Нормативные документы по делопроизводству регламентируют этот важный вид организационной деятельности предприятия. Ими устанавливаются порядок обработки, учета и хранения документов, а также стандарты их оформления. Важно, чтобы на предприятии нормативная документация делопроизводства в 2016 году постоянно актуализировалась, поскольку это позволит обеспечить юридическую силу, аутентичность и подлинность всех документов, разработанных в организации.
Из статьи вы узнаете:
- какие правотворческие органы разрабатывают нормативные документы по делопроизводству;
- что входит в перечень нормативной документации делопроизводства;
- какие нормативные документы по делопроизводству должны быть в каждой организации;
- в каком направлении ведется работа по дополнению и изменению нормативных документов делопроизводства.
Нормативно-правовые документы в делопроизводстве имеют важное значение, поскольку регламентируют все процессы создания, обработки и хранения документов в организации. С помощью правил, устанавливаемых нормативными документами по делопроизводству, обеспечивается юридическая значимость и подлинность документации предприятия.
Кто разрабатывает нормативные документы по делопроизводству
В государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается определение термину «делопроизводство» как виду деятельности, направленной на обеспечение документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов. Документ - это юридически значимая информация на бумажном или электронном носителе, достоверность которой подтверждается наличием установленных реквизитов. Поэтому делопроизводство, в свою очередь, регламентируется нормативными документами, которыми устанавливаются общие правила и принципы его ведения.
Нормативно-правовые документы в делопроизводстве - это правовые акты многократного применения: законы, постановления, приказы, стандарты, инструкции и пр., которые изданы в соответствующей форме теми правотворческими органами, в компетенции которых находятся эти вопросы.
Основная регулирующая деятельность в сфере делопроизводства осуществляется Федеральным архивным агентством. В его функции входит контроль организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти, но, кроме этого, оно занимается методическими разработками и обеспечивает общее развитие общероссийской системы делопроизводства.
Вопросами унификации и стандартизации в сфере делопроизводства занимается Госстандарт, а в ведении Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) находятся научно-исследовательские и методические разработки в области архивного дела и документоведения. В этой организации разрабатываются многие нормативно-методические документы по делопроизводству.
Нормотворчеством в сфере делопроизводства также занимается Правительство РФ, федеральные и муниципальные органы исполнительной власти, ведомства, комитеты, службы, агентства, а также учреждения, организации и предприятия, разрабатывающие локальные нормативные акты, адаптирующие федеральное и отраслевое законодательство к реалиям и специфике производственной и организационной деятельности конкретной компании.
Перечень нормативных документов по делопроизводству
Руководствоваться в своей работе нормативными документами, регулирующими сферу делопроизводства, должны не только делопроизводители, но и исполнители, люди, которые разрабатывают документы организации и работают с теми, которые получены из внешних источников. Нормативная документация делопроизводства в 2016 году должна использоваться, прежде всего, чтобы были четко соблюдены все правила и требования к содержанию и оформлению документов, поскольку именно это обеспечивает их юридическую значимость. Поэтому желательно, чтобы в организации были правовые акты, входящие в данный перечень нормативных документов по делопроизводству:
- Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральный закон № 53-ФЗ от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации»;
- Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»;
- Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральный закон № 184-ФЗ от 24.12.2002 «О техническом регулировании»;
- Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15.06.2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
- Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
- Приказ Росархива №76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
- ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения;
- ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
- ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования;
- ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.
Основные нормативные документы по делопроизводству
Кроме упомянутого ГОСТ Р 7.0.8–2013 к числу основных нормативных документов можно отнести следующие:
В кадровой службе каждого предприятия должны быть такие нормативные документы, регламентирующие кадровое делопроизводство:
- Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»;
- Приказ Минфина России №117н от 2.12.2003 «О трудовых книжках»;
- Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
К числу основных относятся и те нормативные документы по делопроизводству, которые регламентируют порядок архивного хранения документации предприятия и используются для определения сроков хранения разного вида документов при составлении номенклатуры дел:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010
- Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
- Приказ Росархива № 2 о 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»;
- Основные правила работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
- Приказ Росархива № 176 от 18.08.1992 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия».
Изменения нормативных документов по делопроизводству
Как и всякая нормативно-правовая документация, нормативные документы по делопроизводству в 2016 году могут изменяться - правотворческие органы приводят их в соответствие с реалиями сегодняшнего дня и требованиями действующего законодательства. В частности, большая часть изменений нормативных документов по делопроизводству обусловлена активным внедрением в практику электронных документов, как на уровне государственного управления, так и в деятельности коммерческих структур. Поэтому вопросы обеспечения правового статуса, подлинности и юридической значимости электронных документов, порядка их оперативного и архивного хранения сегодня особенно актуальны. Работа в направлении и совершенствовании нормативной базы делопроизводства также ведется с учетом повсеместного внедрения СЭД.
В задачу лиц, которые в своей работе руководствуются нормативной документацией делопроизводства, входит отслеживание вносимых в нее изменений и актуализация базы данных нормативных документов по делопроизводству.
Любая организация на территории РФ должны подчиняться целому ряду законодательных актов. В первую очередь это - Конституция. Многие законы основаны именно на принципах Конституции, и принципы эти работают. Например, свобода предпринимательской деятельности, выбор места этой деятельности, защита прав не только в административных органах, а и судах: все это Конституция.
За конституцией следуют нормативные акты, регулирующие деятельность предприятия, которые касаются любого предприятия независимо от рода деятельности. Это Гражданский и Трудовой кодексы. Первый документ во многих странах прямо называют конституцией экономической жизни. Второй касается отношений сотрудников и работодателей. В первом определено, что такое предприятие, принципы его деятельности. Описывается, какие виды предприятий могут организовываться. Уделено внимание порядку формирования предприятия, правила руководства.
Особенность Гражданского кодекса в предоставлении относительной свободы, в том числе, тем, кто занят руководством предприятия. Часто дается правило, и возможность установить свое правило.
Закон может определять правила ведения деятельности (например, закон, устанавливающий правила строительства многоэтажных домов с помощью средств вкладчиков). Есть законы, посвященные темам кредитования. Отдельные законы могут касаться контроля органами государственной власти, чтобы смягчить условия деятельности предприятий, и сделать политику государства более предсказуемой. Затем следуют акты правительства. Правительство может создавать нормативные документы, регламентирующие деятельность предприятия, когда этого требует закон.
Предприятие работает не только в рамках того, что дает государство. Основные документы: устав, договор о совместной деятельности и т.п. создатели предприятия должны создать сами.
Устав - локальный нормативный правовой акт, в котором зафиксирован свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, предприятий (государственных и негосударственных), обществ и граждан, их взаимоотношения с другими юридическими и физическими лицами, права и обязанности в определенной сфере управления, а также хозяйственной или иной деятельности.
Учредительный договор - документ, посредством которого граждане, создающие определенное юридическое лицо, принимают на себя обязательства по определению порядка функционирования и направления деятельности этого юридического лица, а так же порядок его реорганизации и ликвидации.
Ряд вопросов должен решаться руководством предприятия его распоряжениями, приказами. Внутренние распорядительные документы предприятия играют очень важную роль в управлении предприятиями и организациями. Распорядительные документы предприятия носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения предприятия составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.
Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Многие вопросы должны решаться совместно с сотрудниками предприятия. Например, коллективный договор, в нем закрепляют конкретизированные обязанности сотрудников и руководства предприятия
Значительную часть документации составляют должностные инструкции.
Крупное предприятие состоит из нескольких подразделений, их деятельность регулируется положениями. В нем описывается перечень вопросов, которыми, например, должен заниматься отдел, права руководителя.
Положение - нормативный акт, имеющий сводный кодификационный характер. Данный документ определяет порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы органов государства, одного учреждения или структурного подразделения (комиссии, группы). Можно также выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.
Структура и штатная численность - документ, устанавливающий количественный и качественный состав структурных подразделений учреждения (предприятия, организации) и штатную численность персонала в каждом из них.
Штатное расписание - документ, который разрабатывается в соответствии со структурой и штатной численностью с целью установления должностных окладов и размеров надбавок к ним по каждой должности в зависимости от квалификационных характеристик работника (образование, стаж работы и т.п.). В случае отсутствия такого документа как "Структура и штатная численность", данный документ устанавливает и структуру организации.
Самый большой массив - это акты, служебные записки, протоколы собраний.
Внутренние служебные документы предприятия - официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
Служебная (докладная) записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.
Несмотря на небольшой перечень документы, регулирующие деятельность предприятия, составляют основную массу бумаг на предприятии.
Нормативный документ – это документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов (ГОСТ 1.1-2002 Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения).
К документам в области стандартизации, используемым на территории РФ, относятся [ФЗ РФ «О техническом регулировании», ред. 2007 г.]:
национальные стандарты; стандарты организаций;
своды правил
применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Стандарт – документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать правила и методы исследований (испытаний) и измерений, правила отбора образцов, требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения [ФЗ РФ «О техническом регулировании» ред. 2007 г.]
Примеры:
ГОСТ 2222-95 Межгосударственный стандарт. Метанол. Технические условия
ГОСТ 15.309-98 Межгосударственный стандарт. Система разработки и подготовки продукции на производство. Испытание и приёмка выпускаемой продукции. Общие положения
ГОСТ Р ИСО 14020-99 Государственный стандарт Российской Федерации. Экологические этикетки и декларации. Основные принципы
ГОСТ 31340-2007 Межгосударственный стандарт. Предупредительная маркировка химической продукции. Общие требования
ГОСТ Р 52361-2005 Национальный стандарт Российской Федерации. Контроль объекта аналитический. Термины и определения
На территории РФ действуют национальные стандарты и стандарты организаций. В соответствии с ФЗ РФ «О техническом реryлировании» к национальным стандартам относятся стандарты Российской Федерации (обозначение ГОСТ Р) и межгосударственные стандарты (обозначение ГОСТ), а также международные и региональные стандарты, официально принятых к использованию на территории РФ (обозначение, например, ГОСТ Р ИСО, ГОСТ Р ИСО/МЭК)
Национальный стандарт – стандарт, принятый национальным органом по стандартизации одной страны и доступный широкому кругу пользователей. Национальный стандарт Российской Федерации – стандарт, утвержденный национальным органом Российской Федерации по стандартизации;
Примеры:
ГОСТ Р 51000.4-2008 Национальный стандарт Российской Федерации. Общие требования к аккредитации испытательных лабораторий
ГОСТ Р ИСО 10012-2008 Национальный стандарт Российской Федерации. Менеджмент организации. Системы менеджмента измерений. Требования к процессам измерений и измерительному оборудованию.
ГОСТ 5100-85 Государственный стандарт Союза ССР. Сода кальцинированная техническая. Технические условия
Межгосударственный стандарт – региональный стандарт, принятый Евразийским советом по стандартизации, метрологии и сертификации и доступный широкому кругу пользователей. Это стандарт, принятый государствами (странами СНГ), присоединившимися к соглашению о проведении согласованной политики в области стандартизации, метрологии и сертификации и применяемый ими непосредственно.
Пример: ГОСТ 27578-87 Межгосударственный стандарт. Газы углеводородные сжиженные для автомобильного транспорта. Технические условия
Стандарт организации (обозначение СТО) – стандарт, утвержденный и применяемый организацией для целей стандартизации, а также для совершенствования производства и обеспечения качества продукции, выполнения работ, оказания услуг, а также для распространения и использования полученных в различных областях знаний результатов исследований (испытаний), измерений и разработок [ГОСТ Р 1.12-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения]. В соответствии с пунктом 1 статьи 17 ФЗ РФ "О техническом регулировании" к организациям, имеющим право утверждать стандарты соответствующего уровня, в частности, относятся коммерческие, общественные, научные организации, саморегулируемые организации, объединения юридических лиц.
Пример: СТО ТПУ 2.3.05-2006 Стандарт организации. Система образовательных стандартов. Занятия лабораторные. Общие требования к организации и проведению
Своды правил – новый нормативный документ, введенный в действие ФЗ РФ «О техническом регулировании», ред. 2007 г. Своды правил разрабатываются, если национальные стандарты применительно к отдельным требованиям технических регламентов или объектам технического регулирования в целях обеспечения соблюдения требований технических регламентов к продукции или к связанным с ними процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, отсутствуют.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации – нормативные документы, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и другим) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов и межведомственном обмене информацией [ФЗ РФ "О техническом регулировании", ред. 2007 г.].
Общероссийские классификaтoры тexнико-экономической информации представляют собой организационную основу единого информационно-поискового языка. В них собраны и получили коды различные виды технико-экономической информации, кoтoрые являютcя потенциальными объектами стандартизации, – о продукции пpoмышленности и сельского хозяйства, о работах и услугах, об органах государственного управления, объектах административного и территориального деления, отраслях народного хозяйства, природных и трудовых ресурсах. Классификаторы это посредники, переводящие существенные характеристики объектов классификации на формальный язык (цифровой, буквенный код) для использования в ЭВМ при решении конкретных, специфических задач, связанных с планированием и учетом, материально-техническим снабжением, торговлей и ценообразованием.
Примеры:
ОК (МК (ИСО/ИНФКО МКС) 001-96) 001-2000 Общероссийский классификатор стандартов (обозначение ОКС)
ОК 002-93 Общероссийский классификатор услуг населению (обозначение ОКУН)
ОК 004-93 Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (обозначение ОКДП)
ОК 005-93 Общероссийский классификатор продукции (обозначение ОКП)
ОК 012-93 Общероссийский классификатор единой системы конструкторской документации (ЕСКД)
Правила [нормы] стандартизации (обозначение ПР) – нормативный документ, устанавливающий обязательные для применения организационно-методические положения, которые дополняют или конкретизируют отдельные положения основополагающего национального стандарта и определяют порядок и методы выполнения работ по стандартизации [ГОСТ Р 1.12-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения].
Пример:
ПР 50-718-94 Правила по стандартизации. Правила заполнения и представления каталожных листов продукции
ПМГ 06-2001 Правила по межгосударственной стандартизации. Порядок признания результатов испытаний и утверждения типа, поверки, метрологической аттестации средств измерений
Рекомендации по стандартизации (обозначение Р) – документ, содержащий советы организационно-методического характера, которые касаются проведения работ по стандартизации и способствуют применению основополагающего национального стандарта или содержат положения, которые целесообразно предварительно проверить на практике до их установления в основополагающем национальном стандарте [ГОСТ Р 1.12-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения].
Примеры:
РМГ 91-2009 Рекомендации по межгосударственной стандартизации. Государственная система обеспечения единства измерений. Совместное использование понятий "погрешность измерения" и "неопределенность измерения". Общие принципы
Правила (ПР) и Рекомендации (Р) по стандартизации разрабатываются организациями и подразделениями, подведомственными национальному органу по стандартизации Росстандарту (бывшему Госстандарту), для развития положений стандартов, либо содержат требования не включенные в стандарты.
На предприятиях и в организациях используют также методические инструкции (обозначение МИ) и методические указания (обозначение МУ), руководящие указания (обозначение РД) и другие документы методического характера, которые разрабатываются организациями и подразделениями, подведомственными Росстандарту, с целью более полного освещения отдельных положений стандартов, например порядка их применения или внедрения в практику.
Марина Щербакова
Нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность дошкольной образовательной организации
1. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 26 августа 2010 г. № 761н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих», раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования » (Зарегистрирован в Минюсте РФ 06.10.2010 г. № 18638, с изменениями внесёнными приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 31 мая 2011 г. № 448Н.
3. Постановление Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 15 мая 2013 г. № 26 г. Москва «Об утверждении СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно- эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы дошкольных образовательных организаций » (Зарегистрировано в Минюсте России 29 мая 2013 г. № 28564) .
4. Приказ Министерства образования и науки РФ от 14 июня 2013 г. № 462 «Об утверждении Порядка проведения самообследования образовательной организацией » (Зарегистрирован в Минюсте РФ 27 июня 2013 г. № 28908) .
5. Постановление Правительства Российской Федерации от 5 августа 2013 г. № 662 «Об осуществлении мониторинга системы образования »
6. Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 августа 2013 г. № 1014 «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам – образовательным программам дошкольного образования » (Зарегистрировано в Минюсте РФ 26 сентября 2013 г. № 30038) .
7. Письмо Министерства образования и науки РФ от 01 октября 2013 г. № 08-1408 «Методические рекомендации по реализации полномочий органов государственной власти субъектов Российской Федерации по финансовому обеспечению оказания государственных и муниципальных услуг в сфере дошкольного образования »
8. Приказ Министерства образования и науки РФ от 17 октября 2013 г. № 1155 «Об утверждении федерального государственного » (Зарегистрировано в Минюсте РФ 14 ноября 2013 г. № 30384)
9. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 18 октября 2013 г. № 544н «Об утверждении профессионального стандарта «Педагог (педагогическая деятельность в сфере дошкольного , начального общего, основного общего, среднего общего образования ) (воспитатель, учитель) » (Зарегистрировано в Минюсте РФ 6 декабря 2013 г. № 30550) .
10. Письмо Министерства образования и науки РФ и Департамента государственной политики в сфере общего образования от 13 января 2014 г . № 08-10.
План действий по обеспечению введения Федерального государственного образовательного стандарта дошкольного образования
Создание нормативно-правового , методического и аналитического обеспечения ФГОС ДО
Создание организационного обеспечения реализации ФГОС ДО
Создание кадрового обеспечения введения ФГОС ДО
Создание финансово-экономического обеспечения введения ФГОС ДО
Создание информационного обеспечения введения ФГОС ДО
Публикации по теме:
Познавательное развитие младших дошкольников в условиях дошкольной образовательной организации «Актуальные подходы к организации образовательной деятельности с дошкольниками в соответствии с ФГОС ДО» Развитие познавательных интересов.
Комплексное сопровождение детей с ОВЗ в условиях дошкольной образовательной организации Проблема воспитания и обучения детей с ограниченными возможностями здоровья в общеобразовательном учреждении на современном этапе требует.
Консультация для родителей «О Правах ребенка…» (нормативно-правовые основы) Консультация для родителей «О ПРАВАХ РЕБЕНКА…» (нормативно-правовые основы)
Моделирование маркетинговой деятельности в дошкольной образовательной организации Анализ возможностей и перспектив развития дошкольной образовательной организации в условиях рынка Оба корпуса ДОУ расположены в центре города,.
Нормативно-правовые документы, отражающие требования к содержанию и результатам образовательной деятельности Нормативно - правовые документы, отражающие требования к содержанию и результатам образовательной деятельности МБДОУ "Береговской детский.
Проект «Формы взаимодействия дошкольной образовательной организации с семьёй и социальными партнёрами в организации» Тип проекта Информационно- познавательный Продолжительность Долгосрочный Участники проекта: Воспитанники ДОУ, Родители воспитанников.
Нормативно-методическая база делопроизводства
В свете вступления в силу 1 июня 2018 года нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 следует рассмотреть нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты .
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя следующее:
- законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
- технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- унифицированные системы документации; – нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.
Нормативная база делопроизводства в РФ основана на Федеральном законодательстве и ГОСТ. Последние являются основой для ведения делопроизводства в организациях.
Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции РФ записано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом..." . Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ . Не менее важны положения федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации".
Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы "О Государственном гербе Российской Федерации", "Об электронной цифровой подписи", "О коммерческой тайне", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О бухгалтерском учете" и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов.
Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.
Указы Президента РФ относятся к числу нормативных актор регламентирующих делопроизводства. Перечислим ключевые Указы имеющие отношение к регламентации делопроизводства в РФ:
- Указ "Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ";
- Указ "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".
Постановления Правительства РФ, регламентирующие делопроизводства регулирую различные аспекты документооборота. Самыми важными постановлениями правительства РФ в этой сфере являются:
- "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";
- "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности";
- "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации".
Особенности ГОСТ Р 7.0.97-2016
Вступивший в силу в 1 июля 2018 года ГОСТ имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть подробно. Итак, новый ГОСТ вступил силу согласно Приказу Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации".
Новый ГОСТ направлен на регламентацию следующих аспектов документооборота:
- состав реквизитов документов и бланков;
- правила их оформления реквизитов документов и бланков;
- виды и образцы бланков, схемы расположения реквизитов на деловых бумагах;
- правила создания документов.
Требования к документам и работе с ними по ГОСТ 7.0.97-2016 |
Новшества ГОСТ 7.0.97-2016 |
|
---|---|---|
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют |
Некоторые реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, в новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены. |
|
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа |
Появились новые реквизиты, в числе которых: наименование структурного подразделения – автора документа и наименование должности лица – автора документа. |
|
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны |
||
Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним |
||
Абзацный отступ текста документа – 1,25 см |
||
Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала |
||
Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см |
||
Может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом |
||
Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. |
Разработка нормативных документов по ДОУ
Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.
Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.
Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.
Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.
Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.
Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.
Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.
Литература
- Басаков М.И. Современное делопроизводство: – М.: Ростов-на-Дону Феникс 2007
- Конституция Российской Федерации
- Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: как с 1 июля 2018 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати // Консультант Плюс – URL: http://www.consultant.ru/law/hotdocs/49855.html/
- Приказ Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации"