Любая организация на территории РФ должны подчиняться целому ряду законодательных актов. В первую очередь это - Конституция. Многие законы основаны именно на принципах Конституции, и принципы эти работают. Например, свобода предпринимательской деятельности, выбор места этой деятельности, защита прав не только в административных органах, а и судах: все это Конституция.
За конституцией следуют нормативные акты, регулирующие деятельность предприятия, которые касаются любого предприятия независимо от рода деятельности. Это Гражданский и Трудовой кодексы. Первый документ во многих странах прямо называют конституцией экономической жизни. Второй касается отношений сотрудников и работодателей. В первом определено, что такое предприятие, принципы его деятельности. Описывается, какие виды предприятий могут организовываться. Уделено внимание порядку формирования предприятия, правила руководства.
Особенность Гражданского кодекса в предоставлении относительной свободы, в том числе, тем, кто занят руководством предприятия. Часто дается правило, и возможность установить свое правило.
Закон может определять правила ведения деятельности (например, закон, устанавливающий правила строительства многоэтажных домов с помощью средств вкладчиков). Есть законы, посвященные темам кредитования. Отдельные законы могут касаться контроля органами государственной власти, чтобы смягчить условия деятельности предприятий, и сделать политику государства более предсказуемой. Затем следуют акты правительства. Правительство может создавать нормативные документы, регламентирующие деятельность предприятия, когда этого требует закон.
Предприятие работает не только в рамках того, что дает государство. Основные документы: устав, договор о совместной деятельности и т.п. создатели предприятия должны создать сами.
Устав - локальный нормативный правовой акт, в котором зафиксирован свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, предприятий (государственных и негосударственных), обществ и граждан, их взаимоотношения с другими юридическими и физическими лицами, права и обязанности в определенной сфере управления, а также хозяйственной или иной деятельности.
Учредительный договор - документ, посредством которого граждане, создающие определенное юридическое лицо, принимают на себя обязательства по определению порядка функционирования и направления деятельности этого юридического лица, а так же порядок его реорганизации и ликвидации.
Ряд вопросов должен решаться руководством предприятия его распоряжениями, приказами. Внутренние распорядительные документы предприятия играют очень важную роль в управлении предприятиями и организациями. Распорядительные документы предприятия носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения предприятия составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.
Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Многие вопросы должны решаться совместно с сотрудниками предприятия. Например, коллективный договор, в нем закрепляют конкретизированные обязанности сотрудников и руководства предприятия
Значительную часть документации составляют должностные инструкции.
Крупное предприятие состоит из нескольких подразделений, их деятельность регулируется положениями. В нем описывается перечень вопросов, которыми, например, должен заниматься отдел, права руководителя.
Положение - нормативный акт, имеющий сводный кодификационный характер. Данный документ определяет порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы органов государства, одного учреждения или структурного подразделения (комиссии, группы). Можно также выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.
Структура и штатная численность - документ, устанавливающий количественный и качественный состав структурных подразделений учреждения (предприятия, организации) и штатную численность персонала в каждом из них.
Штатное расписание - документ, который разрабатывается в соответствии со структурой и штатной численностью с целью установления должностных окладов и размеров надбавок к ним по каждой должности в зависимости от квалификационных характеристик работника (образование, стаж работы и т.п.). В случае отсутствия такого документа как "Структура и штатная численность", данный документ устанавливает и структуру организации.
Самый большой массив - это акты, служебные записки, протоколы собраний.
Внутренние служебные документы предприятия - официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
Служебная (докладная) записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.
Несмотря на небольшой перечень документы, регулирующие деятельность предприятия, составляют основную массу бумаг на предприятии.
12. Иные нормативные акты
ИЗНОС ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
В процессе эксплуатации основные средства подвергаются износу. В рыночной экономике различают 3 вида износа:
1.физический,
2.моральный,
Физич. износ.-àпонимается утрата основными средствами своих технико-экономических свойств, социальных характеристик, потребительной стоимости, а также стоимости в связи с эксплуатацией и под воздействием естественных сил природы.
Существует 2 типа физ изн:
1. механический износ трущихся деталей, усталостный износ метала, дерева, деформация отдельных конструкций;
2.естественный - не связан с эксплуатацией ОФ, а выражается в коррозии металла, выветривании, выщелачивании материалов.
Степень физ.износа зависит от многих факторов: качество конструкции и материалов, особенности технолог. процесса, срока эксплуатации, степени загрузки. Значительная доля устаревших осн-ых ср-в наносит ущерб экономическим показателям, объемам производства, конкурентоспособности товара.
Износ ос опред-ся
Износ=Спервонач*Норм аморт*время экспл/100
Коэффициент физического износа на каждый момент может определен по формуле:
Кизн факт = Тф / ТN ,
где Тф - фактическое время, ТN - нормативное время работы.
Кизн факт = (Тф * Qфt) / (ТN * QNt),
где Qфt - объем выпуска продукции за соответс-щий год, QNt - нормативный объем выпуска продукции.
Кгодн=Сост/Спервонач
Моральный износ основных средств выражается в уменьшении их стоимости до окончания срока службы. Он является следствием технологического прогресса и роста производительности. Моральный износ может быть 2-х видов:
связан с утратой основными средствами части своей первоначальной стоимости в результате повышения производительности труда в отраслях их производящих.
Кмор изн = (Фпер – Фвост) / Фпер
Кмор изн = (Nнов - Nст) / Nнов
Где Nнов - проектная или паспортная мощность объекта в изменившихся условиях после проведения реконструкции, модернизации или выпуска нового вида оборудования в натуральных единицах измерения. Nст – производительность морально устаревшего оборудования в натуральных единицах измерения.
Для объектов недвижимости в составе основных средств предприятия определяется также внешний (экономический) износ. Износ внешнего воздействия это снижение стоимости объекта недвижимости в следствии негативного влияния внешней среды экономических или политических факторов. Причина внешнего износа это общий упадок района, в котором находится объект или действие правительства РФ, местной администрации, изменение рынка занятости, нарушение биологического равновесия, перевод основных производств в другой регион и т.д., строит-во рядом малопривлекательных объектов таких как очист сооружения, заболачивание, бензоколонки.
БИЗНЕС-ПЛАН ПРЕДПРИЯТИЯ И ЕГО СТРУКТУРА
Бизнес план - это документ, дающий развернутое обоснование проекта и возможность всесторонне оценить эффективность принятых решений, планируемых мероприятий, ответить на вопрос, стоит ли вкладывать деньги в данный проект.
Бизнес-план позволяет очертить круг проблем, с которыми сталкивается предприятие при реализации своих целей в изменчивой, неопределенной, конкурентной хозяйственной среде. Поможет определить и обеспечить пути решения этих проблем. Он ориентирован на достижение успеха, главным образом, в финансово-экономической деятельности.
Бизнес-план является основой бизнес-предложения при переговорах с будущими партнерами и возможными инвесторами. Он должен быть представлен в форме, позволяющей заинтересованному лицу получить четкое представление о существе дела и перспективах своего участия в нем.
Структура и содержание бизнес-плана строго не регламентированы.
Такая типовая структура бизнес-плана должна включать следующие разделы:
1. Титульный лист. Содержит название проекта, наименование компании-заявителя, сроки реализации и период расчета показателей проекта, контактную информацию.
2. Резюме. В концентрированном виде представляет сущность, цели и задачи инвестиционного проекта, объем инвестиций, интегральные показатели коммерческой эффективности проекта.
3. Описание отрасли (целевого рынка). В разделе дается общая характеристика ситуации, складывающейся в отрасли (на целевом рынке), где будет реализовываться проект.
4. Описание продукции. Дается общая технико-экономическая и потребительская характеристика выпускаемой (планируемой к выпуску) продукции (товаров и услуг).
5. План маркетинга. В развернутом виде представляется маркетинговая стратегия компании при реализации проекта, дается описание ценовой, сбытовой, продуктовой политики и политики продвижения продукции на рынок. 6. План производства. Дается подробная характеристика и требования к организации процесса производства, план производства, постоянные и переменные затраты, план по персоналу.
7. Организационный план. Включает характеристику организационной структуры компанией, ее преобразования и возможностей, описание нормативно-правовой базы, организации управления реализацией проекта.
8. Финансовый план. Содержит финансовые и экономические расчеты и обоснования по проекту, включая стратегию финансирования, налоговые и иные выплаты, отчет о прибыли, план денежных поступлений и выплат, бухгалтерский баланс компании.
9. Анализ рисков, чувствительности и устойчивости проекта. В данном разделе дается анализ возможных рисков при реализации проекта, представляются результаты анализа чувствительности и устойчивости проекта, анализ финансовых коэффициентов.
10. Приложения. В приложение включаются необходимые сопроводительные документы – описание и фото продукции, необходимая документация (копии лицензий, сертификатов, разрешений, актов), проектно-сметная документация и др.
В международной практике для обоснования проектов (бизнес-планов) применяется несколько обобщающих показателей:
Чистая текущая стоимость;
Рентабельность;
Внутренний коэффициент эффективности (пороговое значение рентабельности);
Период возврата капитальных вложений (срок окупаемости); максимальный денежный отток (отражает необходимые размеры финансирования проекта и должен быть увязан с источником покрытия всех затрат);
Норма безубыточности (минимальный размер партии выпускаемой продукции, при котором обеспечивается «нулевая прибыль», доход от продажи равен издержкам производства).
ОСНОВНЫЕ РАЗДЕЛЫ ПЛАНА РАЗВИТИЯ П/П
План развития п/п вкл-ет след. разделы:
1. План развития науки и техники, НТП – важная часть плана развития п/п. он вкл-ет в себя мероприятия по НИР, освоения пр-ва новых видов продукции, внедрению прогрессивной технологии, модернизации и автоматизации произв-х процессов НОТ. Перенос передового опыта с родств пп. К показателям этого плана относятся: а) продукция осваиваемая произв-ом впервые; б) относ-ое уменьшение чис-ти раб-ов за счет внедрения разл. мероприятий по развитию науки и техники; в) рост ПТ, показатели харак-ие уровень пр-ва, как коэф-т автоматизации, механизации повышение нефтеотдачипластов, коэф-т экстенсивного исп-ия осн. ср-в и т.д., а также специфические пок-ли, характерные для данного вида пр-ва, н-р, материалоемкость продукции, энергоемкость пр-ва…
2. План повышения эк. эф-ти пр-ва. Даются обобщающие показатели эк. эф-ти исп-ия живого труда, осн. ср-в, кап. вложений, матер-х ресурсов и т.д. к числу таких показателей относятся темпы роста пр-ва товарной продукции, рентаб-ть пр-ва продукции и п/п в целом, затраты на рубль товарной продукции, снижение пок-ли Фо, Фе, материалоемкости и т.д. снижение затрат на 1 р тов продукции, оборачиваемости средсты
3. План пр-ва продукции – произ программа, в которой устанавливаются задания по производству отдельных видов продукции в стоимостном и натуральном выражении. Для этого исп ся показатели валов товарна реализ продукция, реализация нетто – вся ваовая продукция, которую получает пп на основе выполнения заключенных договоров за минусом налогов. В нем представлены в натур. и стоимостном выражении пр-во продукции, повышение ее кач-ва, перечень мероприятий по специализации, кооперированию и комбинированию пр-ва.
4. План инвестиции (кап. вложений). План кап. стр-ва предус-ет стр-во новых, расширение и реконструкцию действующих цехов п/п. перечень мероп-й по тех-му перевоор-ю действующего пр-ва, модер-я оборудования, соверш-ние технологии пр-ва, модер-ю и автом-ю произв-х процессов.
План внедрения инноваций – предусматривает внедрение в производство инновац технологий
5. План матер-но тех-ого обеспечения. Он представляет собой систему матер-х расчетов, отражающих пр-во и потребление важнейших видов прод-ии. данный план разрабатывается с учетом снижения удельных норм расхода сырья, материалов, топлива и
6.План по труду и кадрам. Предусматривает повышение ПТ, как основного условия увеличения объема пр-ва. Здесь же рассчитывается чис-ть п/п, ФОТ, ТП и ср. з/п. соблюдать опережение роста произ труда по сравнению с ростом зп.
7. План по издержкам пр-ва и реализации продукции. Непосредственная цель планир-ия с/с это эк-ки обоснованное определение величины затрат на пр-во продукции, а также исчисление величины дохода (прибыли, получаемого в рез-те произ-ой деят-ти.
8. Финансовый план. Устанавливаются важнейшие показатели как расчет потребности в соб-х обор. ср-вах; задание по ускорению оборачиваемости обор.ср-в; задание по прибыли п/п; кредитный план п/п; распределение чистой прибыли п/п на фонды:1. потребления, 2.накопления, 3. резервный фонд.
9. План соц-ого развития коллектива предусматривает перечень наиболее актуальных для коллектива мероприятий по улучшению охраны труда и тех-ки безоп-ти, условий труда, быта и отдыха работающих.
10, План мероп-й по охране прирды и рац-му исп-ию прир-х ресурсов. План по охране труда и тех-ки безоп-ти. Представлены мероп-я по предотвращ-ю загряз-я окрю среды, рац-му исп-ию прир-х ресурсов, охране водных ресурсов, воздуш. бассейна рац-му исп-ию земель и минер-х рес-в.
НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ АКТЫ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ.
Нормативный акт – это акт, компетентного органа государственной власти, которым устанавливается нормы права. К нормативным правовым актам регламентирующие деят-ть п/п относятся Гражданский Кодекс, Трудовой кодекс, налоговый кодекс, земельный кадастр, указы президента РТ, постановление главы организации.
Чтобы успешно осуществлять свой бизнес, дееспособность граждан или предпринимательская организация должны хорошо знать законодательство, регулирующее эту деят-ть. Впервые наиболее полное определение сущности понятия предпринимательской деятельности было сформулировано в законе РСФСР «О предприятиях и предпринимательской деятельности». В нем говорилось, что под предпринимательской деят-тью инициативная самостоятельная деят-ть граждан и их объединений, направленная на получение прибыли. Было установлено, что предпринимательская деят-ть осуществляется гражданами на свой риск и под имущественную ответственность в пределах, определяемых организационно-правовой формой предприятия.
В первой части ГК РФ говориться, что гражданское законодательство регулирует отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деят-ть, или с их участием. ГК РФ комплексно определяет сущность предпринимательской деятельности: это самостоятельная, осуществляемая на свой риск деят-ть, направленное на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицам, зарегистрированными в этом качестве в установленном порядке.
Основными документами, регламентирующими предпринимательскую деятельность являются:
1. Конституция РФ от 12.12.93 (ред. от 25.07.2003.)
2. Гражданский кодекс РФ (часть 1) от 30.11.94 №51-ФЗ (ред.29.07.2004);
3. Гражданский кодекс РФ (часть 2) от 26.01.96 № 14-ФЗ (ред. от 23.12.2003);
4. Гражданский кодекс РФ (часть 3) от 26.11.2001 № 146 –ФЗ;
5. Налоговый кодекс РФ (часть 1) от 31.07.98 № 146-ФЗ (ред. от 22.07.2005 № 119-ФЗ);
6. Налоговый кодекс РФ (часть 2) от 05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 22.07.2005 № 117-ФЗ);
7. Федеральный закон «О государственной поддержке малого предпринимательства в РФ» от 14.06.95 № 88-ФЗ (ред. от 21.03.2002);
8. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 28.08.2001 № 129-ФЗ (ред. от 23.12.2003);
9. Федеральный закон «о несостоятельности (банкротстве)» от 26.10.2002 № 127-ФЗ;
10. Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 28.08.2001 № 128-ФЗ (ред. от 23.12.2003);
11. Трудовой кодекс РФ № - ФЗ от 21.12.2001
12. Иные нормативные акты
Конституция РФ – основной документ всего российского законодательства. Конституция закрепляет следующие основополагающие права и принципы предпринимательской деятельности: свободное распоряжение своим трудом, право частной собственности, равенство всех форм собственности, свобода экономической деятельности, единство экономического пространства, свободное перемещение товаров, услуг и финансовых средств, общегражданские права человека.
Гражданский кодекс (часть 1) определяет правовые аспекты взаимоотношений граждан, юридических лиц и других участников предпринимательской деятельности, организационно-правовые формы хозяйствования.
Гражданский кодекс (часть 2) определяет правовые аспекты коммерческого и финансового предпринимательства, договорных и подрядных отношений.
Налоговый кодекс регламентирует общие правила определения доходов и расходов участников предпринимательской деятельности, виды, ставки налогов, налоговую базу, порядок начисления налогов и др.
Трудовой кодекс определяет правовые аспекты регулирования трудовых отношений: организация труда и управление трудом, рабочее время и время отдыха, оплата и нормирование труда, гарантии и компенсации.
Государственная регистрация – процедура легализации деятельности субъектов хозяйствования, при которой государственные органы проверяют соответствие самого юридического лица и его регистрационных документов требованиям действующего законодательства. Федеральными законами может устанавливаться специальный порядок регистрации отдельных видов юридических лиц.
Юридические лица действуют на основании учредительных документов: договора или устава в зависимости от организационно-правовой формы участника предпринимательской деятельности, либо договора и устава.
Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).
Учредительный договор - документ, в котором содержится следующая информация: наименование юридического лица; место его нахождения; порядок совместной деятельности по его созданию; размер долей участия каждого из учредителей; условия передачи имущества учредителей юридическому лицу; условия участия учредителей в деятельности юридического лица; условия и порядок распределения между участниками прибыли (убытков); условия управления деятельностью юридического лица; условия выхода учредителей (участников) из состава.
В уставе в обязательном порядке должны содержаться: сведения об организационно-правовой форме, наименование, место нахождения, размер уставного фонда, состав учредителей, вид и сфера деятельности, порядок распределения прибыли, порядок образования фондов, условия реорганизации и ликвидации.
На основе учредительного договора действуют хозяйственные товарищества.
На основе учредительного договора и устава действуют общества с ограниченной ответственностью и ассоциации.
На основе устава действуют акционерные общества, производственные кооперативы, унитарные предприятия, потребительские кооперативы, фонды.
Виды внутренних документов предприятия
Внутренние документы предприятия включают в себя три типа:
- Организационные документы.
- Служебные документы.
- Распорядительные документы.
Внутренние документы предприятия
К внутренним документам предприятия не относятся учредительные документы. Последние регулируются 52 статьей Гражданского кодекса Российской Федерации.
– комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
Обязательный перечень внутренних организационных документов для каждого предприятия:
Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы.
Обычно положения формализуют совокупность организационных, трудовых отношений и управленческих функций по конкретным вопросам. Основной вид положения – нормативный документ по регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. В таком документе определяется статус, порядок создания, система управления, внутренняя структура, функции, компетенции, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. Положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.
|
Наименование Самостоятельность и подчиненность Перечень инструкций, нормативных документов, которыми руководствуется данное подразделение |
||
|
Цели и задачи. |
Цель деятельности структурного подразделения Основные задачи |
|
|
Основной раздел, включает подробный перечень всех функций, реализация которых направлена на решение стоящих перед подразделением задач |
||
|
Права и обязанности. |
Права и обязанности, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач |
|
|
Руководство и служебные связи |
Наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы Взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности Фиксируется перечень документов, с которыми работает данное подразделение |
Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.
Документ составляется в форме таблицы и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, визы подпись, оттиск печати. Визируется главным бухгалтером, подписывается начальником отдела кадров и утверждается руководителем, подпись заверяется печатью.
Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом.
Документ составляется в виде таблицы, где указывается наименование должностей и структурных подразделений, количество штатных единиц, тарифная ставка или должностной оклад, надбавки и полная оплата в месяц, примечание. Составляет и подписывает документ главный бухгалтер.
Инструкция – нормативный документ, устанавливающий правила для регулирования конкретных организационных, технических, финансовых, технологических операций на предприятии.
Инструкции служат для детализации, разъяснения и определение порядка выполнения тех или иных операций, функциональных обязанностей, либо регламентируют порядок действий в конкретных ситуациях. Инструкции составляют основу на предприятии.
В инструкции содержится четкое указание на вопросы, объекты или круг лиц, которых касается данная инструкция. Текст носит распорядительный характер и излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
За разработку и утверждение инструкции отвечает руководитель того подразделения, в котором она разработана. Ввод в действие осуществляется после согласования и утверждения руководителем организации.
Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
Должностные инструкции применяются в сфере регулирования трудовых отношений и реализуют разделение труда между персоналом. Каждая должностная инструкция разрабатывается в отделе кадров, согласовывается с руководителем целевого подразделения, юридической службой и утверждается директором предприятия.
Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.
Договор может быть заключен в письменной форме и с помощью дистанционных каналов с электронной цифровой подписью. Содержание включает:
- наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах);
- ссылку на учредительные документы;
- фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон;
- сведения об обязательствах сторон;
- условия и формы расчета;
- санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств;
- срок действия договора.
Внутренние служебные документы предприятия – официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Основные виды внутренних служебных документов, используемых в организациях и на предприятиях:
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.
Протокол ведет секретарь, который стенографирует или записывает на диктофон выступления участников заседания. Затем сделанные записи формализуются в виде документа, к которому прилагаются дополнительные тезисы докладов, справки, решения и иные материалы. Документ содержит следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. В вводной части указывается: председатель, секретарь, список присутствующих, повестка дня. В основной части документируется содержание заседания по схеме:
- СЛУШАЛИ:
- ВЫСТУПИЛИ:
- ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
Протоколы относятся к числу важных внутренних документов предприятия, поэтому хранятся постоянно.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
На предприятиях существует много видов актов:
- акт приёма работ по контракту;
- акт приёма-передачи документов;
- акт списания материалов;
- коммерческий акт и т.д.
Акт составляется несколькими лицами, каждый из которых должен поставить подпись под ним. Большинство актов составляется комиссией, действующей постоянно, либо на основе распоряжения директора.
Акт содержит следующие элементы:
- Основание составления (ссылка на документ, приказ, факт, событие);
- Состав комиссии (либо фамилии и инициалы составителей);
- Заголовок (например, "Акт о приемке товаров");
- Основное содержание (цели, задачи, существо и сроки проделанной работы перед составлением акта);
- Сведения о количестве экземпляров;
- Подписи.
Служебная (докладная) записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Этот вид документа относится к внутренней деловой переписке подразделений предприятия, составляется в случаях, когда это требуют инструкции. Докладная записка отличается тем, что адресуется всегда начальству или ответственным лицам.
В записке содержится следующая информация:
- Факты и события, послужившие поводом к составлению документа;
- Выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо в связи с этим предпринять;
- Данные составителя и подпись.
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.
Данный вид внутренних документов составляется по запросу сотрудников предприятия или внешних организаций. Наиболее распространены справки о выполнении работ и оплате труда. Справки подготавливаются формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.
Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.
Данный документ оформляется в произвольной форме, содержит указания причин, которые привели к каким-либо нарушениям и потребовали документальное объяснение. Обязательные реквизиты: дата, заголовок, адресат, подпись составителя. Объяснительные записки могут храниться от 1 года до 5 лет.
Внутренние распорядительные документы предприятия носят исключительно административный характер, обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.
Внутренние документы предприятия включают следующие виды распорядительных документов:
Постановление – распорядительный документ, принимаемый руководством предприятия для решения наиболее важных и принципиальных внутренних задач организации.
Основная цель постановлений – регламентация норм и правил поведения. Требования к содержанию, схожи с приказом.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Приказы предприятия делятся на две большие группы:
- приказы по основной деятельности (производственным вопросам) – организация работы предприятия, финансирование, планирование, отчетность, снабжение и реализация продукции;
- приказы по личному составу (персоналу предприятия) – прием, увольнение, перевод работников, предоставление отпусков, командирование и т.д.
Этапы подготовки приказа:
- изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
- подготовка проекта приказа;
- визирование проекта;
- подписание руководителем.
Приказ должен иметь название вида документа, заголовок, дату и номер. Датой является дата подписи, а нумерация ведется порядковой нумерацией в пределах года либо непрерывно. При этом приказы по производственной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.
Заголовок приказа отвечает на вопрос "О чем?" – "О реорганизации отдела кадров", "Об повышении заработной платы". Не допускаются обобщенные и пространные формулировки заголовка, типа "Приказ директора" или "Приказ по предприятию".
В констатирующей части указывается основание для издания приказа:
- нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);
- решения совета директоров, общих собраний акционеров;
- производственная необходимость.
Чаще всего, это производственная необходимость, поэтому она может опускаться.
В распорядительной части приказа содержание излагается так:
"ПРИКАЗЫВАЮ" "кому" (исполнителю или структурному подразделению), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки её окончания).
Срок может отсутствовать, если приказ издается на постоянной основе.
Указание – внутренний документ, издаваемый руководством предприятия по вопросам информационно-методического характера.
Указания служат для разъяснения исполнения приказов, инструкций и других внутренних документов организации.
Решение – внутренний документ, принимаемый органом управления в целях разрешения производственных задач, вопросов.
В решении указываются следующие аспекты:
- Состояние решаемого вопроса;
- Цели и задачи принятого решения;
- Основание принятие решения;
- Перечень мероприятий и действий, согласно принятому решению, исполнители и сроки исполнения;
- Сведения о вводимых в действие документах (если имеет место).
Решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний трудового коллектива, собраний акционеров, пайщиков хранятся постоянно.
Распоряжение – внутренний документ, издаваемый для решения оперативных вопросов на предприятии.
Данный вид документов составляется по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.
Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В распорядительной части дается примерно такая формулировка:
ПРЕДЛАГАЮ отделу кадров провести аттестацию работников
ОБЯЗЫВАЮ всех сотрудников пройти инструктаж по технике безопасности
К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести его утвержденную структуру и штатную численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные инструкции, квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении.
Структура и штатная численность персонала оформляются документом за подписью заместителя руководителя организации или руководителя структурного подразделения, необходимыми визами, утверждаются первым лицом и содержат перечень наименований структурных подразделений и должностей. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.
Приложение
|
Код и наименование структурного подразделения |
Код и наименование должности |
Количество штатных единиц |
Должностной оклад |
Надбавки |
Месячный фонд |
Примечания |
|
|
персональные | |||||||
Заместитель руководителя организации
или руководитель структурного
подразделения ______________________________Подпись____________________
Визы ______________________________
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
Правила трудового распорядка утверждаются руководителем и содержат общие положения, порядок приема, перевода и увольнения служащих, перечень основных обязанностей служащих и администрации; нормативы рабочего времени и его использования, основания для поощрения за успехи в работе и взыскания нарушителям трудовой дисциплины; требования к внутреннему режиму и организации работ. Документ подписывается руководителем кадровой службы, содержит необходимые визы и согласовывается с решением общего собрания (номер протокола).
Изменения в положение структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации.
Квалификационная характеристика состоит из трех разделов.
В первом разделе «Должностные обязанности» приводятся сведения о месте и ранге должности в структуре организации, требованиях к квалификации лиц, которые могут ее замещать, а также перечень должностных обязанностей в порядке их важности.
Второй раздел квалификационной характеристики «Должен знать» содержит перечень требований к знанию особенностей основной деятельности и связанных с ней нормативных документов, методических материалов, правил техники безопасности и охраны труда.
В третьем разделе «Квалификационные требования» («Должен уметь») отражаются требования к уровню и профилю специальной подготовки работника, стажу, накопленному опыту, позволяющим выполнять возложенные на него обязанности.
Каждая должность, предусмотренная штатным расписанием, должна быть снабжена должностной инструкцией , которая составляется на основе Положения о структурном подразделении и квалификационной характеристики и определяет права, обязанности и ответственность сотрудников, начиная с заместителей руководителей подразделений. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений - положениями о них.
Должностная инструкция может быть индивидуальной (ориентированной на определенную должность и конкретное лицо) или типовой, разрабатываемой применительно к группе должностей одного уровня. Она часто служит базой для предыдущей и включает обычно следующие основные элементы:
Заголовок. Содержит полное наименование должности и подразделения, к которому она принадлежит, желательно в соответствии с Единой номенклатурой должностей и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих.
При этом нужно различать полное и базовое наименование должности, которое может не отражать многих аспектов содержания работ. К базовому наименованию прибавляются сведения о режиме работы, ранге или статусе: заместитель, помощник, старший (ответственный исполнитель или руководитель самостоятельного участка работы), ведущий (может руководить отдельным направлением деятельности) и пр.
Общие положения . Включает перечисление основных задач сотрудника; нормативных документов, в соответствии с которыми он должен работать; подчиненность, требования к уровню квалификации в соответствии с квалификационными справочниками; порядок ^занятия и освобождения должности, замещения в момент отсутствия (вышестоящим, нижестоящим, коллегой); режим труда и отдыха; формы оплаты и дополнительного поощрения.
Должностные обязанности . Раздел содержит полный перечень выполняемых работ, степень детализации которого зависит от характера деятельности работника (для специалистов может быть более укрупненным по основным направлениям), и разрабатывается на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих с учетом особенностей организаций.
Формулировка должностных обязанностей (не более восьми) должна быть четкой, нацеленной на конечные результаты, с выделением действий, ведущих к ним, и предоставлением возможности выбора методов работы в соответствии с квалификацией.
Права (полномочия), предоставляемые данному лицу для самостоятельного выполнения работы. Раздел охватывает круг вопросов, по которым сотрудник вправе принимать самостоятельные решения, давать указания, подписывать или визировать документы, контролировать, представительствовать, получать необходимую информацию.
Ответственность. В разделе регламентируется персональная ответственность должностного лица за выполнение возложенных на него обязанностей и использование прав, приводятся сведения о субъектах и формах отчетности, критериях оценки результатов.
Основные взаимосвязи . В разделе фиксируются служебные связи с коллегами, работниками других подразделений и организаций, необходимая для выполнения должностных обязанностей информация.
Основные проблемы работы . Раздел содержит перечень проблем, с которыми может столкнуться должностное лицо в процессе выполнения своих обязанностей.
В ряде случаев в должностную инструкцию включается раздел «Участие в информационном обмене», содержащий указания о том, какая, от кого, когда, в какой форме должна поступать информация лицу, занимающему данную должность; каким образом она должна изучаться и обобщаться; в какой форме, кому, когда и как впоследствии предоставляться. Должностная инструкция и изменения в ней утверждаются приказом руководителя организации.
Регламентация деятельности службы ДОУ осуществляется в целом ряде локальных нормативных документов:
Положении о службе ДОУ,
Должностных инструкциях работников этой службы,
Инструкции по делопроизводству,
Табеле форм документов,
Альбоме форм документов.
Положение о службе делопроизводства конкретной организации (фирмы) определяет ее задачи, функции, права и обязанности.
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. ГСДОУ содержит Примерное положение о службе документационного обеспечения управления. Структура текста положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами, в пределах каждого раздела.
В разделе 1 "Общие положения" устанавливается точное название, должностной состав, подчинение службы делопроизводства, ее место в структуре организации, степень самостоятельности службы, дается перечень основных правовых, нормативных, нормативно-методических и распорядительных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе (законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные и распорядительные документы своей и вышестоящей организации); если канцелярия имеет свою печать, дается ее описание, условия хранения и использования.
Раздел 2 "Цели и задачи" формулирует цели и основные задачи службы делопроизводства.
Раздел 3 "Функции" является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в т. ч. и специфических для данной организации.
- Раздел 4 "Права и ответственность" перечисляет права, которые закрепляются за службой в целом для выполнения возложенных на нее задач и функций.
Раздел 5 "Руководство" содержит сведения о наименовании должности руководителя службы ДОУ, требования к его квалификации (уровень образования, стаж практической работы), порядку назначения и освобождения от должности, а также сведения о должностном лице, замещающем должность в период отсутствия руководителя (отпуск, болезнь).
В разделе 6 "Взаимоотношения с другими структурными подразделениями" указываются наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.
Положение разрабатывается и подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи.
Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, т. к. при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.
Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция, выполняющая организационную, регламентирующую и регулирующую роль. На все должности работников ДОУ, установленные в штатном расписании, разрабатываются должностные инструкции, главная цель которых - регламентировать профессиональную деятельность отдельных работников, с тем чтобы избежать дублирования разными работниками одних и тех же должностных обязанностей. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему: к образованию, опыту работы, профессиональным знаниям и т. д.
При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться Квалификационным справочником.
Наличие должностной инструкции позволяет объективно оценивать деятельность каждого работника службы ДОУ, а также является основанием для применения объективных мер административного воздействия.
Правила составления должностной инструкции установлены ГСДОУ.
Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов:
1. общие положения,
Основные задачи работника, например основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;
Порядок замещения должности, т. е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;
Профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);
Основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
2. функции - определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций,
3. обязанности - указываются обязанности работника, связанные с его основными задачами и функциями,
4. права работника - определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей,
5. взаимоотношения (связи по должности) - указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее характер и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.,
6. ответственность работника - устанавливается дисциплинарная, административная, возможно материальная ответственность за неисполнение или ненадлежащее выполнение трудовых функций работника,
7. оценка работы - перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т. д. Основными критериями являются качество работы, которое определяется в первую очередь выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции, и своевременность ее выполнения.
Должностные инструкции на работников службы ДОУ разрабатывает руководитель службы, они согласовываются с юридической службой, утверждаются руководителем организации. Ознакомление работника с его должностной инструкцией проводится под расписку. Виза ознакомления располагается на последнем листе документа, после подписи. Она состоит из слов "С инструкцией ознакомлен(а)", личной подписи работника, инициалов, фамилии и даты ознакомления.
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.
Цель инструкции - отразить весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех работников организации.
Инструкции составляются с учетом специфики работы в организации. Основой для их составления являются типовые, примерные инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы.
Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов.
Раздел 1 "Общие положения" устанавливает:
Сферу распространения инструкции (например, "инструкция распространяется на все документы организации", "инструкция распространяется на управленческие документы", "инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных" и др.);
Ответственность за ее несоблюдение;
Подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и работу с документами в организации и в структурных подразделениях;
Нормативно-методическую базу.
Раздел 2 Правила составления и оформления документов , где определяются:
Виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
Общие правила подготовки и оформления документов;
Правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
Порядок изготовления и размножения документов;
Правила оформления и заверения копий и приложений;
Порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
Порядок работы исполнителей с документами.
Раздел 3 "Документооборот" включает:
Порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
Правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
Основные инстанции движения документов;
Порядок подготовки и отправки исходящих документов;
Порядок учета объема документооборота.
В разделе 4 "Регистрация документов" устанавливаются:
Порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
Формы и методы регистрации;
Правила индексации документов.
Раздел 5 "Организация справочной работы" включает:
Принципы построения информационно-справочной работы в организации;
Описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
Порядок систематизации и классификации справочной информации;
Технологию информационно-поисковой работы.
В разделе 6 "Контроль за исполнением документов" устанавливаются:
Порядок их постановки на контроль;
Технология ведения контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
Обязанности исполнителей;
Типовые сроки исполнения;
Порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
Порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.
Раздел 7 "Оперативное хранение документов" устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов, а также содержит:
Правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации;
Правила формирования в дела отдельных категорий документов;
Порядок разработки и использования номенклатуры дел;
Порядок систематизации и индексации дел.
В раздел 8 "Подготовка документов к сдаче в архив" включают:
Порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения или уничтожения);
Правила подготовки дел к хранению;
Требования к описанию и оформлению дел;
Порядок передачи дел в архив.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут содержаться разделы по работе с обращениями граждан, с документами ограниченной сферы распространения, по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т. д.).
К инструкции необходимо составить приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни сроков исполнения документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.
Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива и юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого все работники организации должны составлять и оформлять документы.
В соответствии с ГСДОУ в состав функций, возложенных на службу ДОУ, включена разработка и ведение табеля унифицированных форм документов и альбома форм документов, применяемых в организации. Табель представляет собой перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры. Табель содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов подготовки. В табеле нормативно закрепляются как состав применяющихся в организации документов, так и процедуры их подготовки.
Методика разработки табеля создана ВНИИДАД. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования, например:
Вид и код формы документа;
Наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа;
Наименование структурного подразделения, ответственного за подготовку;
