Перед тем, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд, следует ознакомиться со всеми существующими способами. Тогда утеря документа не станет большой проблемой для владельца.
Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим осуществление трудовой деятельности лица. Документ содержит следующую информацию:
- личные данные;
- сведения об образовании;
- сведения о приеме на должность и увольнении.
Считается, что без этого документа не будет пенсии. Это не совсем верно, однако отсутствие ТК может спровоцировать массу проблем. Например, гражданин не может устроиться на новое место работы и т. д.
Документ восстанавливается в следующих случаях:
- Порча. Это могут быть либо механические повреждения, либо неправильное заполнение. ТК с порванными страницами или большим количеством исправлений не примут для рассмотрения.
- Утеря. Документ всегда находится у работодателя или у владельца. Потерять ТК могут оба, при этом виновнику придется ее восстанавливать.
Если ТК пропала или была испорчена по вине нанимателя, работнику необходимо написать заявление о ее восстановлении. Всем остальным должен заниматься виновник. Другое дело, когда ее потерял владелец. Ему придется отправляться по адресу, где располагалась соответствующая организация, и договариваться с бывшим работодателем о предоставлении необходимых сведений.
Следует учитывать количество работодателей. Чем больше записей в ТК, тем сложнее их восстановить.
Как восстановить
Однако в госархиве хранятся ТК, которые работодатели отправляют туда в случае банкротства или реорганизации компании. Достаточно выяснить адрес архивного учреждения и направить туда запрос. Поэтому зная, где находится архив трудовых книжек, можно поискать свой документ там.
Но большинство сотрудников выбирают восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд, так как именно эта организация владеет полной информацией о трудовой деятельности граждан РФ. Для того чтобы восстановить данные, необходимо:
- Определить того, по чьей вине произошла утеря документа. Без виновника неясно, кто обязан восстанавливать утерянную ТК.
- Поискать копии документа или выписки из него. Если у владельца будут на руках какие-то дополнительные бумаги, подтверждающие записи в трудовой книжке, это значительно упростит дело.
- Собрать документы. Потребуются трудовые договоры, приказы и т. д.
- Обращение в ПФР. Все сведения о трудоустройстве находятся в специализированных базах. На основании заявления гражданина сотрудники Пенсионного фонда обязаны предоставить соответствующие выписки.
- Обращение к работодателю. Он обязан внести в ТК записи на основании полученных данных.
Физическое лицо не имеет права заполнять документ или его дубликат. Трудовая книжка будет признана недействительной, а владелец понесет административную ответственность.
Получение по упрощенной форме
Иногда владельцы ТК спрашивают, можно ли восстановить документ какими-то альтернативными способами. Да, причем это можно сделать через Пенсионный фонд России. Заявителю необходимо лишь заказать выписку об уплате страховых взносов. Также потребуются следующие документы:
- СНИЛС;
- трудовые соглашения;
- справка о доходах;
- ведомости по начислению зарплаты.
Так восстанавливают ТК очень многие, так как выписка выдается в течение 10 дней. К тому же, ПФ не имеет право отказать заявителю в ее предоставлении согласно ПП №1015.
Заявление
Если утеря трудовой книжки была осуществлена работодателем, то владельцу нужно составить заявление. Документ потребуется и для того, чтобы оформить дубликат, если утеря произошла по вине работника. При этом нужно соблюдать такие правила:
- сначала указываются свои данные и сведения о нанимателе;
- название документа;
- просьба о предоставление дубликата ТК;
- список документов, прилагаемых к заявлению;
- дата и подпись.
Заявление, как правило, составляется в свободной форме. Но на предприятии может быть разработана специальная форма документа, о чем обязательно нужно узнать перед составлением. Справка: заявление составляется исключительно на имя работодателя, а не на имя сотрудника отдела кадров .
Оформление дубликата
После рассмотрения заявления работодателем он обязан издать соответствующий приказ. С этим документом должны быть ознакомлены все работники организации. Дубликат должен быть оформлен и выдан не позднее 15 дней с момент подачи заявления.
ТК должна оформляться согласно Постановлению Минтруда Российской Федерации №69:
- На титульном листе обязательно ставиться надпись «Дубликат».
- Далее вносятся сведения о владельце. Здесь все оформляется точно так же, как и в оригинале
- Затем на основании имеющихся документов или копии трудовой книжки работодатель указывает информацию о работе. Указывается общий стаж подчиненного и данные всех его работодателей.
Разница между оригиналом ТК и дубликатом очень незначительная, поэтому при заполнении никаких проблем возникнуть не должно. Тем не менее, существуют определенные рекомендации по заполнению:
- все сведения, которые вносятся в документ, должны быть подтверждены документально;
- ТК заполняется на официальном государственном языке;
- важно соблюдать хронологический порядок записей;
- нельзя допускать ошибок, описаний и т. д.
Документ заполняется чернилами темного цвета, а все записи заверяются соответствующими штампами.
Копия ТК
Для того чтобы не иметь проблем с восстановлением ТК, необходимо заранее сделать ее копию. Это делается двумя способами:
- На копии документа (на всех страницах) ставится соответствующая отметка о том, что копия верна. Затем указывается дата, подпись уполномоченного лица и т. д.
- Копии листов прошиваются, а на месте сшивания приклеивается чистый лист. На нем указывается количество страниц, отметка о достоверности копии и другие реквизиты.
В случае, когда копия изготавливается по месту работы, на последней странице работодатель ставит запись о том, что лицо работает у него в настоящее время. Запись подтверждается его личной подписью и печатью организации.
Важно проследить, чтобы вся информация была читаема, иначе документ будет признан недействительным. Ксерокопии следует делать со всех листов, включая титульный лист и вкладыш. Нотариально заверять копию ТК не нужно.
Зная о том, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд, можно не переживать из-за утери бумаги. Найти сведения о трудовой деятельности просто, а если в ПФ нет каких-то данных, то следует обратиться в архив. Возможно, на это потребуется немного больше времени, но восстановить документ получиться.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником или работодателем?
Подается заявление на имя руководителя предприятия, стаж подтверждается справками с других рабочих мест, из Пенсионного фонда или из архива, по этим сведениям, формируется дубликат.
Вопрос «как восстановить трудовую книжку, если она утеряна» интересен всем, кто сталкивался с такой ситуацией.
Она относится к бланкам строгой отчетности, поэтому к ее восстановлению нужно подходить серьезно.
Сама процедура зависит от того, кто ответственен за потерю.
На самом деле восстановить утерянную трудовую книжку можно, хотя это и потребует определенных усилий.
Восстановление трудовой книжки: с чего начать
В самом начале нужно установить, по чьей вине произошла пропажа. Это может быть ответственность:
- работодателя;
- работника.
На самом деле, этот документ может находиться либо у работодателя (после официального трудоустройства), либо на руках у гражданина (если он еще не нашел подходящий вариант).
Соответственно и за потерю отвечает одна из сторон.
Со дня трудоустройства гражданина ответственность за хранение трудовой книжки целиком переходит на работодателя (организацию либо индивидуального предпринимателя).
Если он виновен в утере документа, то и восстановлением будет заниматься он сам.
Однако трудовая книжка может потеряться и у самого работника. Тогда восстановить записи придется ему.
В такой ситуации предыдущий работодатель может оказать ему содействие.
Когда произошла утеря трудовых книжек в массовом масштабе (например, после стихийного бедствия) информация будет заново собираться уполномоченной комиссией.
В ее число входят представители государственных органов, работодатели, члены профсоюзов.
Как восстанавливают информацию о стаже
Создавать дубликат книжки приходится не всегда. Если суммарный стаж составляет менее трех месяцев, по статье 65 Трудового Кодекса ему просто выдают новый экземпляр.
Для этого сотрудник пишет работодателю заявление, и получает документ.
Однако, когда у гражданина большой стаж, если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи? В такой ситуации создается дубликат.
Производится это также по заявлению на имя работодателя. Сбором сведений будет заниматься лицо, ответственное за утерю документа.
Самостоятельно проставлять отметки в трудовую книжку запрещено, это расценивается как подделка документов.
Важно: новая книжка выдается в течение 15 суток со времени подачи заявления.
Когда речь идет о трудовых книжках, восстановление – не совсем точное определение для этой процедуры.
Согласно нормативным актам, такой бланк строгой отчетности не подлежит восстановлению, можно только подготовить дубликат.
Он понадобится для предъявления в Пенсионный фонд для расчета стажа и в другие организации.
Способы создания дубликата трудовой книжки
Можно восстановить утерянную трудовую книжку следующими способами:
- подготовить заявление на имя работодателя;
- пойти в Пенсионный фонд;
- запросить в Государственном архиве;
- подать заявление в суд;
- пойти в специализированную фирму;
- собрать справки самостоятельно.
Даже если за утерю ответственен сам сотрудник, он может обратиться к работодателю за помощью.
Если такое случилось по вине последнего, оказать содействие – его обязанность.
Когда за восстановлением трудовой книжки гражданин обратился в организацию, предыдущим работодателям направляется запрос.
В ответ они посылают справки с обозначением продолжительности работы и занимаемой должности на данном предприятии.
Как быть при ликвидации предприятия-работодателя
Можно ли восстановить утерянную трудовую книжку, если предприятие-работодатель было ?
Даже если организация прекратила свою работу, и ответственные за деятельность сотрудников отсутствуют, ситуация не безвыходная.
Важно: для получения информации, потребуется обратиться в суд, в архив или в отделение Пенсионного фонда .
Первый вариант в такой ситуации – пойти за справкой в архив. Там хранятся сведения о стаже работника и занимаемой должности, реквизитах документов, на основании которых ставились отметки в трудовую книжку.
Взять сведения из архива непросто, на это может уйти вплоть до нескольких месяцев.
Проще пойти за справкой в отделение Пенсионного фонда. Там надо лишь оставить запрос и дождаться ответа.
Следующий вариант – обращение в суд. Оттуда будут посылаться запросы в другие государственные органы.
В качестве свидетелей привлекаются работники ликвидированного предприятия, чтобы подтвердить его существование и факт работы на этом месте.
Однако в суд обращаются только в тех случаях, когда других возможностей восстановить записи не остается.
Как происходит восстановление трудовой книжки через суд
Иногда получить информацию через архив не удается: сведения отсутствуют или к ним нет доступа.
Чтобы подтвердить факт трудовой деятельности в такой ситуации, приходится обращаться в суд.
Этот вариант потребует больше времени, но считается самым надежным.
Для установления факта работы на предприятии используются следующие методы.
- Отправка запросов предыдущим работодателям.
- Приглашение свидетелей для дачи показаний.
Суд будет отправлять запросы как прошлым работодателям, так и в другие государственные инстанции.
Ответные справки позволят подтвердить факт работы гражданина на конкретном месте и установить продолжительность.
Интересно, что на судебные запросы ответы приходят быстрее, чем на заявки от других организаций.
Поэтому в ряде случаев стоит обратиться в суд для получения дубликата.
Если предприятие было ликвидировано (в том числе имеется в виду ), в идеале приглашаются бывшие сотрудники.
Они подтверждают, что организация действительно существовала, и гражданин занимал одну из должностей. Помочь может также и , в котором может быть упомянут сотрудник.
Отправка заявления в Пенсионный фонд
Решая, как восстановить утерянную трудовую книжку в РФ, можно выбрать вариант визита в отделение Пенсионного фонда.
Чтобы восстановить утерянную трудовую книжку через Пенсионный фонд, нужно приложить подтверждающие документы. В перечне можно отметить:
- трудовые договора с предыдущих мест работы (в письменном виде, с и подписью работодателя);
- справки, фиксирующие, что гражданин действительно работал на этом месте (могут выдаваться как работодателем, так и другими уполномоченными организациями);
- внутренние документы предприятия, например, выписки из распоряжений и ведомости по зарплате;
- справки из банка о движении денег на счете, на который поступала заработная плата.
При наличии необходимых документов в отделении Пенсионного фонда будет создан дубликат.
Можно оставить запрос на получение данных при личном визите или отправить по почте в виде заказного письма.
Когда он будет получен Пенсионным фондом, в течение 10 дней гражданину выдается справка о трудовом стаже, рабочих местах и сроках пребывания на них.
При этом не требуется вносить оплату.
Стоит заметить, что такая система функционирует недавно. Обращаться в Пенсионный фонд лучше, если нужны сведения по последним годам.
В базе может не быть полной информации о конкретном работнике.
Получение справки из архива
Еще один вариант получить справку со сведениями о местах работы – пойти в Государственный архив, расположенный по адресу их регистрации.
Гражданину следует оставить письменный запрос. В ответ выдается справка с данными о сроках и местах работы.
Как написать заявление при восстановлении через предприятие
Когда трудовая книжка утеряна по вине самого работника, для оформления дубликата готовят заявление. Бланк оформляется в кадровом отделе.
Важно: если утеряна трудовая книжка безработным гражданином, ему следует отправиться на предыдущее место работы.
В заявлении прописывается просьба удержать из заработной платы сумму, равную стоимости нового бланка.
- Документ составляется от лица сотрудника.
- Адресуется либо организации, либо ее руководителю.
- В шапке прописывают название компании, местонахождение, ФИО руководителя и заявителя.
- По центру ставят наименование документа.
- В основной части прописывают, по какой причине требуется дубликат (ввиду утери, кражи и так далее).
- В конце ставится дата составления бланка и личная подпись заявителя.
Если заявление поступило от гражданина, уже уволившегося с этого предприятия, следует дополнительно вписать свой номер телефона или адрес электронной почты.
Тогда с ним можно будет связаться и известить о готовности дубликата.
Унифицированной формы для написания такого заявления нет.
Однако допускается, чтобы предприятия сами устанавливали фирменные бланки для заполнения.
Если же установленные руководством рамки отсутствуют, документ можно оформить в произвольном виде.
Заявление можно напечатать на принтере или написать от руки. Нужно составить простой и понятный текст.
При заполнении документа следует избегать помарок и исправлений.
Как зафиксировать подачу заявления
Когда утеря произошла по вине работника, ему придется самому собирать необходимые справки. Их названия следует перечислить в заявлении.
Также стоит зафиксировать факт подачи запроса. Сделать это можно одним из нижеперечисленных способов.
- При личной передаче бланка, можно попросить ответственного работника вручить расписку в получении.
- При отправке почтой, выбрать заказное письмо с уведомлением.
- При передаче через посредника – поручить ему взять документ, подтверждающий принятие заявления.
Запросить создание дубликата трудовой книжки можно только в письменном виде.
Как быть, если трудовая книжка утеряна работодателем
Бывают случаи, когда даже важные бланки теряются по вине работодателя.
Это может произойти в результате стихийного бедствия или невнимательности ответственных сотрудников.
Для воспроизведения документов собирается комиссия, которая устанавливает причины утери трудовых книжек и оформляет результат в виде акта. Затем будет выдан дубликат.
Сотруднику нужно лишь подать заявление.
Получать справки с предприятий, где он раньше числился, или приобретать бланк самостоятельно от него не требуется.
Новая книжка выдается в течение 15 дней.
Когда руководитель не планирует восстанавливать документацию, которая была утеряна по его вине, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию, а затем в суд.
При нежелании руководства и ответственных лиц работать с документами, на них может быть наложен штраф:
- 1-5 тысяч для должностных лиц;
- 30-50 тысяч для юридических лиц.
Помимо создания дубликата трудовой книжки, утерянной по вине работодателя, сотрудник вправе требовать возмещения ущерба.
Сумма за день может составлять среднедневной заработок.
Восстановление книжки при наличии копии
Возникают ситуации, когда трудовая книжка теряется при перемене рабочего места.
При этом, на руках у гражданина остается ксерокопия. Ответ на вопрос «можно ли восстановить трудовую книжку» зависит от того, заверена ли эта копия.
Важно: заверение осуществляется уполномоченными лицами, в числе которых кадровые работники и главный бухгалтер. На такой копии стоит печать.
Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи на основании заверенной копии?
Нужно подойти с этим бланком на прошлое место трудоустройства и оставить заявление на восстановление, о котором говорилось выше.
При наличии заверенной копии, дополнительно собирать справки не потребуется.
Как можно восстановить утерянную трудовую книжку, если копия не была заверена? В алгоритме этой процедуры будет ряд отличий:
- понадобится собирать справки с предыдущих мест работы;
- наличие дат и другой уточняющей информации упрощает создание дубликата.
Таким образом, восстановить утерянную трудовую книжку возможно, и при наличии копии сделать это легче.
Какие данные вносятся в дубликат
Заслуживает внимания не только вопрос «где восстановить трудовую книжку», но и перечень сведений, которые будут содержаться в дубликате.
Получить выписки по всем приказам, повышениям зачастую не представляется возможным.
В обязательном порядке в дубликат вносят следующие сведения:
- Стаж работника до оформления на новом рабочем месте (суммарный либо непрерывный).
- Поощрения и трудовая деятельность на последнем рабочем месте, зафиксированном в бланке строгой отчетности.
Суммарный стаж составляет общее время работы, указанное с точностью до дней.
При этом, не уточняются промежутки работы в разных организациях и занимаемые должности.
Чем отличается заполнение оригинала и дубликата
В оригинал информация вносится на основании приказа.
Отличие заполнения дубликата состоит в том, что здесь в качестве источника выступает другой документ (справка и тому подобное).
Относительно каждого места работы, в дубликат вносят следующие сведения:
- дата оформления на новую должность;
- наименование компании;
- должность работника, его профессия и, при необходимости, квалификация;
- данные о переводах между отделами (при наличии);
- причина и день увольнения;
- реквизиты документа, на основании которого вносятся эти сведения (его название, дата и номер).
Чтобы восстановить данные, нужно получить подтверждающие справки с предыдущих рабочих мест и передать их работодателю на текущем месте.
Информация из этих справок в хронологическом порядке переносится в бланк строгой отчетности.
Правила заполнения дубликата трудовой книжки
Заполнять дубликат нужно, ориентируясь на установленные правила.
- Для записей лучше всего подойдет шариковая ручка с пастой синего, фиолетового или черного цвета. Важно, чтобы она была устойчива к воздействию влаги и света. Тогда сделанная запись сохранится четкой надолго.
- Информацию записывают без использования сокращений.
- В России трудовые книжки ведутся на русском языке, этого правила также стоит придерживаться при создании дубликата.
При восстановлении, нужно четко следовать правилам оформления бланков строгой отчетности.
Требуется соблюдать порядок внесения записей и предоставлять достоверные сведения.
Что делать в случае порчи документа
Случается и так, что трудовая книжка повреждается. Здесь также стоит заняться созданием дубликата.
В Пенсионном фонде и прочих государственных органах не принимают документы в ненадлежащем виде.
Поэтому делать новый экземпляр обязательно.
Дубликат готовится следующим образом:
- В новый бланк переносится информация, которую легко прочитать по испорченному экземпляру.
- Те сведения, которые прочесть невозможно, подтверждаются справками с места работы.
- В дальнейшем старую трудовую книжку сохраняют, а на первой странице делают запись о том, что оформлен дубликат.
После замены бланка, первая трудовая книжка служит в качестве документа, подтверждающего его законность.
Что делать пенсионеру при утрате трудовой книжки
Так как пенсионеру восстановить утерянную трудовую книжку нужно при устройстве на работу, алгоритм действий в данном случае не отличается.
Ему также следует заполнить заявление и представить его работодателю на последнем предприятии.
Кто выступает в роли заключительного нанимателя?
- Если непосредственно перед утратой документа гражданин заключил договор с работодателем (к примеру, ), он и будет считаться последним.
- Если на день утери книжки пенсионер был безработным, то за восстановлением ему нужно обратиться к прежнему нанимателю.
Перед тем как восстановить утерянную трудовую книжку пенсионеру, работодатель принимает от него заявление.
Также гражданин представляет оригиналы документов, подтверждающих его рабочий стаж.
Дубликат формируется в течение 15 рабочих дней. В него вносятся сведения о суммарном и непрерывном стаже и подробности трудовой деятельности на последнем месте, в том числе информация о поощрениях.
Еще одна ситуация, которая может встретиться на практике: работающему пенсионеру нужно предъявить оригинал трудовой книжки в Пенсионный фонд для назначения начислений.
Стоит отметить, что такое требование считается необоснованным.
Здесь работодатель может выдать сотруднику трудовую книжку под роспись.
Но даже в таком случае он остается ответственным за ее сохранность.
Важно: работодатель отвечает за хранение трудовой книжки до тех пор, пока продолжаются трудовые отношения.
Новые книжки выдаются в случае оформления на работу граждан стран СНГ.
Трудовой стаж учитывается и на российской территории. Однако иностранным гражданам следует получить трудовую книжку РФ.
Исключение составляют лишь те работники, у которых на руках бланк по форме 1974 года.
Типовые ошибки, встречающиеся в заполнении трудовых книжек
Во время оформления трудовых книжек нередко допускаются типовые ошибки.
Однако при назначении пенсии эти неточности становятся причиной затруднений.
- Печать о приеме на работу (либо об увольнении) отсутствует или плохо просматривается.
- В отметке о приеме на работу не прописано наименование организации или занимаемая должность.
- Несоответствие между указанным наименованием организации и ее названию в печати рядом с записью об увольнении. Встречается при реорганизации компаний, когда пометки о переименовании не были своевременно внесены.
- Некоторые данные исправлены, при этом отсутствует заверение в установленном порядке.
- Титульный лист не содержит полной информации об изменении ФИО. Чтобы внести поправки, приводят реквизиты документа-основания, дополнение заверяют печатью организации, его подписывает работодатель.
- Не заполнена одна из граф книжки, например, не указано, на основании какого документа внесена отметка о принятии/увольнении.
- Повреждение записей ввиду неправильного хранения документации.
Важно учитывать, что при увольнении, отметка в трудовой книжке утверждается уполномоченным лицом и печатью.
Если запись ставится в отделе кадров, заверять ее будет начальник и ставиться должна печать отдела кадров.
Если же отметка ставится руководителем, то используется печать организации.
Чтобы исправить информацию в трудовой книжке, затрагивающую период работы, следует представить справку из организации или из архива, подтверждающую внесение изменений.
Если предприятие не ликвидировано, поправки возможны путем дополнений, оформленных в соответствии с инструкцией.
Когда изменения связаны с реорганизацией предприятия и переменой названия, требуется сослаться на фиксирующую этот факт справку.
Другие возможности подтвердить трудовой стаж
Если утеряна трудовая книжка, и восстановить записи (или их часть) не удалось, для подтверждения стажа могут приниматься другие бумаги. К их числу относятся:
- трудовой договор в письменном виде;
- справки от работодателей;
- справки из архивов;
- выписки из приказов;
- сведения по лицевым счетам.
Таким образом, можно восстановить утерянную трудовую книжку и воссоздать в дубликате наиболее важные отметки.
В новом бланке будет отражен суммарный стаж, подробности работы и поощрения на последнем рабочем месте.
Для восстановления потребуется представлять справки от прошлых работодателей, а при необходимости – из архива или Пенсионного фонда.
Что делать, если вы потеряли трудовую книжку?
Трудовая книжка являет собой официальный документ, в котором отображается вся рабочая деятельность гражданина.
При утрате книжки следует обязательно восстановить ее, поскольку иначе доказать информацию о трудовом стаже будет невозможно.
Считается, что это довольно длительная процедура, связанная со сбором многих документов. Некоторые граждане, которые не имеют большого опыта работы, и вовсе заводят новый документ. Однако если стаж внушителен, то без восстановления трудовой книжки не обойтись. Особенности данной процедуры подробно рассматриваются в этой статье.
Ситуации, при которых может требоваться восстановление документа, подтверждающего стаж, разнообразны.
Среди них могут быть:
- утеря книжки самим работником;
- утеря работодателем;
- порча бланка трудовой книжки (например, в результате механического повреждения).
Отдельно закон указывает на ситуации, когда она бывает утеряна в результате непредвиденного, форс-мажорного происшествия.
Во всех вышеперечисленных случаях важно своевременно начать восстановление документа, поскольку его наличие необходимо для:
- Трудоустройства. Трудовая книжка является обязательным документом при оформлении трудовых отношений.
- Подтверждения опыта работы. Многие работодатели, при подборе персонала на некоторые должности, требует от потенциальных сотрудников определенного опыта работы по специальности.
- Подтверждение стажа работы. При обращении в ряд государственных органов, в частности в Пенсионный фонд России, трудовая книжка является единственным подтверждением, который содержит необходимые сведения о периодах осуществления рабочей деятельности.
Важно! Термин «восстановление трудовой книжки» не является совсем корректным. В нормативных актах, которые регулируют данную процедуру, указано на возможность оформления лишь дубликата оригинала.
Алгоритм: как восстановить трудовую книжку
Характер действий при ее утрате зависит от того, по чьей вине она была потеряна. Это может быть как сам ее владелец, так и работодатель.
Если она была испорчена или пропала из-за халатных действий (бездействия) сотрудников кадровой службы, то и обязанность по ее восстановлению возлагается на организацию.
Так, при установлении данного факта работнику необходимо написать в адрес работодателя соответствующее заявление с указанием необходимости выдать дубликат. Организация обязана за свой счет приобрести бланк и разослать запросы по предыдущим местам трудоустройства своего сотрудника. Это нужно для определения общего стажа. Срок изготовления дубликата составляет 2 недели.
Внимание! Если работодатель не желает исполнять своей обязанности по восстановлению книжки, утрата которой произошла из-за его действий, то сотрудник вправе подать соответствующую жалобу в Роструд.
Законодательством установлен особый порядок восстановления бумаг, которые были утеряны по причине форс-мажорных обстоятельств. Для этого работодатель собирает комиссию, состоящую из представителей профсоюзов и государственных органов, которая устанавливает стаж работников в особом, упрощенном порядке.
Если же она была утеряна по вине самого сотрудника, то в этом случае все мероприятия, связанные с ее восстановлением, должны производится им самостоятельно и за свой счет.
Данную процедуру следует выполнять по следующему алгоритму:
- Сбор необходимых документов с организаций, где гражданин был трудоустроен ранее. Для подтверждения факта трудоустройства у конкретных работодателей могут потребоваться следующие бумаги:
- договора;
- заверенные копии приказов;
- расчетные листы.
- Подача пакета документов на изготовление дубликата. По общему правилу, изготовить дубликат обязана кадровая служба по последнему месту работы. Соответственно, с пакетом необходимых документов следует обращаться именно туда. На последнем месте работы и выдадут новую книжку.
Самостоятельно вносить записи в бланк нельзя. Это может быть приравнено к подделке документа.
Через пенсионный фонд
Если стаж работника не очень большой (менее 5 лет), то можно восстановить ее через ПФР. Для этого следует подать в адрес фонда соответствующее заявление. В течение 10 дней сотрудники фонда предоставят информацию обо всех организациях , где заявитель был трудоустроен в течение последних пяти лет.
Через «Госуслуги или МФЦ
Дубликат через МФЦ оформить невозможно, поскольку, как было сказано ранее, он изготовляется по последнему месту работы.
Однако через данное учреждение можно отправить запросы в ПФР или государственные архивы в целях получения справок для подтверждения стажа работы.
Портал «Госуслуги» также предоставляет возможность заказать выписку их ПФР , содержащую информацию о местах и периодах работы, за которые производились отчисления.
Через государственный архив
Обращение в государственный архив приобретает смысл не всегда, а только в случае, если организация, где ранее трудился работник, была ликвидирована. Для этого подается заявление в произвольной форме. Если в архиве не имеется необходимых заявителю данных, то ему выдается соответствующий документ, а уже на основании его он вправе обратиться в суд.
Если есть ксерокопия
Если на руках у гражданина имеется заверенная копия трудовой книжки, то никаких дополнительных документов ему собирать не нужно . Если же имеется не заверенная, а простая ксерокопия, то никакой юридической силы данный документ не имеет, использовать его для оформления дубликата нельзя.
Трудовая книжка – значимый документ для любого работника, поскольку именно в нем указаны все сведения о периодах работы и необходимом стаже. При утрате следует незамедлительно озаботиться оформлением дубликата. Как следует из данной статьи, эта процедура не столь сложна, как принято считать.
Важные моменты в процессе восстановления документа смотрите в видео:
Трудовые книжки выступают крайне важным для всех работающих граждан документом: на ее основании оценивается стаж работника и его репутация. Более того, даже несмотря на то, что при определении размера пенсии работнику осуществляется на основании иных источников информации, ПФР все же просит приложить к пакету документов и трудовую книжку.
Если работник трудоустроен – то его документ о трудовой деятельности находится у работодателя; если он безработный – то он хранится у него. Как в том, так и другом случае трудовая книжка может быть утрачена. Ее восстановление – обязательная процедура. Как ж быть, если трудовая книжка утеряна? Куда обращаться?
Существует некоторый алгоритм, который позволяет работнику восстановить документ. Он предусматривает обращение в разные инстанции, а именно:
- В первую очередь, можно обратиться по прежнему месту работы: бывший работодатель обязан по закону восстановить утраченный документ работнику, причем независимо от того, сколько времени прошло с момента увольнения;
- Во-вторых, если компания, в которой работал сотрудник была ликвидирована, то он имеет право обратиться в архив компании (он передается при ее ликвидации в Минюст) и сделать запрос о восстановлении трудового стажа туда (при таком раскладе можно рассчитывать, по меньшей мере, на получение копии трудовой книжки);
- В-третьих, можно отправиться в Пенсионный фонд, где аккумулируется информация о трудовом стаже сотрудников по итогам уплаты ими страховых взносов;
- И, наконец, в качестве крайней меры, работник может подготовить исковое заявление в суд на работодателя, который отказывается восстановить его трудовую книжку.
Одним из проверенных способов, который уместен даже в том случае, если работник уже вышел на заслуженную пенсию – это обращение в ПФР.
Сделать это можно одним из двух способов:
- самостоятельно (если документ утрачен в период отсутствия работы);
- через своего работодателя (если в момент утери документ находился в кадровом отделе компании).
Когда речь идет об утраченной трудовой книжке, то любому сотруднику важно принимать во внимание некоторые нюансы.
- Если работник трудился в компании на основании срочного трудового договора, срок его соглашения истек, трудовые отношения прекращаются. В этот момент обнаруживается, что трудовая книжка работника пропала. Что делать в это ситуации? Сразу же написать заявление о пропаже документа на имя руководителя фирмы. В этом случае весь процесс восстановления трудовой книжки ляжет на прежнего работодателя.
- Если работник утратил документ в период отсутствия работы, он имеет право обратиться по последнему месту своей трудовой деятельности с просьбой о восстановлении документа.
- Если утеряна новая трудовая книжка (1-3 месяца работы), то намного проще завести новый ее бланк, чем ожидать восстановления документа в течение, по меньшей мере, двух недель.
Как в первом, так и во втором случае, работодатель не имеет права отказать работнику: в случае отказа, как уже упоминалось ранее, сотрудник имеет право подать исковое заявление в суд (Постановление Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года).
Вне всякого сомнения, работник может восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд и самостоятельно. Однако в этом случае на это может уйти немало времени: в этом государственном органе ему придется выстоять не одну очередь.
Как же правильно восстановить трудовую книжку через ПФР и не нанести при этом ущерб своей будущей пенсии? Речь об этом пойдет ниже.
Можно ли восстановить через пенсионный фонд?
Первый вопрос, на который придется ответить работнику или работодателю: реально ли восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд (ПФР)?
Принимая во внимание тот факт, что ПФР – государственный орган, который принимает непосредственное участие в трудовых отношениях (в частности, принимает страховые выплаты от работников), то через него, вне всякого сомнения, можно будет восстановить свою трудовую.
Чаще всего за восстановлением документа в ПФР обращаются граждане пред пенсионного и пенсионного возраста. Однако на практике, он обслуживает всех без исключения работников.
Существует несколько важных нюансов обращения граждан в ПФР за восстановлением трудовой книжки:
- Во-первых, выдача дубликата возможна только на основании запроса, который в государственный орган направляет работодатель или работник;
- Во-вторых, если стаж работы сотрудника превышает 15 лет, то может возникнуть затруднение: далеко не все сведения сохранились в архивах ПФР, что потребует большего периода времени для восстановления документа;
- В-третьих, восстановление сведений осуществляется строго на основании страховых отчислений, которые работодатель делал за счет работника.
Если более подробно коснуться процесса восстановления трудовой книжки через работодателя, то здесь возможен даже вариант восстановления трудовой книжки, утраченной у прежнего работодателя по новому месту работы. Самому работодателю потребуется лишь:
- направить запрос в ПФР;
- получить сведения о трудовом стаже работника;
- внести сведения в новый бланк трудовой книжки и поставить на ее титульном листе пометку «Дубликат».
Сделать это ему не составит особого труда, поскольку он в начале марта каждого года взаимодействует с ПФР напрямую, внося в государственный орган все сведения о заключенных и расторгнутых трудовых договорах (Постановление Правительства №318 от 15 марта 1997 года).
Обратиться за такого рода сведениями о своих работниках любая организация может в любое время, и притом – совершенно бесплатно. При этом ей будет выдана справка СЗВ-К, которая будет отражать весь стаж работы сотрудника (Постановление Правительства №122-П).
При отправке запроса работодателем или работником сведения предоставляются им в течение 10 рабочих дней. После этого, работодатель в течение 5-ти дней оформляет дубликат и передает его работнику.
Процедура восстановления
Начать процесс восстановления трудовой книжки необходимо с определения ответственности, то есть того, у кого именно находился документ в момент его утраты.
Если ответственность несет работодатель, то достаточно лишь написать заявление на имя его руководителя о восстановлении документа.
Если в утрате трудовой виновен сам работник, то ему необходимо совершить следующие действия:
- Подготовить пакет обязательных документов – паспорт и СНИЛС (если сохранилась копия трудовой книжки, то к пакету бумаг прилагается и она);
- В отделении ПФР по месту жительства подготовить заявление об утере документа и приложить к нему пакет бумаг;
- В ходе беседы с сотрудником ПФР предоставить ему устную информацию о местах своей трудовой деятельности (соответственно, лишь о тех, в рамках которых имело место официальное трудоустройство);
Следует отметить, что обращаться с заявлением необходимо именно в отделение ПФР по месту прописки (для работодателей – по месту регистрации), в противном случае в предоставлении информации могут отказать.
Пошлина за восстановление документа не взимается. Процесс восстановления информации может занять 10-15 рабочих дней. Как правило, о точном сроке работника уведомляют еще в момент подачи заявления.
Важно рассмотреть также два важных случая: восстановление трудовой книжки на основании ее копии и без нее.
Зачастую работник теряет трудовую книжку, но ее копи остается у него на руках. При этом копия может быть заверена нотариусом, а может и не иметь официального заверения.
Если копия заверена в нотариальной конторе (все ее страницы скопированы с подлинного документа и удостоверены подписью нотариуса), то смысла в обращении в ПФР нет. Достаточно представить документ работодателю, и тот на его основании оформит дубликат (Положение Минтруда №190 от 4 октября 1991 года).
Без нотариального заверения копия не имеет юридической силы. Однако она может стать хорошим ориентиром для работников ПФР, которые сумеют восстановить трудовой стаж работника всего за 5-7 дней.
- Восстановление трудовой книжки при наличии ее копии
Если у работника на руках не оказалось копии трудовой книжки, то существует еще один способ ее получения. Необходимо обратиться в кадровый отдел последнего места трудовой деятельности. Ответственные кадровые работники всегда снимают копии с трудовых книжек перед тем, как отдать их уволенным сотрудникам.
Если работник сумеет представить в ПФР иные документы, подтверждающие его трудовой стаж, то процесс оформления дубликата может быть существенно ускорен. Какие бумаги могут быть предъявлены?
- Приказы руководства организаций работодателей о приеме и увольнении работника;
- Выписки из журналов регистрации трудовых книжек;
- Ведомости о начислении зарплаты;
- Выписка с лицевого счета на который перечислялись страховые отчисления.
Все указанные документы и их копии можно запросить у работодателей. В некоторых случаях ПФР делает это самостоятельно.
Для чего нужна копия, если сведения о трудоустройстве и без него имеются в ПФР? Дело в том, что далеко не все работодатели ответственно подают сведения о работниках в этот государственный орган.
Стоит добавить, что сами работодатели также представляют в ПФР копии трудовых книжек своих работников вместе с запросом о восстановлении документа.
Как восстановить пенсионеру?
пенсионер потерял трудовую книжку что делать
В пору, когда многие пенсионеры продолжают активную трудовую деятельность уже после выхода на заслуженный отдых потерять трудовую книжку может и работник преклонных лет. Для него этот документ имеет особое значение: на его основании оформляются прибавки к пенсионным выплатам.
Что делать – пенсионер потерял трудовую книжку? Как ему восстановить потерянный документ? В этом случае ему однозначно следует обратиться в Пенсионный фонд. Здесь ему восстановят сведения о трудовом стаже за весь период его работы. Эта процедура также крайне необходима тем гражданам, которые только оформляют свою пенсию.
Но все ли так безоблачно, как кажется на первый взгляд? В процессе восстановления сведений о трудовой деятельности работника через Пенсионный фонд есть одна сложность: этот государственный орган располагает далеко не исчерпывающей информацией на этот счет.
Чаще всего здесь можно запросить точные сведения лишь за последние 15 лет. Однако этот вовсе не повод отказываться от помощи ПФР. Этот государственный орган может:
- Проверить сведения о работнике через иные государственные структуры пользуясь механизмом межведомственного взаимодействия;
- Послать запросы прежним работодателям сотрудника с просьбой предоставить адекватную информацию о нем.
В самом крайнем случае, Пенсионный фонд предоставит заявителю частичную информацию о трудовом стаже работника, которую можно будет в дальнейшем дополнить из иных источников информации.
В связи с этим можно установить следующее: пенсионер может восстановить в полном или частичном виде свою трудовую книжку через ПФР, однако этот процесс может занять не менее 25-35 дней (в зависимости от объема нагрузки отделения фонда в том или ином регионе).
Восстановление трудовой книжки через ПФР – удобная процедура получения дубликата документа. Однако очевидно, что процесс этот требует сбора документов, личного визита в отделение фонда, ожидание не менее двух недель. Именно поэтому в процессе трудовой деятельности лучше всего время от времени копировать свою трудовую и заверять копию в нотариальной конторе. В этом случае при утрате документа потребуется лишь обратиться к работодателю, и получить дубликат уже на следующий день.
Трудовая книжка нужна человеку для официального трудоустройства. Она содержит основную информацию о человеке как работнике.
Утеря данного документа может привести к неприятным ситуациям, если вам необходимо устроиться на другое место работы.
В статье мы поговорим о том, как в минимальный срок получить дубликат документа различными способами — через МФЦ, Пенсионный фонд, прежнего работодателя и суд, так же помощником в получении может стать портал госуслуг.
Консультация юриста бесплатно
Если вы не собираетесь в ближайшее время менять место работы, то и торопиться с оформлением нового документа не стоит.
К тому же, если у вас было всего одна-две отметки, которые не существенны для построения дальнейшей карьеры, то и восстанавливать их не обязательно. В данном случае стоит купить пустой бланк трудовой книжки, когда пойдете к новому работодателю.
Прежде, чем обращаться в госорганы за восстановлением книжки, нужно заранее собрать необходимые документы, которые существенно ускорят процесс изготовления дубликата:
- Документ удостоверяющий личность (паспорт);
- Пустая трудовая книжка;
- Ксерокопия утерянного документа (при наличии);
- Контракты с организациями, которые вы подписывали при устройстве на должность;
- Сведения о переводах и новых назначениях;
- Данные от ПФР о трудовом стаже.
Как восстановить потерянную трудовую книжку
Как только стало известно о пропаже, владелец документа должен обратиться к своему работодателю, у которого он работал до утери. Там ему требуется написать заявление с просьбой подготовить дубликат трудовой книжки. Образец заявления представлен ниже.
Данное обращение рассматривается отделом кадров в срок не более двух недель. По истечению этого времени работодатель обязан выдать дубликат документа. Вот только в новой книжке не будет пометок о прошлых местах работы сотрудника.
Бывший работодатель оставляет в книжке пометки о том, сколько составляет общий трудовой стаж. Сведений о названиях предприятий не проставляется. Однако владелец трудовой книжки может сам восстановить эти данные. Он берет документ и с ним посещает предыдущие места работы. Уже там, в отделе кадров, ему делают соответствующие отметки.
Существуют альтернативные способы восстановления утерянного документа, если нет возможности обратиться к бывшему работодателю. Рассмотрим такие варианты более подробно.
Восстановление через многофункциональный центр
В случае обращения в МФЦ вам необходимо посетить учреждение лично, можно на прием. Обязательно возьмите с собой документ, удостоверяющий вашу личность — паспорт.
Обратитесь к специалисту центра с просьбой предоставить о восстановлении трудовой книжки. Запишите всю необходимую информацию разборчивым почерком и отдайте заявление специалисту центра.
Преимущества такого метода в том, что вам не придется самому обращаться ко всем прежним работодателям.
Однако сотрудники центра будут направлять запрос в государственный архив. Если там нет сведений о вашем трудовом стаже, то и в книжке они не будут отображены.
Восстановление через Пенсионный фонд России
Для выдачи дубликата трудовой книжки в ПФР вам потребуется подготовить паспорт и СНИЛС. Лично посетите филиал данного учреждения, к которому вы относитесь по прописке или же по месту фактического проживания.
Там вам выдадут бланк заявления, в котором нужно будет указать ваши контактные данные и причину обращения. После его заполнения вы отдаете его сотруднику пенсионного фонда. Если все заполнено правильно, то специалист сообщит вам, когда документ будет готов.
Данная процедура бесплатна, вам не потребуется дополнительно оплачивать государственную пошлину. Следует учесть, что если ваш общий трудовой стаж превышает 15 лет, то данные о местах работы могли не сохраниться в архиве, что значительно затруднит выдачу нового документа.
Восстановление через портал Госуслуг
Портал государственных услуг в данном случае может помочь только как консультант. При введении соответствующего запроса ресурс предоставит полную информацию о способах восстановления потерянного документа. В любом случае, потребуется обращение в ПФР или же к предыдущему нанимателю.
Консультация юриста бесплатно
Восстановление через суд
Это один из наиболее надежных вариантов получения дубликата. Для инициации разбирательства требуется предоставить заполненное заявление в суд.
Там вы отмечаете причины потери документа и указываете все имеющиеся у вас сведения касаемо общего трудового стажа.
Судебная инстанция сама проводит разбирательство и связывается со всеми заинтересованными лицами. Если компания, в которой вы ранее трудились, была обанкрочена или ликвидирована, то для восстановления документа применяются показания свидетелей, в качестве которых могут выступать бывшие коллеги или начальство.
При всей своей надежности у такого метода существуют и недостатки. За судебные разбирательства вам придется заплатить. Сумма определяется в судебной инстанции в зависимости от всех нюансов дела. Еще одним минусом будет считаться негативное впечатление у заинтересованных лиц от повестки в суд.
Сроки восстановления трудовой книжки
Как быстро вы получите дубликат документа, зависит от выбранного вами способа его восстановления. Самый быстрый вариант – обращение к бывшему работодателю. В таком случае, через две недели у вас на руках будет новая трудовая книжка.
Самый долгий вариант – обращение в судебные инстанции. Так, разбирательства могут длиться не один месяц. Нужно дождаться получения ответа с каждого предыдущего места работы. В таком случае, срок восстановления затягивается на неопределенное время.
Стоимость и государственная пошлина
Данная процедура бесплатна вне зависимости от выбранного метода получения дубликата. Этот факт утвержден на законодательном уровне. Единственное, на что может потратиться владелец книжки – это стоимость нового бланка документа.
Однако при судебных разбирательствах придется понести определенные финансовые затраты. Их размер зависит от многих факторов. Сумма судебных издержек рассчитывается индивидуально.
Что делать, если работодатель ликвидирован
Прекращение деятельности предприятия не означает, что запись о рабочем стаже нельзя восстановить. Для выдачи документа у владельца существует еще три способа: через ПФР, через прямое обращение в государственный архив или же в судебном порядке.
В любом случае, если вы ранее официально работали в организации и работодатель исправно делал отчисления в пенсионный фонд, то проблем с выдачей дубликата не возникнет.
