Обеспечение сохранности документов при выполнении архивных работ. Обеспечение сохранности документов в государственных архивах. Проблемы обеспечения сохранности архивных документов Обеспечение сохранности документов архива организации

09.12.2019

В результате освоения материалов данной главы студент должен: знать

  • основные формы и направления деятельности архивов по обеспечению сохранности документов;
  • основные факторы, приводящие к повреждению документов;
  • основные параметры хранения документов на различных носителях;
  • основные методы реставрации и консервации документов; уметь
  • соблюдать правила и нормы обеспечения сохранности документов при их использовании;

владеть

Базовыми методами обеспечения сохранности архивных документов.

Одной из главнейших задач архивов во всем мире всегда считалось, считается и будет считаться хранение находящихся в них документов. Вот почему принципы и методы хранения документов занимают одно из ведущих мест и в архивной науке (архивоведении), и в нормативно-методических документах, которыми должны руководствоваться архивы в своей повседневной деятельности, и в законодательстве об архивах и архивном деле.

Но, вопреки существующим на бытовом уровне представлениям об архивах, хранение в архивах - это не просто пассивное наблюдение за находящимися в них документами, а весьма активная деятельность, направленная на обеспечение сохранности документов.

Обеспечение сохранности документов - создание и поддержание оптимальных условий сохранения архивных документов, устранение факторов, способствующих их утрате, а также создание копий наиболее ценных документов на случай утраты подлинников.

Для государственных архивов, хранящих документы Архивного АФ РФ, т.е. документы, которые в силу их ценности заслуживают постоянного (вечного) хранения, обеспечение сохранности, по определению, означает создание условий для того, чтобы эти документы сохранялись вечно .

Но и для ведомственных архивов, и для текущего делопроизводства требование обеспечить условия, исключающие утрату документов в процессе их временного хранения, не менее актуально.

Основными факторами , приводящими к утрате и повреждениям документов , являются:

  • - хищения и преднамеренное уничтожение документов («человеческий фактор»);
  • - пожары, наводнения и другие стихийные бедствия, а также войны;
  • - неблагоприятное воздействие физических и химических факторов;
  • - неблагоприятное воздействие биологических факторов, биоповреждения;
  • - естественное старение носителей документов;
  • - амортизация документов в процессе их использования.

Хищения документов (как и книг, и музейных экспонатов) сопровождали архивы, библиотеки, музеи в течение всего времени их существования. Такие хищения производились и производятся как с целью наживы, так и с целью монопольного обладания ценными историческими документами, их коллекционирования. В некоторых случаях причиной хищений могут быть попытки скрыть нежелательную (например, компрометирующую то или иное лицо или организацию) информацию. Преднамеренное уничтожение документов может иметь место и как акт вандализма, и как попытка скрыть улики. Но гораздо больше документов было уничтожено в результате неквалифицированной экспертизы, например, «макулатурных кампаний». Во избежание такого уничтожения документов существует система комплектования и экспертизы, включающая нормативно-методические требования к отбору документов для постоянного хранения и к выделению не представляющих ценности документов для уничтожения . Эта система позволяет сохранить наиболее ценные документы отдельных и лиц, и негосударственных учреждений и организаций.

Стихийные бедствия также сопровождают архивы в течение всего существования человеческой цивилизации. Против пожаров существует система обеспечения противопожарной безопасности, пожаротушения и эвакуации подвергшихся опасности (по крайней мере, наиболее ценных) материалов. Против наводнений, землетрясений и подобных стихийных бедствий направлены требования к размещению архивохранилищ вне заведомо угрожаемых зон , к сейсмологической устойчивости архивных зданий и т.д. Губительные последствия войн, приведших в свое время к гибели многих архивов, могут быть смягчены (или в значительной степени устранены) эвакуацией наиболее ценных документов в безопасные места, усилением мер противопожарной безопасности, а также созданием копий наиболее ценных документов .

Неблагоприятное воздействие физических и химических факторов устраняется (или в значительной степени ограничивается) созданием оптимальных условий хранения, в том числе строительством специальных зданий для архивов, обеспечивающих такие условия, специальным оборудованием архивохранилищ и, конечно, постоянным наблюдением за условиями хранения.

Неблагоприятные воздействия биологических факторов (биоповрежде - ния) устраняются путем уничтожением вредоносных для документов организмов и постоянного биомониторинга хранилищ и документов.

Естественное старение носителей документов , к сожалению, неизбежно. Но это старение можно замедлить путем создания оптимальных условий хранения, специальной обработки документов с целью из стабилизации, а для наиболее ценных документов можно (и должно) создавать их страховые копии, позволяющие сохранить основную информацию этих документов.

В процессе использования документов, будь то перелистывания дела на бумажной основе, просмотр кинопленки или прослушивание звукозаписи, неизбежна амортизация документов. Главным и неустранимым противоречием, заложенным во всей деятельности архивов, является противоречие между необходимостью использования документов (без чего лишается смысла их хранение) и неизбежностью отрицательных воздействий этого использования на сохранность документов (без чего, в конечном счете, становится невозможным само использование). Последствия этого противоречия смягчаются, во-первых, соблюдением пользователями (и сотрудниками архива, и исследователями) правил обеспечения сохранности документов в процессе их использования, во-вторых, заменой при использовании подлинников копиями. Например, запрещается размещать архивы в местах, подверженных регулярным наводнениям, хранить архивные документы в угрожаемых затоплением подвалах. В Санкт-Петербурге до постройки дамбы этот запрет был особенно актуальным.

  • Не случайно во всем мире массовое страховое копирование архивных документов началось после Второй мировой войны, в период, когда угроза третьей была вполне актуальной.
  • Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

    Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

    Размещено на http://www.allbest.ru/

    Размещено на http://www.allbest.ru/

    Государственный комитет Республики Марий Эл по профессиональному образованию

    Государственное образовательное учреждение

    Среднего профессионального образования

    Республики Марий Эл

    «Торгово-технологический колледж»

    Курсовая работа

    По дисциплине «А рхивоведение»

    Тема: О беспечение сохранности архивных док у ментов

    Выполнила -Васенева Полина Николаевна

    Специальность - 032002

    Документационное обеспечение управления

    Группа - Д-31

    Проверил - преподаватель Суслова О.И.

    Йошкар-Ола

    Введение

    1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

    1.1 Создание оптимальных условий хранения документов

    1.2 Размещение документов в хранилище. Топографирование

    2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов

    2.1 Порядок выдачи дел из хранилищ

    2.2 Проверка наличия и состояния дел

    2.3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования

    3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов

    3.1 Проверка физического состояния документов

    3.2 Физико-химическая и техническая обработка архивных документов

    Заключение

    Список использованной литературы

    Приложение

    В ведение

    Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время - первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив - это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества. хранение документ топографирование фонд

    Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.

    Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

    Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности. Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

    Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

    Строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

    Созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

    Применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

    Основной целью курсовой работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

    Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

    1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.

    2. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

    3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.

    1 . Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

    1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов

    Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).

    Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

    Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2 .

    Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

    Архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.

    Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке и располагаются изолированно в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронного архива - от источников электромагнитных излучений и силовых полей.

    Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.

    Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.

    Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением, углекислотным огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2 .

    Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

    Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

    Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

    Хранение документов осуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов.

    В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий оптимальный температурно-влажностный режим для хранения документов на:

    1) бумажных носителях - температура +17 - +19 С, относительная влажность воздуха 50-55 процентов;

    2) черно-белых пленочных носителях - температура +15 С, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

    3) цветных пленочных носителях - температура +2 - +5 С, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

    4) электронных носителях - температура +15 - +25оС, относительная влажность воздуха 40-60 процентов.

    В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются рациональное отопление, проветривание здания и увлажнение (осушение) воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+-5.С) и относительной влажности воздуха (+-10%) не допускаются.

    Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.

    Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

    Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

    Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.

    Не допускается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа.

    Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.

    Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п.).

    Средства хранения устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

    Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами: расстояние между их рядами - 120 см; средствами хранения - 75 см; наружной стеной здания и параллельными ей средствами хранения - 75 см; стеной и торцом средства хранения - 45 см; полом и нижней полкой средства хранения - 15 см.

    1.2 Размещение документов в хранилище. Топографирование

    Размещение документов в хранилищах должно быть рациональным. Документы должны размещаться в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.

    Для оперативного поиска документов в архиве создается научно-справочный аппарат к документам архива:

    - описи дел и заменяющие их номенклатуры дел;

    - предметные, предметно-тематические картотеки;

    - картотеки по личному составу;

    - указатели;

    - исторические справки;

    - обзоры документов.

    Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов долговременного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу.

    Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Схема предусматривает распределение комплексов фондов по хранилищам с указанием (при необходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранилища.

    В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др.).

    Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. Средства хранения нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки - сверху вниз слева направо.

    В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Они составляются на карточках. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов.. На ней указывается название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, опись №, дел с № по №, стеллаж №, шкаф №, полка №, примечания (см. Приложение 1).

    Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.

    Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах, а также в схеме размещения фондов.

    2 . Применение специальных средств хранения и перемещения документов

    2.1 Порядок выдачи дел из хранилищ

    Дела выдаются из хранилищ:

    - для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное хранение);

    - для проведения архивных работ с документами.

    Дела, содержащие ветхие документы, особо ценные документы, для использования из хранилищ не выдаются, вместо них выдаются копии. Выдача дел из хранилищ и приём их обратно производятся хранителем фондов.

    Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок: до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель); до трех месяцев - фондообразователям; до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

    Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

    Выдача дел из хранилищ оформляется соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.

    Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат: уникальные документы и особо ценные документы; архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы; несброшюрованные архивные документы; дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей; дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

    Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.

    На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.

    Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.

    Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает: выемку архивных документов; сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов; полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.

    Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

    При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.

    В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

    При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.

    При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов.

    Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.

    Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива. Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве.

    2.2 Проверка наличия и состояния дел

    Цель проверки наличия и состояния дел в архивах - установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.

    Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

    В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:

    - уникальных документов - ежегодно;

    - особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет);

    - аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;

    - кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.

    Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).

    В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

    В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.

    Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников в количестве не менее 2 человек.

    До начала работы устанавливается полнота учётных документов по проверяемому фонду, учётные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях фактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится путём сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, индекс дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, указанных в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние определяется путём визуального осмотра дела.

    Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчёте, ошибки в описании, физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно, листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.

    При проверке наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные дела других фондов; изымать дела, не внесенные в опись; сообщать заведующим архивохранилищем о делах, заражённых биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесённые в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтённых дел в ходе проверки запрещается.

    По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.

    На основании итоговых записей в листах (листе) проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описи, пропущенных номеров, а также количество дел, оказавшихся в наличии. В акте указывается также количестве дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления запущенных текстов (см. Приложение).

    Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушениях сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.

    В ходе розыска необходимо:

    Изучить учетные документы по выдаче дел из хранилища;

    Проверить правильность итоговой записи в описи, по которой числятся необнаруженные дела, так как могли быть допущены технические ошибки в порядковой нумерации дел, а при составлении итоговых записей пропущенные и литерные номера не были учтены;

    Проанализировать заголовки необнаруженных дел в описях дел, что позволит выявить дела, включенные в опись дважды или включенные в другую опись данной организации, но под другим номером;

    Изучить старые описи на дела, подвергшиеся ранее научно-технической обработке, сверить их с описью, по которой проводилась проверка;

    Организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих организациях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи;

    Проверить акты приема-передачи дел в архив из организаций;

    Изучить акты о выделении дел и документов к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование.

    На дела, найденные в ходе розыска, составляется справка, которая подписывается руководителем архива. Найденные дела подкладываются на место. В карточке учета необнаруженных дел делается запись "найдено" с указанием даты и номера справки. На отсутствующие документы, пути розыска которых исчерпаны, составляются акт о не обнаружении дел и подробная справка о проведении работ по розыску. Проверка наличия и состояния дел считается завершённой после внесения изменений в учётные документы проверяющегося фонда.

    2.3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования

    Страховой фонд - это совокупность страховых копий особо ценных документов архива. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный из соответствующего типа фотоплёнке непосредственным фотографированием документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда» Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. - 1999. - № 2. .

    Страховой фонд создаётся в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним.

    Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

    При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново.

    Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее - фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).

    Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.

    3 . Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов

    3.1 Проверка физического состояния документов

    Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке.

    В основе экспертизы физического состояния также лежит дифференцированный подход.

    Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел.

    Проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно тремя способами:

    1) сплошная проверка всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда). Достоинство метода - дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток - большие временные затраты;

    2) выборочный способ, когда из всего объема массива выбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива (фонда). Достаточно 2% выборки от всего массива для вывода о состоянии массива в целом. Достоинство - временные затраты значительно меньше. Недостаток - дает усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку;

    3) попутное выявление документов с дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в ходе выполнения ими служебных обязанностей (если их обязанности связаны с полистными просмотром дел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела - отдела обеспечения сохранности документов. Достоинство - наименьшие временные затраты. Недостаток - результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы.

    Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов. Наличие и вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре каждого отдельного документа. При этом необходимо обращать внимание на «возраст» документа (год его создания).

    Проверка и оценка физического состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т. п.), а не количественных показателей (вес, длина, число и т. п.) Это определяет некоторую субъективность оценок эксперта. Поэтому особую важность приобретает подготовленность эксперта. Он должен отработать технику экспертизы на моделях. Эксперт не должен пропускать дефекты, даже если они однотипны.

    Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе-заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.

    Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента; карточке учета технического состояния видеодокумента.

    Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

    3.2 Физико-химическая и техническая обработка архивных документов

    Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

    Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:

    - дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

    - реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;

    - воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом и др.;

    - переплет архивных документов;

    - обеспыливание архивных документов;

    - обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, замораживания, реставрации.

    Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:

    а) архивные документы на магнитной ленте:

    - очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;

    - замене пересохших и покоробленных склеек;

    - оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м;

    - перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;

    б) архивные документы на дисковых носителях: обеспыливанию; протирке антистатиком;

    в) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:

    - обеспыливанию;

    - удалению восковых, жировых и иных загрязнений;

    - укреплению склеек и просечек;

    - ремонту перфорации;

    - переделке грубых, коробленных заплат и склеек;

    - ремонту поврежденных полей кадров.

    Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.

    Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива.

    К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими веществами.

    Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.

    Заключение

    Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

    В результате проведённого исследования по теме "Организация архивного фонда РФ" можно сделать ряд выводов:

    Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

    - комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

    - комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

    Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.

    Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:

    - создание оптимальных условий хранения документов;

    - размещение документов в хранилищах, топографирование;

    - соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;

    - проверка наличия и состояния дел;

    - создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

    - обеспечение физико-химической сохранности документов.

    Список использованной литерат у ры

    1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

    2. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. - 2001. - № 2

    3. Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов //Отечественные архивы. - 2001. - № 1.

    4. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000. - № 1.

    5. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. - 1999. - № 2.

    Приложение А

    Форма акта проверки наличия и состояния дел

    УТВЕРЖДАЮ

    Официальное наименованиеНаименование должности

    вышестоящего органаруководителя организации

    ___________ Расшифровка

    Официальное наименование(личная подпись) подписи

    ОрганизацииДата

    АКТ N___

    Место составления

    Проверки наличия и состояния дел архивного фонда N____

    Настоящий акт составлен комиссией в составе _____________________

    (ФИО председателя и членов комиссии) в связи с _________________

    __________________________________________________________

    (основание)

    Проверкой установлено, что:

    1. Всего числится по описям дел _______________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных __________________________

    _____________________________________________________________

    (Официальное наименование уполномоченного органа) (цифрами и прописью)

    2. Всего не оказалось в наличии __________________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных ________________________

    __________________________________________________________ дел

    (Официальное наименование уполномоченного органа) (цифрами и проп и сью)

    3. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам, _________________ дел.

    4. Оказалось в наличии по данному архивному фонду ____________ дел.

    5. Имеется неописанные ________________ дела.

    6. Всего по архивному фонду имеется в наличии _______________ дел, из них:

    1) требующих дезинфекции __________________ дел;

    2) требующих дезинсекции __________________ дел;

    3) требующих реставрации __________________ дел;

    4) требующих переплета и подшивки __________________ дел;

    5) требующих восстановления затухающих текстов ____________ дел;

    6) неисправимо поврежденных ___________________ дел;

    7) выданных во временное пользование __________________ дел.

    7. __________________________________________________________

    (Общая характеристика состояния и условий хранения документов.)

    _____________________________________________________________.

    (Основные отрицательные явления в состоянии и условиях хранения док у ментов)

    Проверку проводили:

    Председатель комиссии _________________ Расшифровка

    (личная подпись) подп и си

    Члены комиссии _______________________ Расшифровки

    (личные подписи) по д писей

    Размещено на Allbest.ru

    ...

    Подобные документы

      Понятие обеспечения сохранности архивных документов. Сроки проведения проверок наличия и состояния документов. Необходимость проверки физического и технического состояния. Оформление результатов: фиксирование обнаруженных недостатков, составление актов.

      контрольная работа , добавлен 29.03.2012

      Архивный фонд Российской Федерации как часть историко-культурного наследия, информационный потенциал государства и общества. Проблема безопасности и сохранности документов. Система защиты архивных документов, технические средства и оборудование хранилищ.

      презентация , добавлен 12.01.2015

      Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.

      презентация , добавлен 16.04.2012

      Архивные дела: понятие, сущность, функции. Основные правила работы архивов организаций. Анализ процесса проверки наличия и состояния архивных дел. Условия хранения электронной цифровой подписи, особенности ее использования. Сроки хранения документов.

      контрольная работа , добавлен 19.01.2016

      Понятие учета документов в государственном (муниципальном) архиве. Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации. Система учетных документов архива, их целевое назначение. Общие требования к учетным документам архива.

      контрольная работа , добавлен 29.03.2012

      Направления и цели использования архивных документов. Информирование руководства и структурных подразделений организации о наличии в архивах документов и их содержании. Организация встреч с общественностью. Выдача подлинных дел во временное пользование.

      курсовая работа , добавлен 09.11.2012

      Этапы подготовки документов к передаче в архив. Порядок выдачи из хранилища справок. Составления описи документов постоянного, долговременного хранения. Пример составления личного резюме. Заявление о приеме на работу. Оформление записи в трудовой книжке.

      контрольная работа , добавлен 19.09.2014

      Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.

      контрольная работа , добавлен 14.03.2009

      Нормативно-правовая база использования архивных документов; организация документов и дел в пределах фонда. Проблемы архивного дела на современном этапе, федеральное законодательство РФ. Основные ситуации усложненного и ограниченного доступа к архивам.

      курсовая работа , добавлен 22.05.2014

      Структура и назначение номенклатурных дел. Требования к их формированию и правила хранения. Экспертиза ценности документов. Составление описей дел и порядок передачи их в архив. Суть архивного хранения документов в электронной форме. Экспертные комиссии.

    Система мер по обеспечению сохранности архивных документов включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, который предусматривает создание материально-технической базы хранения документов (помещения и здания хранилищ, средства климатического контроля, средства безопасности хранения и охраны, средства восстановления поврежденных материалов и копирования и другие), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (световой, температурно-влажностный, охранный, санитарно-гигиенический).

    Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, ремонтом и реконструкцией зданий архивов; проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ, применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, противопожарной и охранной сигнализации; применением специальных средств хранения документов (шкафы, стеллажи, коробки, сейфы, папки и т.п.).

    Здания для государственных архивов могут быть переоборудованы из других помещений или построены специально. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, которые загрязняют воздух, от сооружений и объектов, опасных в пожарном отношении, а также согласно требованиям строительных правил и норм .

    Рекомендуется располагать хранилища в зданиях с окнами на северную сторону. Допускается естественное освещение только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, переплетах и папках, применением на окнах светорассеивающих и светонепроницаемых штор и т. п.

    Оборудуют здания архивов углекислотными огнетушителями, противопожарным водоснабжением, охранно-пожарной сигнализацией.

    Для обеспечения длительной сохранности документов на бумажной основе в хранилищах устанавливают оптимальный температурно-влажностный режим хранения при температуре 17-19 о С и относительной влажности - 50-55%.

    Также для длительной сохранности документов должен соблюдаться следующий световой режим :

    Хранить документы нужно в полной темноте;

    Естественное освещение должно быть рассеянным при помощи специальных светорассеивателей;

    Для искусственного освещения используются лампы накаливания в закрытых плафонах. Можно применять люминесцентных лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;

    Хранить документы в папках, переплетах, на стеллажах закрытого типа, шкафах, коробках и т.п.;

    Помещения хранилищ должны поддерживаться в чистоте и образцовом порядке, которые исключают возможность появления насекомых, грызунов, накопления пыли и плесени.

    Оборудуются хранилища стеллажами с соблюдением соответствующего порядка их размещения.

    Между рядами стеллажей расстояние в главном проходе должно составлять 120 см, в проходе между стеллажами - 75 см, такое же расстояние должно быть между стеллажами и наружной стеной здания;

    Между полом и нижней полкой стеллажа расстояние должно составлять не менее 15 см, а в цокольных этажах - 30 см.

    В зависимости от вида документы размещаются в соответствующих первичных защитных средствах: специальных футлярах, коробках, пакетах и т.д.

    В рабочее время хранилище должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Выносить документы из архива в установленном порядке разрешено только по пропускам; обязательно должны быть технические средства защиты (сигнализация, решетки на окнах и т.д.).

    Техническая и физико-химическая обработка архивных документов проводится для: восстановления технических характеристик, свойств, долговечности архивных документов; устранения причин их разрушения и ускоренного старения; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях .

    Работы по технической и физико-химической обработке архивных документов разделяются на плановые и внеплановые.

    Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом особенностей физического состояния архивных документов различных видов, принадлежности их к различным ценностным группам и возможностей архива. Приоритет отдается особо ценным и уникальным документам.

    К внеплановым проверкам относятся работы, которые выполняются в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с массовым или локальным поражением архивных документов водой, огнем, радиоактивными или химическими веществами.

    Срочные меры по изоляции, выделению, санитарной обработке мест их хранения и архивных документов также предпринимаются при поражении архивных документов биологическими вредителями.

    Номенклатура, технология работ и порядок проведения по технической и физико-химической обработке архивных документов определяются методическими и отраслевыми нормативными документами.

    Таким образом, при подготовке к выдаче отдельных архивных документов, изъятых из дел, из архивохранилища вне текста архивного документа на оборотной стороне каждого листа проставляется штамп с архивным шифром.

    Архивные документы, которые выдаются из архивохранилища, должны иметь пронумерованные листы, архивный шифр, лист использования и лист-заверитель документов.

    Оформляется выдача дел из хранилищ соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдача и прием из архивохранилища архивных документов, в том числе полистная проверка состояния и наличия архивных документов перед выдачей и при возврате, производится работником архивохранилища.

    Все обнаруженные в процессе проверки недостатки (технические ошибки в подсчёте, отсутствие дел, физические повреждения, ошибки в описании) вносят в лист проверки состояния и наличия дел. Заполняется лист проверки непосредственно в процессе проверки отдельно на каждую опись, нумеруются листы проверки по порядку номеров и подписываются исполнителем.

    Обеспечением физико-химической сохранности документов называют совокупность работ по специальной технической обработке документов: химической и физической реставрации, обеспыливанию, дезинсекции, дезинфекции, фотореставрации и иным видам работ, которые обеспечивают сохранность документов. Такие работы проводят лаборатории, которые действуют в системе архивных учреждений.

    Глава 3. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации и ответственность за его нарушение

    Так как документы Архивного фонда РФ, которые находятся в частной собственности, могут переходить от одного лица к другому либо отчуждаться в порядке универсального правопреемства или иным способом, то федеральным законом на правопреемника возлагается обязанность уведомить об этом соответствующий муниципальный, государственный архив, библиотеку, музей, организацию Российской академии наук, с которыми прежний собственник заключил договор.

    Если собственник охраняемых государством документов и особо ценных документов свои обязанности по хранению, использованию и учету этих документов не исполняет, и это может привести к утрате ими своего значения, то по решению суда такие документы могут быть изъяты у собственника согласно ст.240 ГК РФ .

    Также, в случае проведения торгов по продаже архивных документов, находящихся в частной собственности, организаторы торгов обязаны не позднее чем за 30 дней до дня их проведения в письменной форме проинформировать о месте, времени и об условиях продажи архивных документов специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти и соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела, на территории которого проводятся торги. Нарушение данного порядка продажи архивных документов может стать основанием для возникновения права в судебном порядке требовать перевода на них прав и обязанностей покупателя согласно гражданскому законодательству .

    Право собственности на архивные документы вне зависимости от их форм собственности охраняется законом. Запрещается изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами.

    Архивные документы, которые находятся в незаконном владении, подлежат передаче законным владельцам или собственникам согласно международному договору России и законодательству РФ.

    Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе :

    Федеральный орган исполнительной власти, специально уполномоченный Правительством РФ;

    Органы государственной власти субъектов РФ (в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в сфере архивного дела).

    Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в России предполагает следующее: юридические лица, а также граждане и должностные лица, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в России, несут административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

    Органы местного самоуправления, государственные органы, муниципальные и государственные архивы, библиотеки, музеи и другие юридические лица, а также граждане - владельцы или собственники архивных документов могут участвовать в работе международных организаций, конференций и совещаний по вопросам архивного дела, принимать участие в международном сотрудничестве в сфере архивного дела и в международном информационном обмене.

    Ввоз и вывоз архивных документов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

    Запрещается вывоз архивных документов за пределы России, находящихся в муниципальной или государственной собственности, а также документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности .

    В отличие от них архивные документы, которые находятся в частной собственности, могут быть вывезены за пределы России. Притом заявленные к вывозу документы подлежат экспертизе ценности документов в порядке, установленном Правительством РФ.

    Ввоз в Россию разрешается только архивных документов, полученных или приобретенных на законных основаниях.

    Вывоз и ввоз в Россию полученных или приобретенных на законных основаниях копий архивных документов на носителях любого вида осуществляются без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым ограничен согласно российскому законодательству.

    Глава 4.

    ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
    4.1. Обеспечение сохранности архивных документов

    Обеспечение сохранности архивов и архивных документов – важная государственная задача. Решение этой сложной задачи обеспечивается за счет комплексного подхода, включающего правовые, организационные, научно-методические и технические аспекты сохранения документов. Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводиться следующий комплекс взаимосвязанных работ:

    Создание оптимальных условий хранения документов;

    Соблюдение порядка размещения документов в хранилищах, топографирование;

    Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;

    Проверка наличия и состояния дел;

    Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

    Обеспечение физико-химической сохранности документов.
    Создание оптимальных условий хранения документов

    Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; применением технических средств создания оптимального температурно-влажностного режима хранения; проведением санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.).

    Здания для архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух, от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, должны соответствовать строительным нормам и правилам.

    Система архивного пожаротушения должна отвечать следующим требованиям:

    Применяемое вещество должно обладать высокой тушащей активностью при минимальном его количестве и стоимости и минимальном воздействии на материалы;

    Оно не должно нанести существенный, неустранимый ущерб для документов, людей и помещений архива;

    Система должна легко и быстро приводиться в рабочее состояние, быть надежной в эксплуатации.

    На сегодняшний день всем этим требованиям отвечают системы пожаротушения тонкораспыленной водой. Тонкораспыленная вода эффективно тушит пожар за 20-30 секунд, практически не оказывает разрушающего влияния на бумагу (воздействие на документы незначительно по объему и через 6 часов уже не обнаруживается), безопасна для людей. Разработаны автоматические модульные системы пожаротушения тонкораспыленной водой и огнетушители, работающие по такому же принципу. Этими средствами уже оснащены некоторые архивы, библиотеки, музеи. Архивы в обязательном порядке должны быть оборудованы средствами пожаротушения и охранно-пожарной сигнализацией.

    Архивохранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Это обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор, жалюзи и т.п. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ в хранилище проводятся при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

    Для обеспечения длительной сохранности документов в хранилищах устанавливается оптимальный температурно-влажностный режим:

    Для бумажных документов – температура 17-19 0 С, относительная влажность 50-55%;

    Для черно-белой кино- и фотопленки – температура 10-15 0 С, влажность 40-50%;

    Для цветной пленки – температура 2-5 0 С, влажность 40-50%;

    Для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 8-18 0 С, влажность 45-65%.

    Помещения архивохранилищ должны поддерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления пыли, плесени, насекомых, грызунов. В архивохранилищах проводятся систематическая влажная уборка, периодическое обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения, ежегодная обработка полов, плинтусов, подоконников, цокольных этажей водными растворами антисептиков. В хранилищах запрещено находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить и использовать в них пищевые продукты, курить.

    В архивах устанавливается особый охранный режим, который обеспечивается техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилища, опечатыванием помещений.
    Размещение документов в хранилище. Топографирование

    Архивохранилища оборудуются передвижными или стационарными металлическими стеллажами с соблюдением определенного порядка их размещения, устанавливаемого правилами работы архивов. Порядок размещения фондов определяется планом (схемой) их размещения. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. Дела размещаются на стеллажах или шкафах горизонтально или вертикально, в коробках или папках.

    В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели на карточках (см. прил. 6). Карточки пофондового указателя составляются на каждый фонд. На карточке указываются: название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, номер описи, дела с № по №, номер стеллажа, шкафа, полки, примечания. Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются в картотеке по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Изменения в расположении документов своевременно отражаются во всех карточках, а также в схеме размещения фонда.
    Порядок выдачи дел из хранилищ

    Дела выдаются из хранилищ для проведения архивных работ с документами (реставрация, микрофильмирование, экспонирование и др.) и для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, организациям-фондообразователям во временное пользование). Дела, содержащие ветхие документы или особо ценные и уникальные документы, для использования из хранилищ не выдаются, вместо них выдаются копии. Выдача дел из хранилищ и прием их обратно производится хранителем фондов или заведующим архивохранилищем. Дела выдаются из хранилища на срок:

    Пользователям в читальный зал и сотрудникам архива – на один месяц;

    Фондообразователям во временное пользование – на три месяца;

    Судебным, следственным, правоохранительным органам – на шесть месяцев.

    Выдача архивных документов для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

    Выдача дел из хранилищ оформляется определенными Росархивом документами и регистрируется в особых книгах (см. прил. 7).
    Проверка наличия и состояния дел

    Цель проверки наличия и состояния дел в архивах – установить соответствие фактического наличия дел учетным документам и выявить поврежденные дела, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, перевода на другой носитель и т.п. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архивов и проводится в соответствии со значимостью документов и правилами работы архивов. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные проверки наличия и состояния всех фондов архива или отдельных комплексов документов.

    Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников архива в количестве не менее двух человек. До начала работы устанавливается полнота учетных документов по проверяемому фонду, учетные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях описей фактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится путем сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, которые указаны в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние проверяется путем визуального осмотра дела.

    Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчете, ошибки в описании, физические повреждения дел) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно.

    При проведении проверки наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места неправильно подложенные дела других фондов; сообщать заведующему архивохранилищем о делах, зараженных биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесенные в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. По окончании проверки в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.

    На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки – количество дел, числящихся по описям; количество дел, не оказавшихся в наличии; количество литерных номеров, не отмеченных в описи; количество пропущенных номеров; количество дел, оказавшихся в наличии. В акте также указывается количество дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления затухающих текстов (см. прил. 11). Одновременно с актом проверки наличия и состояния дел могут составляться необходимые справки о технических ошибках в подсчете, акты обнаружения неучтенных дел, акты о неисправимом повреждении дел и другие акты.

    Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих дезинфекции, реставрации, переплета и т.п., передаются в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов.

    Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушении сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.

    Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверенного фонда.
    Страховой фонд и фонд пользования

    Страховой фонд – это совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный на соответствующего типа фотопленке непосредственным фотографированием документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда». Страховой фонд создается в целях сохранения ценной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документа. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособлено от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения страхового фонда находится в г. Ялуторовск Тюменской области).

    Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается для государственного архива комплект копий уникальных и особо ценных документов для включения их в фонд пользования. Фонд пользования может создаваться также по наиболее используемым документальным комплексам путем создания копий документов на электронных носителях (оцифровка), обеспечивающего идентичность копии и подлинника. Фонд пользования создается для обеспечения сохранности оригиналов документов и организации работы по их использованию.

    Запись и хранение информации в цифровом виде находит все большее применение. Она позволяет решать задачи, ранее недоступные аналоговым технологиям:

    Возможность многократной передачи информации без потери качества;

    Возможность записывать на электронный носитель разные по физической природе сигналы – цветные и черно-белые изображения, аудиовизуальные документы и др. (мультимедиа);

    Возможность записи информации любого качества (в том числе слабоконтрастной, дефектной).

    Сейчас разрабатываются технологии, которые позволяют быстро получать электронные копии с микрофильмов, что очень важно для архивов.
    Обеспечение физико-химической сохранности документов

    Обеспечение физико-химической сохранности документов – это комплекс работ по специальной технической обработке документов: обеспыливанию, реставрации, дезинфекции, дезинсекции, фотореставрации и другим видам работ, обеспечивающим сохранность документов. Эти работы проводят лаборатории, действующие в системе архивных учреждений.

    Сохранность документов не может быть обеспечена без реставрационных работ. Конечно, средствами реставрации можно спасти только малую часть документов. Поэтому архивисты дифференцированно подходят к этому процессу, с учетом ценности и физического состояния архивных документов.

    В настоящее время сложился широкий рынок реставрационного оборудования, инструментария и материалов. Эффективные технические средства и технологии внедряются в практику (установки для удаления избытка влаги методом сублимации, реставрационные паровые карандаши, машины для вакуумирования архивных документов, листодоливочные машины и др.).

    В архивах могут оказаться документы, имеющие биопоражения и подлежащие специальной обработке – дезинфекции и дезинсекции. Биоповреждениям подвержены любые носители: бумага, ткани, пленка и др. Наряду с известными истребительными мероприятиями при обнаружении биозаражений (газовая дезинфекция, фунгицидная обработка), в настоящее время разработан и апробирован эффективный физический способ борьбы с плесневением материалов – дезинфекция потоком ускоренных электронов. В его разработке принимали участие специалисты РГАНТД и Главархива Москвы.
    4.2. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

    В общей системе мер по обеспечению сохранности документов Архивного фонда РФ особое место занимает их государственный учет. Согласно ст. 19 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» все документы Архивного фонда РФ подлежат государственному учету независимо от места их хранения. Порядок государственного учета определяется Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ, разработанным Росархивом и зарегистрированным в Министерстве юстиции РФ в 1997 г.

    Регламент устанавливает порядок взаимодействия Росархива и учреждений его системы, государственных библиотек и музеев, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций-источников комплектования, а также юридических и физических лиц – собственников документов Архивного фонда РФ, то есть всех держателей архивных документов. Важнейшим элементом такого взаимодействия является обязательное представление в архивные органы всеми держателями Архивного фонда РФ сведений об архивных документах с целью обеспечения государственного контроля их сохранности.

    Порядок государственного учета архивных документов, закрепленный Регламентом, основывается на принципах:

    Централизации (организующая и регламентирующая роль Федерального архивного агентства);

    Унификации (установлены единые требования к учетным данным, методика учета, формы учетных документов);

    Динамичности (своевременно и оперативно вносятся изменения в учетные документы или составляются новые учетные документы);

    Полноты и достоверности.

    Государственный учет архивных документов – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.

    Единица учета архивных документов – это единица измерения документов в архиве. Независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации, в российских архивах основными единицами учета документов являются архивный фонд и единица хранения.

    Единица хранения – физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

    В зависимости от вида документации под единицей хранения подразумевается:

    Для документов на бумажной основе – дело (совокупность документов или отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку);

    Для кино- и видеодокументов – физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;

    Для фотодокументов – физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, слайд, позитив), а также фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;

    Для фонодокументов – физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;

    Для электронных документов – физически обособленный носитель с записью одного или нескольких электронных документов (или части электронного документа).

    Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования. Неописанные, то есть необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

    Посредством учета, то есть закрепления за документом или комплексом документов только им присущих учетных номеров, обеспечивается организация документов, контроль их наличия и состояния, адресный поиск документов. Для учета архивных документов в государственных, муниципальных, ведомственных архивах ведется система учетных документов. Каждый справочник этой системы имеет свое функциональное назначение, а все вместе, не дублируя, но дополняя друг друга, дают возможность следить за изменениями в объеме и составе фондов и единиц хранения. Благодаря системе учетных документов мы в любое время можем ответить на широкий круг вопросов: сколько хранится фондов и единиц хранения в Архивном фонде РФ, в регионе, в конкретном архиве на определенный момент времени, сколько поступило в течение года, сколько дел в конкретном архивном фонде и т.д.

    Все учетные справочники делятся на основные и вспомогательные. Состав и форма основных учетных документов строго определены Регламентом государственного учета и правилами работы архивов. Виды и формы вспомогательных справочников не регламентируются, каждый архив определяет их самостоятельно, исходя из практических потребностей. К числу основных учетных документов относятся книга учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фонда, архивная описи дел и документов.

    Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, количества и состава поступивших и выбывших документов за определенный хронологический период времени, а также состояния их описания. Каждая запись поступления или выбытия документов в книге получает самостоятельный порядковый номер. Ежегодно подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел (документов), о чем делается соответствующая запись в книге. Книга служит основой для составления листов фонда, паспорта архива (прил. 12).

    Список фондов служит для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава фондов и коллекций как находящихся на хранении, так и выбывших. В список вносится фонд или коллекция при первом поступлении документов в архив. Каждому фонду по списку присваивается очередной порядковый номер, который и закрепляется за фондом как элемент архивного шифра каждой единицы хранения (архивный шифр – это обозначение, наносимое на каждую единицу хранения в целях ее учета и идентификации; состоит из названия архива и номеров фонда, описи, дела). Название фонда переносится в список с титульного листа описи.

    В случае выбытия фонда из архива в соответствующей графе обязательно указывается место, куда передан фонд, название, номер и дата акта, которым была оформлена передача документов. После передачи фонда в другой архив или включения его в состав объединенного архивного фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается. На 1 января каждого года к списку фондов составляется итоговая запись, в которой указывается общее количество фондов, а также количество фондов поступивших и выбывших в течение года (см. прил. 13).

    Лист фонда – многофункциональный учетный документ. Он обеспечивает в рамках каждого архивного фонда учет количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов в фонде, регистрацию изменений как по каждой описи, так и по фонду в целом, а также фиксацию изменений в названии фонда и в состоянии описания документов. Лист фонда составляется на каждый фонд при его первом поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия документов фонда, в том числе и необработанных. Дата первого поступления фонда указывается аналогично соответствующей графе списка фондов. В целях фиксации изменений в названии фонда в соответствующих графах листа фонда указываются в хронологической последовательности все переименования организации и ее подведомственность с момента возникновения, а также начальная и конечная дата функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.

    В случае выбытия документов в одноименной графе листа фонда обязательно указывается основание снятия документов с государственного учета, название, номер и дата акта. Листы фондов хранятся в папках с клапанами в порядке номеров фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель (см. прил. 14).

    Опись дел и документов – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и других необходимых сведений о составе и содержании дел фонда. Опись обеспечивает поединичный и суммарный учет единиц хранения, закрепляет порядок систематизации единиц хранения, учет текущих изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись.

    Опись является основой для ведения других учетных документов, поэтому качество учета в архиве во многом зависит от качества описей. На основании описи определяется архивный шифр дела, на который даются ссылки при использовании документов.

    Описи нумеруются в пределах каждого фонда по мере их возникновения, номер присваивается по листу фонда в валовом порядке. Количество единиц в одной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру – 9 999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой присваивается новый учетный номер по листу фонда.

    Важнейшим элементом описи как учетного документа является итоговая запись. Из-за ее неправильного составления возникает наибольшее количество ошибок в учете документов. Итоговая запись закрепляет количество дел, числящихся по описи; регистрирует особенности нумерации дел (пропущенные, литерные номера); отражает все изменения в объеме описи после проведения различных работ. Обязательным элементом итоговой записи являются сведения об актах, на основании которых произошло выбытие документов. Например:

    «В опись внесено 64 (шестьдесят четыре) дела с № 1 по № 68, в том числе:

    Литерные номера: № 5а. Акт проверки наличия…№ …от 00.00.0000;

    Пропущенные номера: № 20, 61. Акт проверки наличия…№ …от 00.00.0000;

    Выбыли: № 3, 8, 54. Акт о неисправимых повреждениях документов…№…от 00.00.0000.»

    Таким образом, в описи должна быть сводная расшифрованная итоговая запись, объясняющая причины возможного расхождения между последним номером дела по описи и их фактическим наличием на архивной полке, а также отражающая особенности нумерации дел. Итоговые записи к описи должны быть оформлены ко всем ее экземплярам (прил. 2, 4).

    Кроме названых, в архиве ведутся такие учетные документы:

    Реестр описей – для регистрации описей, учета их количества и состава;

    Описи особо ценных документов;

    Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;

    Опись страхового фонда – для поединичного учета страховых копий особо ценных дел и документов;

    Лист учета аудиовизуальных документов – для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации и учета и нумерации описей аудиовизуальных документов;

    Лист учета и описания уникального документа;

    Лист-заверитель – для учета количества листов в деле;

    Паспорт архивохранилища – для суммарного учета архивных фондов и единиц хранения данного архивохранилища.

    В государственном и муниципальном архиве ведется дело фонда. Оно состоит из комплекса документов по истории фондообразователя и фонда. В деле концентрируются в хронологической последовательности их составления историческая справка к фонду, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, а также все акты, которые являются основанием для внесения изменений в учетные документы.

    Основанием для внесения изменений в учетные документы служат только акты установленной формы: акт приема-передачи документов; акт возврата документов собственнику; акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; акт описания документов личного происхождения, архивной коллекции; акт о создании объединенного архивного фонда; акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении дел (не относящихся к данному фонду, неучтенных и т.д.).

    В соответствии с Регламентом государственного учета все архивы, в которых имеются документы Архивного фонда РФ, ежегодно составляют паспорт архива , который является формой централизованного государственного учета. Он отражает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу на 1 декабря отчетного года. Паспорт архива составляется в двух экземплярах. Вторые экземпляры архивы организаций направляют в государственный или муниципальный архив, чьими источниками комплектования они являются; государственные или муниципальные архивы направляют паспорта архива в орган архивного управления.

    Для того, чтобы учет отвечал предъявляемым требованиям, необходимо выполнять несколько обязательных правил. Во-первых, учетные документы должны строго соответствовать установленным формам.

    Во-вторых, необходимо обязательное документирование всех, даже самых незначительных, изменений в составе и объеме фондов.

    В-третьих, должно быть своевременное, оперативное внесение изменений в составе и объеме фондов в учетные документы. Например, при поступлении документов в архив организации необходимо в тот же день сделать запись в книге поступлений, оформить акт приема-передачи документов, составить новую итоговую запись в описи, внести изменения в лист фонда, а также другие вспомогательные учетные документы.

    В-четвертых, изменения должны вноситься во все необходимые учетные документы одновременно. Если в описи сделана новая итоговая запись, а в лист фонда изменения не внесены, не будет соответствия и достоверности объемных и других учетных показателей.

    И наконец, все учетные документы должны находиться в хорошем физическом состоянии, вестись аккуратно, без помарок и исправлений. Порядок доступа к учетным документам определяется приказом руководителя организации. Все учетные документы архива хранятся в сейфах или запирающихся шкафах.

    Особенности учета уникальных документов. Для учета уникальных документов составлен Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ. Уникальному документу присваивается номер в Государственном реестре, на него составляется лист уникального документа по особой форме. Первые экземпляры листов уникальных документов формируются в тома в валовой последовательности их номеров и хранятся постоянно в службе Государственного реестра уникальных документов.
    Автоматизированный государственный учет архивных документов

    Начиная со второй половины 1990-х гг., Росархив в рамках программы информатизации архивного дела ведет плановую работу по внедрению информационных технологий в сферу государственного учета архивных документов и созданию системы автоматизированного государственного учета. Ее основной элемент – разработка типовых программных продуктов, их тиражирование и безвозмездная передача в архивные учреждения. Такими программными продуктами являются программные комплексы «Архивный фонд» (для архивов) и «Фондовый каталог» (для органов архивного управления). При их разработке обеспечена преемственность форм и методов традиционной и автоматизированной систем учета, базирующаяся на единстве показателей учета и описания архивных фондов и архивных документов в традиционном и электронном формате. При этом сохранен определенный Регламентом государственного учета порядок представления учетных информационных массивов.

    Государственные и муниципальные архивы заполняют базу данных (БД) «Архивный фонд» описаниями архивных фондов. Копию БД они направляют в органы архивного управления субъектов РФ, где описания сливаются в один массив в БД «Фондовый каталог». Затем эти данные представляются в Росархив, где в БД «Центральный фондовый каталог» аккумулируются сводные сведения по всей России. Федеральные архивы направляют свои данные непосредственно в Росархив. Центральный фондовый каталог (ЦФК) является не только главным элементом системы централизованного государственного учета архивных документов, но и универсальным справочником о составе и содержании архивных фондов, своеобразной информационной моделью Архивного фонда РФ.

    Автоматизированная система государственного учета ежегодно расширяется, охватывая все большее число архивов. В настоящее время БД «Архивный фонд» ведут все федеральные архивы (кроме тех, в которых применяется нефондовая организация документов) и все государственные архивы субъектов РФ, а также большая часть муниципальных архивов. ЦФК доступен в Интернете для всех пользователей.
    Вопросы для повторения


    1. Обеспечение сохранности архивных документов: основные виды работ.

    2. Проверка наличия и состояния дел: цели, значение, порядок проведения.

    3. Государственный учет документов Архивного фонда РФ: понятие, принципы, единицы учета.

    4. Основные учетные документы архива.

    5. Автоматизированный государственный учет документов Архивного фонда РФ.

    1. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. – М., 1996.

    2. Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. – М., 2000.

    3. Алексеева Е.В. Учет архивных документов – основа обеспечения их сохранности / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова, Г.А.Осичкина // Делопроизводство. – 2003. - №4. – С. 89-93.

    4. Банасюкевич В.Д. Разработки ВНИИДАД в области обеспечения сохранности документов. // Вестник архивиста. – 2003. - №1(73). – С. 32-37.

    5. Елпатьевский А.В., Химина Н.И. К вопросу о состоянии работы с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации. // Отечественные архивы. – 2004. - № 3. – С. 16-24.

    6. Елпатьевский А.В., Химина Н.И. Уникальные документы Архивного фонда РФ: к современному пониманию проблемы // Отечественные архивы. -2011. - № 1. – С.16-22.

    7. Козлов В.П. Документ и проблемы его сохранности // Делопроизводство.- 2010.- №2.- С.22-28.

    8. Кузнецов С.Л. Автоматизированная система учета документов «Архивный фонд» // Секретарское дело. – 2011. - №1. – С.52-55.

    9. Леонтьева О.Г. Дело фонда как источник информации о фондообразователе и фонде // Отечественные архивы. – 2004. - №2. – С.66-69.

    10. Попова Е.Н. О некоторых проблемах защиты от хищений архивных документов // Секретарское дело. – 2006. - № 8. – С.28-37.

    11. Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов // Делопроизводство. – 2005. - №2. – С.100-103; №3. – С.108-112.

    12. Привалов В.Ф., Попова Е.Н. К вопросу о сохраняемости современных принтерных и рукописных текстов документов // Делопроизводство. - 2003. - №3. – С. 93-99.

    Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

    • - предоставлением для ведомственного архива помещения и проведением планово - предупредительного ремонта помещений;
    • - оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
    • - применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);
    • - созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно - гигиенических мероприятий.

    В соответствии с объемом и составом хранящихся дел ведомственному архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.

    Строительство специального здания ведомственного архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

    Специальные помещения для ведомственного архива должны предусматриваться при строительстве административных зданий для организаций, в структуре которых действует ведомственный архив. При отсутствии специального помещения для ведомственного архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.

    Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для ведомственного архива:

    • - хранилище для хранения документов Особо ценные документы хранят в специальных помещениях с усиленной охраной и противопожарным режимом;
    • - помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
    • - помещения для работы исследователей (читальный зал);
    • - рабочих комнат для сотрудников архива.

    Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ.

    Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего ведомственным архивом и в присутствии сотрудника архива.

    Хранилища ведомственного архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

    Хранилища ведомственного архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.

    В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

    Наружные двери помещения ведомственного архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

    Помещения ведомственного архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

    Помещение ведомственного архива до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается руководителем организации. В комиссию должны входить представители структурного подразделения, в состав которого входит ведомственный архив, профсоюзной организации, соответствующего учреждения государственной архивной службы, пожарной охраны и санитарно - эпидемиологической станции.

    Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно - влажностного режима в хранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается руководителем организации. Осмотр состояния помещения ведомственного архива проводится в дальнейшем по требованию заведующего архивом, но не реже одного раза в 5 лет.

    В помещениях хранилищ ведомственного архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

    В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

    По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории "В". Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

    Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

    Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

    Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

    В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.

    При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.

    В хранилищах запрещается:

    • - курение;
    • - применение электронагревательных приборов;
    • - хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

    В целях улучшения режима хранения в помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т.п.

    Температурно - влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время.

    Показания контрольных измерительных приборов (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных журналах (Приложение 1). В регистрационных журналах в графе "Примечание" отражаются также проверка правильности показания приборов и меры, принятые по нормализации режима в хранилищах в случае его отклонения от установленных норм.

    Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,4 +/- 0,1 метра от пола монтируются на одном контрольном щитке.

    Контрольно - измерительные приборы устанавливаются в каждом хранилище: при комнатной системе - один щиток на комнату; при многоярусной - один на ярус.

    Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру не реже одного раза в 3 месяца с обязательной регулировкой и заменой неисправных.

    Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами.

    Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.

    Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

    Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.

    С целью защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей хранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону.

    Защита документов от действия света обеспечивается:

    • - хранением документов в коробках, папках и переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;
    • - применением на окнах светорассеивателей, защитных фильтров и т.п.

    В качестве источников искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп, с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

    Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в хранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ.

    Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/м3).

    Для защиты документов от пыли необходимо:

    • - обеспечить максимально возможную герметичность помещения хранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей;
    • - не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина;
    • - проводить систематическую влажную уборку помещений хранилищ: не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств;
    • - следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской;
    • - периодически проветривать помещения хранилища. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.

    При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Документы, пораженные насекомыми, изолируются и подвергаются дезинсекции.

    При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах хранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д. - необходима дезинсекция всего хранилища.

    При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений. Пораженные плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых хранились пораженные плесенью документы, протираются водным раствором формалина (3 - 5%) и просушиваются; при плесневении стен, полов, потолков производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3 - 5%).

    Для проведения санитарно - гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работы ведомственного архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).

    Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения:

    • - ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см;
    • - ширина проходов между стеллажами - 75 см;
    • - расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене, - 75 см;
    • - расстояние между полками по высоте - 40 см;
    • - расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
    • - расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.

    Допускается оборудование хранилища деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.

    Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов.

    Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.

    Если помещение хранилища имеет высоту более 4 м, то в целях рационального использования площади стеллажи устанавливаются в два яруса. При этом делаются прочные межъярусные перекрытия и удобные лестницы, которые огораживаются легкими металлическими перилами для обеспечения безопасной работы.

    Чертежи и кальки могут храниться в шкафах с выдвижными ящиками в развернутом виде или в папках. Микрофильмы и кинодокументы - на стеллажах ДЖЭ. 4.393.001 (для хранения фильмовых коробок). Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах.

    Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов ведомственного архива используются сейфы или металлические шкафы При большом объеме этих видов документов для них выделяются отдельные хранилища или отдельная изолированная часть хранилища.

    Для размещения справочных картотек к документам в хранилище или рабочей комнате устанавливаются картотечные шкафы.

    Для перемещения документов в хранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки (ТБ-1), легкие устойчивые стремянки.

    Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест сотрудников архива и создать все необходимые условия для их производительного труда. Рабочие комнаты оборудуются телефоном, канцелярской мебелью, пишущей машинкой, другими средствами оргтехники, рекомендуемыми ЕГСД.

    При наличии в ведомственном архиве фонда пользования, в читальном зале устанавливается аппарат для чтения микрофильмов.

    Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и помещения ведомственного архива может использоваться бытовой электропылесос.

    При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения, при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц и т.д.) принимаются меры по спасению и охране документов.

    О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, милиции, технического надзора и т.д.).

    Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверки их наличия руководителем организации назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом.

    Ведомственным архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором должно быть предусмотрено:

    • - порядок и место эвакуации и укрытия документов;
    • - перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди;
    • - списки работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;
    • - меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.

    План эвакуации и укрытия документов на случай возникновения чрезвычайного происшествия должен быть согласован с соответствующими службами и утвержден руководителем организации.

    С планом эвакуации и укрытия документов должны быть ознакомлены все сотрудники архива.

    Случаи утраты, порчи, гибели документов, а также возникновение ситуаций, которые могут к ним привести, рассматриваются как чрезвычайные происшествия и о них немедленно ставится в известность руководитель организации.

    Похожие статьи