местонахождение оригиналов; - наличие и местонахождение копий документов, тематически и/или по происхождению связанных с данной единицей описания; - библиография.

4 Описание на уровне фонда включает следующие элементы: название фонда, справочные данные, информацию по истории образования и хранения фонда, аннотацию, библиографию, информацию об условиях доступа и использования. Справочные данные состоят из: поисковых данных (номера фонда); объема фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайних дат документов по каждому виду документации; указания на наличие внутриархивного научно-справочного аппарата. Информация по истории образования и хранения фонда (историческая справка к фонду) состоит из истории фондообразователя и истории фонда. История фондообразователя включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организациипредшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций следующие сведения: даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника; задачи и функции организации и их изменения; масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций; место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни; изменения в названии и подчиненности организации; структура организации и ее изменения.

5 История фондообразователя для фонда личного происхождения состоит из кратких биографических данных (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для семейного, родового фонда аналогичные сведения даются по степени родства о каждом из лиц последовательно. На фонд, состоящий из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, аналогичные сведения даются о каждом из них в алфавитном порядке фамилий. Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей. История фонда включает следующие сведения: дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты; изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды); степень сохранности документов; особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда; сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения; сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения); состав научно-справочного аппарата к фонду. Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и т.д. Для архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, в том числе о времени, условиях, причинах создания, принципах построения,

6 а также местонахождении коллекции до поступления в архив, указывается ее составитель. Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ. Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе. Описание на уровне единицы хранения, единицы учета включает: o название фонда; o название структурной части фондообразователя; o заголовок; o справочные данные; o вид носителя информации; o информацию об условиях доступа и использования. Заголовок может дополняться аннотацией отдельных документов или группы документов. Заголовок единицы хранения управленческой документации и документов личного происхождения включает: наименование вида единицы хранения или вида (разновидности) документов; организация, должность и/или фамилию и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент); вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документов единицы хранения; название местности, с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент документов;

7 даты событий. Допускаются такие элементы заголовка как «Автор не установлен», «без даты», «не ранее... г.». Заголовок киновидеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала, или название события, отраженного в кино- или телесюжете, и дату производства или дату съемки. Заголовок фонодокумента включает название отраженного в фонодокументе события, место и дату события, название, жанр фонодокумента. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и др. Заголовок фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название художественного произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее в печати произведение; инициалы и фамилии авторов и/или исполнителей, обработки, переложения, текста, перевода произведения, язык документа. Заголовок фотодокумента включает аннотацию изображения или название фотоальбома, диафильма, фамилию автора, место и дату съемки. Заголовок машиночитаемого (электронного) документа включает вид представления информации (база данных, текстовый файл, оцифрованное изображение и др.) и ее краткое содержание, автора или составителя информации, дату документа. Заголовок единицы хранения может быть дополнен аннотацией отдельных документов или группы документов, наличие которых нельзя определить по заголовку. Аннотируются уникальные и особо ценные документы, документы организаций предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие значение для исполнения социально-правовых, генеалогических и других запросов.

8 Аннотация к заголовку единицы хранения управленческой документации и документов личного происхождения раскрывает содержание отдельных документов, группы документов единицы хранения. При аннотировании киновидеодокументов дается краткое содержание отдельных киновидеодокументов, отражающих наиболее значимые события или их отдельные моменты. Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице(ах), изображенном(ых) на документе. Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии сведений только о нескольких лицах их расположение на документе указывается: «второй слева» или «в центре группы». В аннотации фонодокумента излагается краткое содержание отдельного документа и указываются: тип голоса исполнителя вокального произведения; название музыкального инструмента, если произведение исполняется одним солистом; название музыкального коллектива, если произведение исполняется несколькими музыкантами; инициалы, фамилия и звание художественного руководителя, дирижера и др. Справочные данные включают: поисковые данные (номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, единицы учета по описи); крайние даты документов (дата создания документа); для аудиовизуальных документов записи (перезаписи); объем единицы описания: для документов на бумажной основе количество листов; для киновидеофонодокументов (в зависимости от вида) количество единиц хранения в единице учета, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах);

9 для фотодокументов количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов количество фотоотпечатков. Вид носителя информации: для управленческой документации и документов личного происхождения бумага, калька, пергамен, ткань и т.д.; для фонодокументов граммофонной записи вид граммофонного оригинала, название металла, из которого изготовлен или которым покрыт оригинал (медь, никель и т.д.); для фонодокументов магнитной записи тип магнитной ленты; для видеодокументов тип видеопленки; для фото- и кинодокументов формат пленки, цветопередача, вид основы; для машиночитаемых (электронных) документов дискета, диск, лента и т.п. Описание на уровне документа включает: заголовок документа: наименование вида документа; автор; адресат/ корреспондент; вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документа; название местности, с которой связаны содержание, автор или корреспондент документа; даты изложенных в нем событий; справочные данные (в том числе поисковые данные номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, единицы учета по описи, номера листов; дата создания документа); вид носителя информации; информацию об условиях доступа и использования. Заголовок может быть дополнен аннотацией, раскрывающей содержание документа, не отраженное в заголовке. 2. Система научно-справочного аппарата к архивным документам

10 Научно-справочный аппарат (НСА) структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования. Обязательными элементами СНСА являются описи, путеводитель по фондам архива, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников. Дополнительными элементам СНСА являются указатели, обзоры документов. В системе НСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве организаций, НСА архивов организаций, муниципальных архивов и СНСА государственных архивов. Преемственность НСА архивов организаций, муниципальных и СНСА государственных архивов основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов с необходимым справочным аппаратом к ним. Утвержденные ЭПК архивных учреждений описи (годовые разделы описей) архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью СНСА архива. Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов архива организации могут быть приняты в архив для использования в составе системы НСА в качестве самостоятельных элементов или вливаться в соответствующие разделы каталогов.

11 При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, который заключается в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, определенной методики составления и усовершенствования описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, установлении очередности работ с фондами в зависимости от их информационной значимости, характера их документов, состава и состояния имеющегося научно-справочного аппарата к ним, практических потребностей. Документы фондов организаций, содержащих многостороннюю, межотраслевую информацию, и фондов личного происхождения, содержащих преимущественно особо ценные и уникальные документы, подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам. Для фондов организаций, содержащих информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики. К документам фондов организаций, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным фондам, описи могут иметь только титульный лист. На уровне фонда составляются групповые характеристики или сведения о них помещаются в список неаннотируемых фондов. При создании и совершенствовании НСА отдельные части фонда, имеющие самостоятельные описи, в зависимости от информационной значимости документов, могут иметь различный научно-справочный аппарат. Для объединенных фондов также применяется дифференцированный подход

12 к созданию НСА в зависимости от информативности частей, входящих в его состав. Для определения путей совершенствования СНСА архива ведется анализ и учет состояния всех имеющихся элементов СНСА как в традиционном виде (журнал по учету состояния НСА, картотека), так и в автоматизированном виде. При учете состояния СНСА указываются: номер фонда, номер описи, имеющиеся виды НСА. Архивные справочники Архивные справочники делятся на типы, определяемые их целевым назначением: опись, путеводитель, каталог, указатель, обзор. В свою очередь каждый из этих типов имеет виды и разновидности. Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми. Опись дел, документов (Приложение 11) архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. В архиве описи составляются на неописанные документы. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листазаверителя (Приложение 12) и справочного аппарата к описи. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета. Путеводитель архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные. Архивные (внутриархивные) путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кинофотофонодокументам архива. Межархивные путеводители

13 подразделяются на: путеводитель по фондам архивов; тематический путеводитель по фондам архивов; краткий справочник по фондам архивов. При подготовке путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, информация о которых будет включена в справочник, отборе сведений, применении различной методики представления информации о фонде, группе фондов (индивидуальная, групповая характеристики или включение информации о фонде в список неаннотируемых фондов), выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата. При подготовке межархивных справочников помимо этого осуществляется и выбор архивов, сведения о которых будут включены в данный путеводитель. Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного аппарата. Содержание характеристик зависит от объекта описания. Схема построения путеводителя определяется его целевым назначением (видом) с учетом состава фондов (профиля) архива и закрепляет структуру справочника в целом и место каждой описательной статьи в нем. В путеводителях и кратких справочниках по фондам (кроме тематических) может применяться схема, по которой информация о фондах архива (архивов) делится на три раздела: о фондах досоветского периода, во втором советского периода, в третьем постсоветского периода. Подразделы схемы строятся в исторической и логической последовательности. Путеводитель по фондам архива (архивов) вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов, состоящих из названия фонда, номера фонда, объема фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации, крайних дат документов по каждому виду документации, исторической справки, аннотации, библиографии по фонду. Перечень характеристик может быть

14 дополнен списком неаннотируемых фондов, состоящим из названий фондов и справочных данных о них. Объектом описания в путеводителе по фондам архива (архивов) выступает фонд. Характеристика фонда может быть дополнена информацией об объемах дел по личному составу, об условиях доступа и использования. Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня характеристик фондов или частей фондов, содержащих документы по определенной теме (темам). Характеристика документов фонда (фондов), части фонда (фондов) тематического путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из названия фонда, номера фонда, крайних дат документов фонда, номера описи (описей), содержащих документы по теме, указания на наличие внутриархивного научно-справочного аппарата к фонду (фондам), аннотации документов и библиография по теме, Характеристика может быть дополнена сведениями по истории фондообразователя, а также об условиях доступа и использования. Краткий справочник по фондам архива (архивов) вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов. В краткий справочник могут входить сведения: обо всех хранящихся фондах или об определенной группе фондов (новых поступлениях, рассекреченных и переданных на открытое хранение и др.). Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные. Характеристика фонда в аннотированном кратком справочнике по фондам архива (архивов) состоит из: названия фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных и краткой аннотации.

15 Характеристика фонда в неаннотированном кратком справочнике состоит из названия фонда и справочных данных. Характеристика фонда может быть дополнена сведениями об объеме дел по личному составу, а также об условиях доступа и использования; библиографией. Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов и является научно-популярным изданием очеркового типа. Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом. Основная часть путеводителя по архиву состоит из характеристик состава и содержания фондов (соответствует организации фондов в архиве) и сведений о научносправочном аппарате к документам архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловие. Путеводитель по архивам вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень характеристик архивов. Он может включать информацию об архивах, музеях, библиотеках и других хранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, архивных фондов отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или другое хранилище документов Архивного фонда Российской Федерации. Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит из: названия архива (полного и сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), справочных данных по видам документации, исторической справки и аннотации. Характеристика может дополняться информацией об условиях доступа и использования документов, библиографией по архиву. Путеводитель должен иметь справочный аппарат, в который входят: титульный лист, содержание, предисловие, список сокращений, приложения, указатели. К путеводителю может составляться общая библиография.

16 Для многотомных изданий составляется справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов. Каталог межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. При определении состава каталогов конкретного архива учитывается: его уровень и профиль, структура, состав и содержание, степень разработанности фондов, интенсивность и задачи использования документов, наличие и качественный уровень других типов архивных справочников, кадровые и материально-технические возможности архива. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный). Каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными. Объектом описания в каталоге может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета, опись, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу). В архиве основу системы каталогов составляют систематический и именной каталоги. Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).

17 В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности. Самостоятельный тематический каталог создается в том случае, если группировка информации в нем отличается от группировки разделов систематического каталога. В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем по подведомственности, а далее по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в алфавитном порядке, внутри по алфавиту их наименований. В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов административно-территориальных единиц, а внутри по алфавиту наименований. В предметных каталогах документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и фамилий лиц. Далее систематизация проводится в логической или хронологической последовательности. В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хронологической или логической последовательности. В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (названий стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). Основой классификации может быть также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности. Одним из источников пополнения системы каталогов могут быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному

18 составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов. Самостоятельно существующие картотеки связываются с системой каталогов путем отсылок. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов. В архиве она может проводится как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация). При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается: в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел, документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации. В состав описательной статьи каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, номер фонда, название фонда, номера описи, единицы хранения, единицы учета, листов, язык документа, способ воспроизведения; для карточного каталога также фамилия составителя и дата составления описательной статьи. Для установления связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок, которая включает: полную отсылку (от понятия без индекса к понятию с индексом) и частичную отсылку (дополняющую) для связи двух или нескольких родственных понятий. В отсылочных карточках графы «рубрика» и «подрубрика» заполняются в обычном порядке, а в графе «содержание» указывается: «см. также...», даются индексы названий соответствующих подразделов каталога или других архивных справочников, к которым дается отсылка. Ведение каталога комплекс работ, обеспечивающих его функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы; индексирование карточек; систематизация их по индексам и

19 рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога; ведение учетных форм работ по каталогизации и использованию каталогов. Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их группы), рабочих схем классификации каталогов, которые периодически уточняются и дополняются. Индексирование выбор или составление того или иного индекса (индексов) по схеме классификации и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. В предметном каталоге карточки не индексируются, а располагаются по алфавиту. Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование схемы классификации; проверку содержания и оформления каталога; проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации). Указатель архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели. Указатели могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми, по форме электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями), по группировке понятий внутри указателей алфавитными, систематическими, хронологическими.

20 Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения). Указатели к единицам хранения одного фонда или нескольких описей одного фонда составляются в том случае, если фонд имеет сложную структуру, большое количество описей и часто используется. Указатели к единицам хранения нескольких фондов или описей нескольких фондов одного архива составляют в том случае, если это фонды однородных по своим функциям и последовательно сменявших друг друга организаций, организаций одной отрасли. Такие же указатели могут быть межархивными. Указатели к документам могут составляться на документы одной описи, нескольких описей фонда, целого фонда, нескольких фондов одного архива или нескольких архивов. Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика может быть: простой (не имеет подрубрик); сложной (имеет одну подрубрику или определение понятия). Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи включают: порядковые номера единиц хранения, указателя к единицам хранения нескольких фондов одного архива эти данные дополняются номерами описей, фондов. Поисковые данные указателя к единицам хранения фондов нескольких архивов дополняются названиями архивов. Поисковые данные указателя к документам одного фонда включают номера описей, единиц хранения, листов единиц хранения; указателя к документам нескольких фондов дополняются номерами фондов; указателя к документам нескольких архивов и названиями архивов. Тематический указатель включает понятия, которые представляют собой исторические факты и явления. Наименования рубрик и подрубрик в нем приводятся в именительном падеже.

21 Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке. Общий предметный указатель включает разнородные понятия и по структуре рубрик может быть только глухим. Специальный предметный указатель включает однородные понятия (виды документов, фамилии авторов, названия учреждений и/или их структурных частей, названия отраслей и т.п.) и может быть глухим или аннотированным. Именной указатель включает фамилии, имена, отчества (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички), биографические справки. Двойные фамилии вносятся в именной указатель по первому слову (без инверсии). Иностранные фамилии передаются в русской транскрипции, а частицы фон, ва, ле, де и др. приводятся после фамилии и инициалов. Именной указатель строится по алфавиту фамилий. Географический указатель включает наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и др. географических понятий. Современные названия географических понятий указываются сначала, а в скобках даются их старые названия, кроме того, старые названия вносятся в алфавитном порядке со ссылкой на новое название. Географические названия, представляющие собой сложные понятия, даются без инверсии, по первому слову. Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования вносятся в указатель без пояснения. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов, или даты документов, расположенных в хронологическом порядке. В указателе применяется система общих («см.») и частных («см. также») отсылок, с помощью которых устанавливается связь между тождественными понятиями.

22 Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника. Обзор архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива (архивов) является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива (архивов) по определенной теме. Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов одного или нескольких архивов по определенной теме. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата.

23 В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц учета, документов с источниковедческим анализом документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения; в межархивном и межфондовом тематических обзорах поисковые данные дополняются сокращенными названиями архивов, номерами фондов. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме. В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя (фондообразователей) и истории фонда (фондов), структуре обзора, составе справочного аппарата; предисловие к тематическому обзору по документам одного архива может быть дополнено сведениями о наличии документов по данной теме в других архивах. В основу построения обзора могут быть положены структурный, отраслевой (функциональный), предметно-тематический, географический, хронологический и другие признаки. Структурная схема применяется в обзоре фонда организации с отчетливо выраженной, устойчивой структурой, когда структурные части отражают функции фондообразователя, а содержание документов не дублируется в нескольких структурных подразделениях. Название структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов обзора. Отраслевая (функциональная) схема в обзоре фонда применяется, когда фондообразователь не имеет четко выраженной функциональной структуры или когда его структура часто менялась. В тематическом обзоре отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретную деятельность определенной системы

24 организаций, направления развития тех или иных сторон государственного управления, экономики, науки, культуры и т.д. Построение обзора по предметно-тематической схеме предусматривает расположение сведений о документах по тематическим группам. Хронологическая схема применяется в случаях, когда необходимо охарактеризовать отдельные периоды в деятельности организаций, или отразить последовательность происходивших исторических событий. При построении межархивного тематического обзора информация в отдельных случаях может быть систематизирована по местам хранения документов, т.е. по алфавиту архивов. Для обзора фонда личного происхождения используется схема систематизации документов фонда. Автоматизированный научно-справочный аппарат Автоматизированный НСА (АНСА) архива представляет собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. Автоматизированный НСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и/или в виде автономных баз данных. Информационное наполнение АНСА составляют описания документов на уровне фонда, единицы хранения, единицы учета, документа, содержащиеся в информационной системе, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы. Разновидностью АНСА являются полнотекстовые БД, содержащие тексты документов, их цифровые копии. АНСА реализует все функции традиционной системы научносправочного аппарата архива и предоставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов, представления его результатов (в том числе в режиме удаленного доступа). Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной СНСА. Для

25 заполнения БД НСА используются: первичная документная информация, основные и вспомогательные учетные документы, информация, имеющаяся в архивных справочниках различных типов и видов. Обязательным элементом описания для всех трех основных уровней в БД АНСА являются ключевые слова термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения, единицы учета, документа). Ключевые слова вводятся в БД в процессе описания конкретного объекта или после его завершения. Ключевое слово может состоять из одного слова или короткого словосочетания и помещается в специальный файл ключевых слов. Обязательными видами ключевых слов являются: «тематика» термины, обозначающие в краткой форме факты, события, явления, виды деятельности и т.д., отраженные в документах объекта описания; «персоналии» термины, идентифицирующие лица, с которыми связаны единицы описания данного уровня. Терминами могут быть фамилии с именем и отчеством, фамилии с именем, фамилии без инициалов, с одним или двумя инициалами, псевдонимы, прозвища и т.д.; «география» термины, являющиеся географическими или топонимическими наименованиями (названия стран, республик, краев, областей, губерний, уездов, волостей, населенных пунктов, морей, рек и т.д.). В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов. Выходными формами автоматизированного НСА являются перечни фондов, единиц хранения, единиц учета, документов, отвечающие условиям сделанного запроса. На основе информации, содержащейся в АНСА архива, могут формироваться тексты справочников вместе с их внутренним справочным аппаратом (путеводители, краткие справочники, описи). При автоматизированном формировании текста справочника файлы ключевых слов используются для автоматизированного составления указателей к справочнику.

26 Для каждого уровня описаний в БД АНСА создаются рубрикаторы (систематические, тематические) для поиска данных, автоматизированного формирования текстов справочников. Для уровня фонда рубрикатором, предназначенным для формирования текста путеводителя по фондам архива, является схема систематизации фондов в путеводителе. Для каждого уровня описания возможно использование нескольких рубрикаторов, что позволяет вести одновременную подготовку различного вида справочников, формировать перечни фондов (документов) по различной тематике, сохранять результаты рубрицирования. Для каждого уровня описания в базах данных НСА архива в обязательном порядке предусматривается набор процедур многоаспектного поиска информации по ключевым словам; по текстам аннотации, исторической справки; по текстам полных и сокращенных названий объекта описания, полных и сокращенных переименований фонда и/или фондообразователя; по хронологической принадлежности объекта описания (по крайним датам документов, входящих в единицу описания); по любому сочетанию перечисленных реквизитов. Представление результатов поиска должно производиться в следующих формах: база данных, редуцированная в соответствии с условиями запроса; текстовый файл или распечатка описаний, удовлетворяющих запросу. Справочный аппарат к базам данных по документам архива реализуется в виде базы данных (метабазы), содержащей описание имеющихся в архиве баз данных. В метабазе содержатся сведения по каждой автономной базе данных название БД, перечень ее реквизитов, уровень (уровни) единицы (единиц) описания, текущий объем в записях и/или в мегабайтах, указание на СУБД или язык программирования, использованных для создания базы данных.

27 Литература: 1. Федеральный закон от 22 октября ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации Малышева С.Ю. Основы архивоведения: Учебное пособие. Казань, Алексеева Е.В. Архивоведение: учебник для нач. проф. Образования. М., С

Тема: Использование архивных документов и составление к ним научно-справочного аппарата Вопросы: 1. Порядок описания архивных документов 2. Система научно-справочного аппарата к архивным документам 3.

Тема 6. Организация документов Архивного фонда Российской Федерации 6.1. Состав и организация документов в пределах Архивного фонда Российской Федерации 6.2. Организация документов в архиве 6.3. Организация

Государственное учреждение Государственный архив Тульской области АРХИВНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ И НАУЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ Начальник отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства В.В. Зеленова

ГОСТ 7.23 6 ИЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ. СТРУКТУРА И ОФОРМЛЕНИЕ 3 ОПРЕДЕЛЕНИЯ Термины, применяемые в стандарте, по ГОСТ 7.0-84 и ГОСТ 7.60-90. 4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 4.1 Информационные издания по степени аналитико-синтетической

«Развитие каталогизации документов личного происхождения в ЦГАЛИ СПб (методическая база, опыт, перспективы)» Т.Н. Зверева, зав. отделом научного описания личных фондов, информационно-поисковых систем и

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Саратовский государственный социально-экономический

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Алтайский государственный институт культуры» Факультет информационных ресурсов и дизайна Кафедра музеологии и документоведения

Составление и оформление описей дел Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,

ПРАВИТЕЛЬСТВО ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 12 мая 2014 г. 241-п г. Тюмень О перечне и стоимости работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе государственными архивами Тюменской области

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФГБОУ ВПО «ВОЛОГОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ УТВЕРЖДАЮ 15 сентября 2011 ПРОГРАММА УЧЕБНОЙ (АРХИВНОЙ) ПРАКТИКИ

Администрация Александровского муниципального района Пермского края АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ УТВЕРЖДАЮ Глава муниципального районаглава администрации Александровского муниципального района А. Б. Шицын НОМЕНКЛАТУРА

ПРАВИТЕЛЬСТВО ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 2017 г. г. Тюмень О перечне и стоимости работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе государственными архивами Тюменской области В соответствии

АДМИНИСТРАЦИЯ КОТЕЛЬНИКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 25.05.2017 г. 305 Об утверждении Порядка и схемы учета архивных документов в муниципальном архиве администрации

В ГБДОУ создаются и обрабатываются многочисленные виды управленческих документов (финансовых, расчетно-денежных, первичных учетных, отчетностатистических, организационно-распорядительных), отражающих жизнеспособность

Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Свердловской области НИЖНЕТАГИЛЬСКИЙ СТРОИТЕЛЬНЫЙ ТЕХНИКУМ Выполнила: ФИО Специальность: Название Анализ системы

Стр 1 из 12 КОПИЯ Утверждено решением Правления АО «Медицинский университет Астана» 53 «13» декабря 2013 г. ПОЛОЖЕНИЕ ИНТЕГРИРОВАННАЯ СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА ПОЛОЖЕНИЕ О СИСТЕМЕ КАТАЛОГОВ И КАРТОТЕК г.астана

ОБЛАСТНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ» ПАМЯТКА в помощь пользователю, впервые приступившему к работе с документами в читальном зале ОКУ «Госархив Курской области» Исполнители:

Индексы Вид работ и операций КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ РАБОТ, ВЫПОЛНЯЕМЫХ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ Направление деятельности государственных архивов Этапы видов работ и операций Под общей редакцией кандидата

ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ БИБЛИОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ ТРУДОВ СОТРУДНИКОВ ИНСТИТУТА ОРГАНИЧЕСКОГО СИНТЕЗА им. И. Я. ПОСТОВСКОГО УрО РАН ЗА 1991 2010 гг. Засыпкина Л.А. (ЦНБ УрО РАН) Одной из задач, осуществляемых

«Опыт каталогизации документов в «Центральном государственном историческом архиве Санкт-Петербурга» А.В. Тихоцкая, заведующая отделом информационно-поисковых систем ЦГИА СПб В настоящее время в архиве

Введено в действие: Выполнил: директор Научной библиотеки Т.П. Ткаченко Стр.1 из 6 Процессный подход ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ Экземпляр Проверил: первый проректор Л.А. Омельянович Утвердил: ректор

Служба по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа ПАМЯТКА по отбору на постоянное хранение личных дел пользователей, работавших в Государственном архиве Ямало-Ненецкого автономного округа Салехард

ИНСТРУКЦИЯ по систематизации документов и заполнению 686 поля «Индексы других классификаций» в АБИС «OPAC-Global» СОДЕРЖАНИЕ 1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ... 2 2 НОРМАТИВНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ... 2 3 ОПРЕДЕЛЕНИЯ

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ ГОСТ 7.23-96 СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ ИЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СТРУКТУРА И ОФОРМЛЕНИЕ МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ

Подготовка путеводителей по фондам бывших партийных архивов и государственных архивов, хранящих документы coветского периода Методические рекомендации 1. Организация работы Для подготовки справочника определяется

От 04 апреля 2017 г. 105- Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Саха (Якутия) В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006

Справочный аппарат библиотеки: каталоги и картотеки библиотечно библиографический урок Что такое каталог, для чего он нужен и как с его помощью вы можете найти всю интересующую вас информацию о книге,

Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ Список изменяющих документов (в ред. Постановлений

Государственный архив Российской Федерации Электронные информационно- поисковые ресурсы архива В ГА РФ хранится более 6 миллионов дел дел высших органов государственной власти и органов государственного

УТВЕРЖДЕНО решением экспертно-проверочной комиссии при министерстве культуры Краснодарского края от 29 сентября 2017 года 9/3 МЕТОДИЧЕСКОЕ ПИСЬМО «Усовершенствование и переработка описей дел, документов»

ГОСТ Р 51141-98. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ Государственный стандарт Российской Федерации Делопроизводство и архивное дело Термины и определения Предисловие ГОСТ Р 51141-98

Межгосударственный стандарт ГОСТ 7.9-95 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования" (введен в действие постановлением Комитета РФ по стандартизации,

Муниципальное казенное учреждение «Калининская межпоселенческая библиотека» Отдел комплектования и обработки литературы «Система каталогов и картотек в библиотеке» Методическая консультация ст. Калининская

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ КАБИНЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН (ТАТГЛАВАРХИВ) Отдел по взаимодействию с государственными и муниципальными архивами СОСТАВЛЕНИЕ ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ К АРХИВНОМУ

Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. 477 ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ I. Общие положения 1. Настоящие Правила устанавливают

УТВЕРЖДАЮ Директор государственного казенного архивного учреждения «1 ошдарстщ&щли архив Ставро- Л.В. Маркова "ода ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЕННОЕ АРХИВІТ УтаЖ ДЕНИЕ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ 07.07.2017 717 г. Амурск «Об утверждении Положения об архиве администрации Амурского муниципального района Хабаровского края»

Инструкция по работе с ПК «НСА» 1. Запуск 1.1. Откройте программу НСА, для этого в папке с программой НСА (по умолчанию: C:\Program Files\iTex\NSA) найдите и запустите файл NSA.exe (Рисунок 1) Рисунок

На главную страницу Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 Основные правила работы архивов организаций Введение 1. Общие положения 1.1. Понятие архива организации 1.2. Виды архивов 1.3. Основные

М Е Ж Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ ИЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СТРУКТУРА И ОФОРМЛЕНИЕ ГОСТ 7.23-96 Издание официальное МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ БИБЛИОТЕКИ СПБГЭТУ 1.Общие положения 1.1.Настоящее Положение определяет порядок организации, ведения, редактирования и администрирования электронного каталога СПбГЭТУ

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. 477 Правила делопроизводства в федеральных органах

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОРОДА МОСКВЫ Главная страница ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ НА ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЯХ МОСКВЫ (ЦАДЭНМ) МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ ЦАДЭНМ С ДОКУМЕНТАМИ НА ЭЛЕКТРОННЫХ

ГОСТ Р 51141-98 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ГОССТАНДАРТ РОССИИ Москва Предисловие 1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским

Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28 Дата введения 01.01.99 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ГОСТ

ГОСТ Р 51141-98 Группа Т00 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО Термины и определения Records management and organization of archives. Terms and definitions ОКС

РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ 04.02.2014 17-РГ г. Екатеринбург Об утверждении Правил делопроизводства и документооборота в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ РАБОЧАЯ ПАМЯТКА по организации передачи тематических негативных фотопленок на государственное хранение, их учет, описание и использование Составитель: В.Д. Тихоша,

Министерство образования и науки Российской Федерации Пл 14-2015 Тематический план комплектования фонда научной библиотеки УТВЕРЖДЕНО Ректор А.Д.Плутенко 25.12.2014 Пл 14-2015 Благовещенск, 2015 Составил

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления

Б3.ДВ.14.2. Архивоведение Фонд оценочных средств для проведения промежуточной аттестации обучающихся Общие сведения 1. Кафедра истории 2. Направление подготовки 44.03.05 Педагогическое образование (профили

87 ПРИЛОЖЕНИЯ (образцы форм) 88 Приложение 1 к пп. 2.11.5, 2.11.7.2. АКТ (дата) УТВЕРЖДАЮ Директор о неисправимых повреждениях Подпись Расшифровка документов подписи Фонд Название фонда В фонде обнаружены

Участвовать в проведении экспертизы ценности документов и отборе документов постоянного и временного хранения для передачи в архив; - подготавливать документы к последующему хранению и использованию;

СОВЕТ МИНИСТРОВ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 14 декабря 2016 года 693 г. Луганск Об утверждении порядка государственного учета документов Архивного фонда Луганской Народной Республики

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) Records management and organization

1 Составление и оформление описей дел по личному составу организации Документы по личному составу, образующиеся в процессе деятельности организаций, являются документальным подтверждением трудового стажа

УТВЕРЖДЕН приказом ГУРХ «НАРХ» от 9.0.20 -п (с последующими изменениями) Прейскурант работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе Государственным казенным учреждением Республики Хакасия «Национальный

Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу Методические рекомендации по усовершенствованию и переработке описей дел Составитель: Ч.М. Гиниятуллина ведущий консультант сектора обеспечения

Комитет по делам архивов Оренбургской области Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Оренбургской области» (ГБУ «ГАОО») СОСТАВЛЕНИЕ АРХИВНЫХ ОПИСЕЙ Обзор архивоведческой литературы,

Информационно-поисковая система КГКУ «Государственный архив Алтайского края» в информационном обеспечении пользователей Информационно-поисковая система КГКУ «Государственный архив Алтайского края» (далее

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ Бюджетное профессиональное образовательное учреждение Удмуртской Республики «Ижевский индустриальный техникум имени Евгения Фёдоровича Драгунова»

Муниципальное казенное учреждение «Калининская межпоселенческая библиотека» Отдел комплектования и обработки литературы «Библиотечные фонды и каталоги» Выпуск 3 Библиотечные каталоги и картотеки Методическая

1. Общие положения. 1.1. Электронный каталог (ЭК) библиотеки представляет собой машиночитаемый библиотечный каталог, работающий в реальном режиме времени, и является составной частью справочно-поискового

Аннотация рабочей программы дисциплины Б1.Б14 Архивоведение Направление подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение, [Документоведение и документационное обеспечение управления] 1. Цели и задачи

Ретроспективная документальная информация, содержащаяся в фондах Государственного казенного учреждения Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» ГКУ РО «ГАРО» 1 (далее - госархив) может быть эффективно использована в политических, народнохозяйственных и социально-культурных целях только с помощью специально создаваемой системы научно-справочного аппарата (НСА). Система НСА госархива – это комплекс взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников, информационных документов, создаваемых для обеспечения сохранности и поиска архивных документов и документной информации.

Состав системы НСА госархива определен составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска, интенсивностью использования документной информации. Система НСА содержит информацию на уровнях: фонд - дело - документ.

Все архивные справочники и информационные документы делятся на межархивные, межфондовые и внутрифондовые (внутривидовые).

Обзор научно-справочного аппарата к документам госархива Ростовской области составлен в целях повышения оперативности в информационной работе архива, расширения возможностей организации инициативной информации, обеспечения полноты использования системы НСА в целом и использования каждого справочника и информационного документа по назначению.

В обзоре дана характеристика элементов системы НСА, выполняющих информационно-поисковую функцию: архивных справочников и информационных документов; раскрыто их назначение, состав, структура, источники пополнения, показана связь с другими справочниками, изложен порядок пользования справочниками.

К обзору приложен Перечень архивных справочников и информационных документов с указанием их местонахождения. По мере подготовки и создания один экземпляр новых справочников передается для постоянного хранения и использования в работе в СИФ ГАРО, информационных документов (статей, лекций, докладов, справок, информаций) – в фонд архива. Сведения о них вносятся в соответствующие разделы рабочих экземпляров Перечня (читальный зал, отдел информации).

В случае, если в информационном документе не указывается название области, следует понимать, что имеется ввиду Ростовская область. Название других регионов (Краснодарский, Ставропольский, Северо-Кавказский края и др. обязательно указываются).

В информационных документах указываются 2 даты: 1-я означает дату события или хронологический отрезок, 2-я – дату составления информационного документа.

Обзор НСА предназначен для сотрудников архивных учреждений и пользователей читального зала.

АРХИВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ

Архивные справочники обеспечивают поиск хранящихся в архиве документов и информируют об их составе и содержании в целях всестороннего использования. В госархиве создаются межфондовые и внутрифондовые архивные справочники.

1. МЕЖФОНДОВЫЕ СПРАВОЧНИКИ

1.1. Путеводитель «Государственный архив Ростовской области» (Ростиздат, 1961), содержит информацию о комплексе фондов, хранящихся в госархиве Ростовской области и его филиалах в гг. Новочеркасске, Таганроге и Шахтах 2 по состоянию на год издания каждого из справочников.

Путеводитель состоит из трех разделов: фонды дореволюционного периода, фонды периода контрреволюции на Дону, фонды советского периода.

Информацию о деятельности предшественников фондообразователей советского периода в ряде случаев можно найти в фондах досоветского периода.

Путеводитель построен по производственно-отраслевому принципу. В пределах отраслевых групп фонды сгруппированы по однотипности учреждений, организаций и предприятий, по признаку ведомственного подчинения, по масштабу деятельности фондообразователя. В самостоятельный раздел выделена характеристика фондов личного происхождения.

В основной части путеводителя даны характеристики фондов, документы которых могут быть широко использованы в политических, народнохозяйственных и социально-культурных целях. Фонды, незначительные по объему или имеющие справочное значение, включены в список фондов, не вошедших в основную часть путеводителя, который дан в приложении к путеводителю. Принцип расположения фондов в списке тот же, что и в основной части путеводителя. В приложении к путеводителю даны также справка о составе фондов СИФ, справка об изменениях административно-территориального деления края с XVIII века до 1960г. и карта изменений административных границ на территории Нижнего Дона и Северного Кавказа.

Путеводитель снабжен также указателем имен, упоминающихся в характеристиках фондов.

Построение основной части путеводителя дает четкое представление о составе фондов государственного архива и его филиалов как единого целого, отражает взаимосвязь фондообразователей. Схема построения путеводителя является дополнительным источником информации о документах фондов, помогает уяснить место каждой организации в системе государственного аппарата.

Характеристики фондов, данные в путеводителе, состоят из наименования фонда, справочных данных о нем (номер, количество дел, крайние даты), краткой исторической справки о фондообразователе, аннотации документов фонда. Если название фондообразователя изменялось, то название фонда в путеводителе дано по последнему названию фондообразователя (в пределах периода, за который хранятся документы). Все предыдущие переименования даны в исторической справке. Название фонда состоит из полного и в скобках официально принятого сокращенного названия фондообразователя, его подчиненности, крайних дат существования в пределах хронологических рамок документов, указанных справочных данных. Отсутствие документов за те или иные периоды находит отражение в справочных данных (1937-1939 гг., 1943-1956 гг.) Если значительную часть фонда составляют документы по личному составу, при указании объема фонда делается специальная оговорка. Например, 3152 дела (в т.ч. 1445 личных дел). В фондах личного происхождения встречаются документы, образовавшиеся до рождения фондообразователя и отложившиеся после его смерти (документы о нем, о юбилейных датах, об открытии памятника фондообразователю).

К номерам фондов советского периода добавляется буква «Р».

Фонды, хранящиеся в Таганрогском филиале, отмечены одной звездочкой (х), в Шахтинском – двумя (хх), в Новочеркасском – тремя (ххх).

Справочные данные о фонде необходимы лицам, пользующимся путеводителем: номер фонда – при затребовании НСА к фонду и документов фонда; объем фонда отражает степень его сохранности; крайние даты показывают хронологический период, охватываемый документами фонда. Сопоставление крайних дат документов с крайними датами существования фондообразователя, данными в исторической справке, также позволяет судить о степени сохранности фонда, о наличии в фонде документов предшественника фондообразователя.

Два дополнения к Путеводителю, изданные в 1971 и 1975 гг. в виде Кратких справочников по фондам (1.2. и 1.3.) , содержат обобщенную информацию о фондах, принятых на хранение после издания путеводителя, и о дополнительных поступлениях по фондам, вошедшим в путеводитель. Краткие справочники включают предисловия, содержащие групповые характеристики фондов, сведения о составе фотодокументов и научно-справочной библиотеки.

Структура справочников аналогична структуре раздела фондов советского периода путеводителя. Характеристики фондов включают полное и сокращенное название организации – фондообразователя, ее подчиненность, номер фонда, объем, крайние даты документов и крайние даты деятельности фондообразователя, если даты не совпадают.

Путеводитель и дополнения к нему тиражированы, имеются в Справочно-информационном фонде (СИФ) госархива и в читальном зале.

В настоящее время готовится электронная версия путеводителя с учетом фондовых поступлений за последний период.

1.4. Указатель фондов архива является также межфондовым справочником. Главная цель указателя фондов архива – обеспечение быстрого и эффективного поиска требуемых фондов. В условиях, когда постоянно растет спрос на хранящуюся в архиве ретроспективную информацию, Путеводитель и Краткие справочники по фондам не удовлетворяют всем требованиям поиска. В указателе фондов архива оперативно отражаются все изменения в составе и объеме фондов. В этом его преимущество перед издаваемыми справочниками.

Указатель фондов обеспечивает информационный поиск на уровне фонда.

Схема построения указателя аналогична схеме путеводителя. В указатель включены все фонды госархива. На карточке дано название фонда, переименования фондообразователя и его подчиненность, крайние даты существования, объем фонда, крайние даты документов, номер фонда. В самостоятельный раздел выделены карточки со сведениями о выбывших фондах, указано их местонахождение.

Карточный указатель фондов архива ведется в госархиве в 3 экз. и хранится: в читальном зале, в отделе информации и в отделе обеспечения сохранности и государственного учета документов.

2. СИСТЕМА КАТАЛОГОВ.

Система каталогов госархива представляет собой совокупность различных по целевому назначению и структуре каталогов, взаимно связанных и дополняющих друг друга, и потому позволяет осуществлять многоаспектный поиск документной информации.

В систему каталогов госархива входят:

2.1 каталоги к документам на бумажной основе:

2.1.1 систематический:

2.1.1.1 досоветский период

2.1.1.2 советский период

2.1.1.3 досоветский период по истории госучреждений

2.2.1.4 именной каталог

2.2 каталоги к фотодокументам:

2.2.1 систематический советского периода

2.2.2 предметно-тематический советского периода

2.2.3 тематический досоветского периода

2.2.4. именной каталог.

Необходимым условием эффективной работы системы каталогов является установление связей между ними – организация взаимодействия элементов системы, которая осуществляется, как правило, с помощью отсылочных карточек и различных указателей. Все каталоги, входящие в систему, прежде всего, связаны с систематическим каталогом.

2.1.1.1. Систематический каталог к документам на бумажной основе (досоветский период) создается на основе Схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов Российской Федерации (XVIII – нач. ХХ вв.). М., 1978,1983, (ЕКДИ).

2.1.1.2. Систематический каталог к документам на бумажной основе (советский период) создается с 1964г. Первоначально он создавался на основе Схемы единой классификации документальных материалов Государственного архивного фонда СССР (советский период). М., 1962, с последующими изменениями и дополнениями к ней. С 1980г. был переведен на Схему единой классификации документной информации (ЕКДИ) в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период). М., 1978г. СЕК служит не только руководством при систематизации карточек в каталоге, но и выполняет одновременно функции научно-справочного аппарата, облегчает пользование каталогом, ориентирует в наличии документов определенного содержания, способствует более быстрому их нахождению.

Систематический каталог содержит сведения на разных уровнях обобщения обо всем документальном комплексе архива (в том числе на уровне отсылочной карточки к другим каталогам и справочникам системы НСА архива). Благодаря такому комплексному характеру содержания и логической структуре построения, систематический каталог способен выдавать информацию в целом по отраслям знания и деятельности общества, воспроизводить связи между событиями и явлениями, зафиксированными в документах. Все это определяет его центральное положение в системе каталогов архива.

Каталог содержит полные сведения по всем фондам 1 и 2 категорий; по фондам 3 категории органов государственной власти, учреждений и организаций сельского хозяйства, народного образования и др. отраслей.

В каталоге сосредоточены также сведения из печатных источников СИФ ГАРО (газет, журналов, сборников, законодательных актов). Значительное количество таких карточек имеется в разделах Б – «Государственное устройство» и И2 – «Профессиональные союзы». Карточки, содержащие сведения по истории Дона, выявленные по документам центральных госархивов (ЦГА г. Москва и ЦГАНХ), сосредоточены в отдельном ящике, систематизированы в соответствии с СЕК.

Каталог состоит из 5 отделов, каждый из которых делится на подотделы и разделы (в основном по отраслевому признаку). Разделы располагаются в логической последовательности и имеют свое внутреннее деление: подразделы, темы, подтемы, вопросы. В каталоге на определенной ступени классификации применен формальный признак систематизации карточек: хронологический, алфавитный или географический (последним из которых является хронологический). Для закрепления структуры и ряда конкретных понятий применяется буквенно-цифровая система индексов.

С целью облегчения пользования каталогом, отделы, подотделы и последующие деления отделяются друг от друга карточками-разделителями. Для каждого деления употребляется карточка – разделитель определенного цвета, размера и формы. На разделителях указан индекс и название соответствующего деления (отделов, подотделов, разделов). На разделителях к карточкам, содержание понятий которых не нашло отражения в СЕК, указано только название темы и вопроса (без индекса).

На каждый ящик каталога внесен первый и последний индексы и наименования делений, включенные в него.

Взаимосвязь между делениями каталога осуществляется путем системы отсылок.

На разделителях ниже основного индекса и его наименования указан отсылочный индекс, где также сосредоточена информация по данному вопросу. За разделителем помещена отсылочная карточка, в содержании которой указан вопрос или вопрос и поисковые данные с указанием индекса, где может быть расположена подобная информация.

Степень полноты включения в каталог информации можно определить по книге и карточке учета фондов госархива, прошедших каталогизацию. По картотеке, систематизированной в порядке номеров фондов, определяется сам факт тематической разработки фонда (на карточке даны: номер, название, крайние даты документов фонда; порядковый номер и страница регистрации по книге учета). По книге учета фондов, прошедших каталогизацию, устанавливается: количество дел, подвергнутых каталогизации, методика разработки (поединично, подокументно), количество составленных карточек, степень завершенности работы (влиты карточки в каталог или нет). Справка о каталогизации фонда помещается в дело фонда.

Каталог насчитывает более 300 тысяч тематических карточек. Источником пополнения каталога являются карточки, составленные при целевой тематической разработке, научно-технической обработке фондов, тематическом выявлении и др. видах работ с документами.

2.1.2 Каталог по истории госучреждений создается, в основном, на базе карточек, выделяемых из систематического каталога в ходе его усовершенствования. В него включаются также сведения по истории учреждений, документы которых хранятся в госархиве. Сведения берутся из листов фондов. В каталоге отражаются сведения о создании, ликвидации, реорганизации, переименовании учреждений, организаций и предприятий, об изменениях в структуре и подчиненности.

В основу схемы каталога положена ЕКДИ.

2.1.3 В именной каталог включены карточки со сведениями о жизни и деятельности революционеров, крупных ученых, писателей, композиторов и многих других выдающихся деятелей за дореволюционный и советский периоды.

Источниками его пополнения являются карточки, составленные по запросам учреждений и в результате тематического выявления. Пополняется также за счет дублирования тематических карточек систематического каталога (советский период). Построен он по алфавитному признаку.

Сведения по истории учреждений сосредоточены также в исторических справках, подготовленных архивом по заявкам учреждений. Наименования учреждений внесены в Перечень архивных справочников и информационных документов. Справки хранятся в фонде ГАРО (Р-137. Оп. 1,5,7).

2.2 Каталоги на фотодокументы:

2.2.1 Систематический советского периода - построен по ЕКДИ, предметно-тематический советского периода – по географическому признаку, внутри – по учреждениям,

2.2.2 тематический советского периода – по темам,

2.2.3 предметно-тематический советского периода – по темам, 2.2.4.. именной - создается путем дублирования тематических карточек систематического каталога, построен по алфавитному принципу.

Особенностью каталогов на фотодокументы является форма тематической карточки – видовая карточка, представляющая собой контрольный отпечаток с фотодокумента. На оборотной стороне дается описание фотодокумента, в виде краткой аннотации о событиях, предметах, лицах, изображенных на фотодокументе, дата и место события, автор съемки.

3. ВНУТРИФОНДОВЫЕ (ВНУТРИВИДОВЫЕ) СПРАВОЧНИКИ

3.1 Указатель описей и документов фондов . Важным этапом информационного поиска в архивах является поиск требуемой описи. К фондам, имеющим много описей с нечеткой систематизацией дел, составляются указатели описей. Например, документы фонда Азово-Черноморского краевого земельного управления в количестве около 14 тыс. дел учтены по 10 описям. Описи составлены по отраслевому принципу без учета принадлежности документов к структурному подразделению, с нарушением хронологии, что усложняет поиск документов. С целью повышения оперативности составлен сводный указатель описей фонда. Указатель построен по хронологическо-структурному принципу. В годовые разделы указателя вынесены наименования структурных подразделений земельного управления, расположенные в алфавитном порядке. Аналогичные указатели составлены и к другим фондам, учтенным по 10 и более описям.

Указатель описей фонда дает ссылки только на опись (раздел описи) или на опись и дело. Однако, в том случае, когда указан номер дела, пользование указателем не освобождает от обращения к конкретной описи, а лишь конкретизирует поиск, позволяя наметить для просмотра заголовки интересующих дел.

С помощью указателя к описям ускоряется поиск необходимой информации, отпадает необходимость в выдаче и просмотре всех описей фонда.

Указатели к документам существенно дополняют описи и каталоги, раскрывая содержание документов в ином аспекте. Они создаются при тематической разработке многоинформативных, широко используемых фондов. Например, к документам фонда Северо-Кавказского крайсовнархоза (1920-1929гг.), описи которого построены по хронологии, а заголовки дел недостаточно полно раскрывают содержание, составлен предметно-тематический внутрифондовый указатель, отсылающий к делам и листам. Межфондовые указатели создаются к документам одной отраслевой групы фондов. С их помощью осуществляется поиск по теме, отраженной в комплексе документов отрасли. Так при исполнении запросов по истории колхозов и совхозов может быть использован указатель организаций, учреждений и предприятий системы сельского хозяйства Дона и Северного Кавказа за 1920-1937гг., составленный по документам 12 фондов. Указатель содержит все основные сведения по истории и деятельности учреждений системы. В поисковые данные включены номера фондов, описей и дел. Аналогичные межфондовые указатели составлены к документам групп фондов здравоохранения и народного образования.

3.2 ОПИСИ ДЕЛ

Опись дел – основной внутрифондовый архивный справочник. Она содержит информацию и обеспечивает информационный поиск на уровне дела.

Опись дел – систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающих состав и содержание фонда.

Все документы, хранящиеся в архиве, описаны (более 4200 описей на документы 2730 фондов). Количество описей в каждом фонде от 1 до 40. Качество описей также различное.

В госархиве проводится планомерная работа по переработке и усовершенствованию описей. С целью правильного определения очередности работ и методики раскрытия содержания все фонды в зависимости от их информационной значимости и используемости разделены на три категории. В настоящее время в госархиве ко всем фондам 1 и 2 категорий имеются описи, отвечающие всем современным требованиям, снабжены необходимым научно-справочным аппаратом (предисловия, указатели, переводные таблицы, оглавления и др.). Однако, немало еще фондов 3 категории, имеющих рукописные, на ветхой бумаге, описи с большим количеством пометок о выбывших делах. Архив планомерно занимается усовершенствованием описей этой многочисленной группы фондов.

Переработка описей проводится в тех случаях, когда необходимо уточнить фондирование документов, выделить в самостоятельную опись документы по личному составу, когда в описи много «глухих» заголовков, не раскрывающих содержания документов, имеются дополнительные описи.

В процессе переработки описей просматриваются полностью все дела, проводится тематическая разработка фонда, составляются новые заголовки, уточняется систематизация, перешифровываются дела, составляется переводная таблица шифров дел, которая помещается в конце новой описи. С помощью переводной таблицы можно при необходимости без больших затрат времени перевести старый шифр ранее использованного дела на новый. Чаще всего приходится это делать при использовании тематических карточек каталога, составленных до переработки описей и имеющих старые шифры. Необходимость перевода шифра устанавливается путем сопоставления даты составления тематической карточки или использования документа с датой переработки описи.

В процессе усовершенствования описей уточняются и редактируются заголовки, составляются недостающие элементы НСА (предисловия, предметно-тематические, географические и др. указатели, оглавления), что значительно повышает информативность описей. Выбор типа указателя определяется характером и направлениями деятельности фондообразователя, составом и содержанием документов, принципами систематизации дел.

Все фонды, проходящие переработку и усовершенствование, подвергаются одновременно тематической разработке, а это значит, что поиск информации по вопросам деятельности фондообразователя следует проводить и по каталогам. Факт прохождения тематической разработки фонда отражен во 2-й части предисловия к описи.

Из микрофотокопий документов по истории Дона, выявленных в центральных государственных архивах, созданы коллекции (КМФ), которые учтены по специальным описям.

Внутривидовым архивным справочником к фотодокументам являются описи фотодокументов и книги учета к описям. В описи раскрывается содержание документа, указывается дата и место события, откуда и когда поступил документ, автор съемки. Содержание позитивов, включенных в фотоальбомы, раскрывается с помощью внутренних описей. Фотодокументы поступают в госархив по описям с начала 80-х годов после издания Основных правил работы госархивов с кинофотофонодокументами.

4. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Составной частью системы НСА являются информационные документы: обзоры (тематические и фондовые), указатели, перечни, справки, списки, доклады, лекции, статьи, написанные с использованием документов архива, исторические справки, сборники документов и др. Информационные документы, как и справочники, делятся на межфондовые и внутрифондовые.

4.1. ОБЗОРЫ

Обзоры – справочники о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, связанных между собой единством содержания или фондовой принадлежности, в зависимости от целей раскрытия состава и содержания документов по одной определенной теме, вне зависимости от того, в материалах одного или нескольких фондов находятся сведения, отражающие эту тему. Например, обзор «Сельское хозяйство дона в XIX в.» составлен по документам более 30 фондов; обзор «К истории дореволюционного Таганрога» - по документам 8 фондов.

В госархиве составлено более 60 тематических и фондовых обзоров документов советского и досоветского периодов. Составителями обзоров являются научные сотрудники госархива и филиалов, ученые вузов и студенты исторического факультета университета. Характеристики документов в обзорах сопровождаются ссылками с точными поисковыми данными, что дает возможность найти описываемы документы, не прибегая к помощи других видов НСА (описей).

Основная часть обзоров находится в фонде ГАРО (Р-137), некоторые фондовые обзоры включены в дела фондов. 14 обзоров изданы в двух выпусках сборника «Архивы-общественным наукам», в пяти выпусках историко-генеалогического альманаха «Донской архив». Часть обзоров опубликована в периодических изданиях: Исторический архив (АН СССР), альманах ж. «Дон», в краеведческих записках и др.

Обзоры предназначены для широкого использования историками краеведами, пропагандистами, студентами исторических факультетов вузов, научными сотрудниками архивных учреждений.

4.2. ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ

Тематические перечни документов составляются как по запросам учреждений, так и по инициативе архива. Перечни составляются по документам одного или нескольких фондов. В перечнях, составленных к документам одного или нескольких фондов, заголовки документов располагаются независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии, вопросно-предметному или номинальному признакам, по значимости документов и т.д.

4.3. ИСТОРИЧЕСКИЕ СПРАВКИ

Исторические справки представляют собой сведения по истории населенного пункта, организации или события, куда входят даты образования и даты ликвидации в случае справки по истории организации, даты происшедших событий, сведения о развитии и деятельности, участие в известных событиях. Исторические справки составляются на основании архивных документов, на которые в тексте справки делаются ссылки, справки составляются как по запросам организаций и граждан, так и по инициативе госархива.

4.4. СПРАВКИ, СТАТЬИ, СПИСКИ, ЛЕКЦИИ, СООБЩЕНИЯ

5. СБОРНИКИ ДОКУМЕНТОВ И ДРУГИЕ ПЕЧАТНЫЕ ИЗДАНИЯ

6. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД (СИФ) ГАРО

В СИФ ГАРО хранятся и выдаются пользователям в читальный зал:

• собрание сочинений В.И. Ленина, К. Маркса, Ф. Энгельса, избранные произведения деятелей КПСС; стенограммы съездов и конференций КПСС, съездов КПСС и Советов и др.;
• полное собрание законов Российской империи;
• собрание законов, указов, постановлений и распоряжений правительства СССР, РСФСР; Ведомости Верховного Совета СССР, РСФСР; издания по истории России и советского государства;
• научно-исторические периодические издания;
• энциклопедические словари;
• справочники по административно-территориальному делению СССР, РСФСР, Юго-востока России, Северо-Кавказского и Азово-Черноморского Краев, ростовской области;
• путеводители и справочники по фондам центральных государственных архивов СССР, союзных и автономных республик, госархивов, краев и областей;

С 2004 г. филиал ГАРО в г. Шахты преобразован в Центр хранения архивных документов в г. Шахты на правах юридического лица.