Электронная подпись в кадровом делопроизводстве. Как подписывать кадровые документы с удаленными работниками. Подписывать документы онлайн имеют право не только «дистанционщики»

Какие ограничения накладывает текущее законодательство, чем руководствоваться сейчас и на что рассчитывать при оцифровке и автоматизации в перспективе?

Рассказывает Михаил Александров, аналитик компании DIRECTUM .

Для чего нужна трансформация?

Выгода безбумажного документооборота очевидна — это и сокращение затрат, и экономия драгоценных человеко-часов, и прозрачность работ.

Бизнес старается оцифровать ключевые процессы, которые влияют на его доходность. При этом оптимизируются и массовые — с максимальной вовлеченностью персонала, это позволяет снизить издержки компании. Как результат, экономятся тонны бумаги, годы человеческого времени и миллиарды нервных клеток миллионов людей.

Взгляд сверху

По подсчетам Минтруда РФ, компании используют около 40 типов кадровых документов в различных вариациях. С ними взаимодействуют 100% сотрудников компании, поэтому перевод этих бумаг в электронный вид и последующая автоматизация процессов экономят сразу кучу ресурсов.

Но дьявол кроется в мелочах. Первое, с чем предстоит столкнуться, — потребуется обеспечить значимость кадровых документов. Они могут потребоваться как самому работнику, так и десятку внешних организаций (Минтруд России, фонды пенсионные и обязательного медицинского страхования, суды и прочие инстанции).

С бумагой все понятно: на руках должен быть экземпляр с печатью и подписью. Что касается работы с электронными документами, практики пока не так много.

Оцифровка кадров, с чего начать?

Все кадровые документы условно можно разделить на 2 части:

1. Личного характера — это трудовой договор и приказы, влияющие только на одного сотрудника (об изменении положений трудового договора, увольнении, принятии, переводе и т.д.).
2. Массовые — всевозможные инструкции, распоряжения, регламенты, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники организации или соответствующие подразделения.

Не так сложно создать электронную форму документа, как в дальнейшем обеспечить его юридическую значимость. С одной стороны, есть Федеральный закон №63 от 06.04.2011 "Об электронной подписи" . Он разрешает использовать электронную подпись (ЭП) и обязывает признавать равносильными документы, подписанные ею и собственноручно. С другой стороны — Трудовой кодекс Российской Федерации, который позволяет применять электронные документы только удаленным сотрудникам и лишь с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи — УКЭП.

УКЭП — это дорого!

Для получения сертификата квалифицированной подписи необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (далее — УЦ). Он сформирует ключевую пару, с помощью которой подпись создается и проверяется.

В отличие от подписания бумаги собственноручно, выпуск сертификата УКЭП — услуга платная. Именно поэтому бизнес не торопится переводить штат на удаленную работу по новым правилам — переход на электронный кадровый документооборот кажется бесперспективным.

Встать, суд идет

Рассмотрим недавнюю судебную практику. Можно отметить интересные факты по применению электронных средств в сфере трудового права:

• суд счел легитимным ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (далее — ЛНА) по электронной почте: Определение Приморского Краевого Суда от 6 марта 2014 г. по делу N 33-1126;
• допустимо применение простой электронной подписи при ознакомлении с электронными документами: Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16 января 2014 г. по делу N 2-1091/14.

Таким образом, следует переключить внимание с цифровизации всего кадрового потока на массовые документы. По крайней мере до тех пор, пока не будут внесены изменения в Трудовой кодекс.

Знакомство по новой

Что в итоге потребуется для «легализации» ознакомления с ЛНА без бумаги? Организовать процесс с локальными актами можно по электронной почте.

Для этого нужно:

• утвердить соответствующее положение о порядке работы с email;
• ознакомить сотрудника в письменной форме под подпись с ним;
• закрепить адреса электронной почты в трудовом договоре или ином документе за подписью работника.

Положение должно включать:

• регламент использования сотрудниками электронной почты;
• сроки ответа на письма и хранения полученных и отправленных сообщений;
• обязанность работника уведомлять отправителя о получении письма и регулярно проверять поступление электронной почты за установленный период;
• пункт о том, что переписка между работодателем и работником приравнивается к обмену документами на бумажных носителях.

Надежнее будет фиксировать информацию, используя электронную подпись.

Подпись. Электронная. Своя

Электронная подпись представляет собой дополнительную информацию, которая нужна для определения подписанта, неизменности документа и его реквизитов. Главное преимущество ЭП перед ознакомлением через корпоративные системы — это невозможность никому, кроме владельца ключа, сформировать такой же набор информации.

Более экономичными вариантами являются усиленная неквалифицированная (УНЭП) и простая электронная (ПЭП) подписи.

Федеральный закон №63 позволяет применять неквалифицированную электронную подпись наравне с квалифицированной, но с некоторыми отличиями.

В случае с УНЭП удостоверяющий центр может не иметь аккредитации. При этом работодатель может самостоятельно развернуть сервисы для обслуживания инфраструктуры ЭП. Они позволят генерировать ключевые пары и выдавать их работникам, чтобы сотрудники могли подписывать документы в информационной системе.

Таким образом, компания создает «собственный удостоверяющий центр». Но его одного недостаточно для использования УНЭП. Работодатель также должен подготовить и ввести в действие комплект документов для корректного применения электронной подписи:

• зоны ответственности и порядка работы УЦ;
• правила использования ключей;
• условия и средства формирования и проверки;
• порядок учета заявок, выдачи, изъятия и уничтожения носителей и ключей.

В свою очередь сотрудник должен знать:

• порядок получения ключей ЭП;
• где ее применять;
• какие действия в системе сформируют электронную подпись.

А также он должен понимать, что несет персональную ответственность за выданную ему ключевую пару, и ЭП является аналогом собственноручной подписи.

А проще можно?

Помимо УНЭП законом предусмотрено использование простой электронной подписи (ПЭП). Условия ее применения описаны в статье 9 ФЗ-63.

При применении ПЭП предполагается, что:

• это прикрепленная или связанная информация с подписываемым документом;
• ее задача — однозначное определение подписанта;
• есть отличие от усиленных ЭП — она не обеспечивает целостность информации;
• как и УНЭП или УКЭП, формируется на закрытом ключе;
• организационно-технически должна иметь правила проверки и действие-подтверждение для установки на документ.

Всё вышеперечисленное необходимо описать и закрепить в правилах применения электронных подписей, разработанных наравне с соглашением об использовании ЭП. С этими документами нужно ознакомить сотрудников в письменной форме под подпись.

Текущее законодательство не позволяет оцифровать всю работу с персоналом. Но перевод ознакомлений с локальными документами в электронный вид и подготовка систем уже сделают ваши процессы эффективнее.

Практически в каждой компании есть удаленщики, которые «недосягаемы» физически для работодателя — как эксперты советуют подписывать с ними договора и акты, особенно должностные инструкции?

При оформлении прима на работу дистанционного работника возникает немало вопросов, связанных со сложностью документооборота. Поэтому до начала оформления кадровых документов компании необходимо решить, какой из двух вариантов кадрового документооборота будет применяться: традиционный или обмен электронными документами.

Вариант 1. Традиционный

При использовании этого варианта компания будет отправлять оригиналы всех кадровых документов почтой. Работник будет их подписывать (или ставить роспись об ознакомлении) и отправлять обратно почтой. При этом возникают риски нарушения сроков при ознакомлениях, уведомлениях и т.д.

Вариант 2. Обмен электронными документами (312.1 ТК РФ)

ТК РФ позволяет работодателю направлять работнику кадровые документы (приказы, уведомления, требования и так далее) и иные документы по электронной почте. Работник также вправе направлять все необходимые документы, в том числе документы, необходимые при приеме на работу, различные заявления в электронном виде. При этом способе практически исключается почтовая пересылка, имеется возможность точно соблюдать сроки и экономить на почтовых расходах.

Однако для того чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать электронную подпись.

Обратите внимание, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому, полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.

До приема дистанционных работников рекомендую компании отразить в ПВТР применение дистанционной работы и особенности применения электронной подписи. Например,

• можно предусмотреть, использует ли компания электронную подпись, кто несет расходы на получение электронной подписи,
• каков порядок обмена электронными документами, каков их формат, каков порядок подтверждения получения документов.

Как известно, работодатель обязан знакомить работника с локальными нормативными актами до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ), в том числе с должностной инструкцией. Если компания решила использовать электронную подпись, то и ознакомить работника с локальными нормативными актами можно без получения рукописной подписи работника в листе ознакомления, а с помощью электронной подписи. План действий может быть таким:

• отправить скан ПВТР, Положения об оплате, Положения о защите персональных данных, должностной инструкции, иных локальных нормативных актов, относящихся к работе сотрудника по электронной почте с использованием электронной подписи со стороны работодателя;
• работник должен отправить в обмен электронный документ. В ст. 312.1 ТК РФ специальо не указано, что это должен быть за электронный документ. Это может быть электронное письмо о том, что работник ознакомился с локальным актом или скан листа ознакомления с подписью работника. Работник также должен использовать при отправке электронную подпись.

Возникает вопрос, как быть, если стороны договорятся об использовании электронной подписи именно в трудовом договоре. Ведь до подписания трудового договора кандидат не будет знать том, что ему нужно получить электронную подпись. Налицо некоторая несостыковка правовых норм в этом вопросе. Полагаем, что когда принято решение о приеме кандидата на работу, дополнительном этапом до ознакомления его с локальными актами и подписания трудового договора должен быть этап согласования сторонами вопроса об использования цифровой подписи и получения работником электронной подписи.

Каков порядок действий при подписании трудового договора с дистанционным работником? Если же трудовой договор подписывается сторонами в традиционном порядке, то компании придется отправить оба экземпляра трудового договора почтой в адрес работника и написать сопроводительное письмо с просьбой подписать и вернуть один экземпляр в адрес работодателя.

Если стороны используют обмен электронными документами и электронную подпись возникает ряд практических вопросов:

Должен ли работодатель отправить работнику договор для подписания в формате WORD или PDF?

Должен ли работник отправлять документ работодателю в формате WORD (заполнив в электронном виде раздел «подписи сторон»)? Или должен направить документ в формате PDF? В этом случае он должен распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и только тогда отправить работодателю по электронной почте?

Только ли электронной почтой могут пользоваться стороны или и другими каналами связи WhatsApp, Skype и т. д.?

После получения документа от работника, как должно осуществляться хранение электронного документа, подписанного электронной подписью?

Как на документе будет видно, что он подписан электронной подписью?

Пока разъяснений государственных органов или судебной практики по данным вопросам нет. Но прокомментировать эти вопросы можно исходя из определений электронного документа, данных в нормативных актах.

п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ:

Электронный документ — это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

То есть электронным считается как бумажный документ, получаемый (отправляемый) с помощью любого современного канала связи, по e-mail, WhatsApp или Skype и т.д., так и документ, изначально созданный и отправляемый в электронном виде и хранящийся на электронных носителях.

О том, что документ подписан электронной подписью будет видно на ярлыке файла. Кроме этого, можно в качестве дополнительного сервиса при получении электронной подписи заказать специальные отметки на самом тексте документа.

Рекомендации здесь могут быть такими:

• направить работнику договор, подписанный работодателем в формате PDF;
• распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и пришлет работодателю формате PDF;
• распечатать договор и хранить подписанный с обоих сторон договор в личном деле;
• хранит в электронном виде файлы, направленные с использованием электронной подписи. Возможно, в случае проверки их придется предъявить для доказательства подписания работником договора;
• работодателю следует закрепить в локальных нормативных актах, например в ПВТР, порядок обмена электронными документами, их формат, порядок их хранения, используемые каналы связи и т.д.).

Обратите внимание, в случае, если трудовой договор подписан с помощью электронной подписи работодатель обязан направить работнику экземпляр трудового договора на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением не позднее 3 календарных дней (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ). Однако законодательством не предусмотрена обязанность работника возвращать подписанный собственноручно трудовой договор, ведь он уже подписал его с помощью УКЭП.

Похожие проблемы возникают не только при оформлении трудового договора или ознакомлении с локальными актами, но и при оформлении кадровых документов. Кадровику, как обычно, следует попросить работника подписать согласие на обработку персональных данных (если планируется получать сведения у третьих лиц или передавать третьим лицам), обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если в компании действует режим коммерческой тайны), заполонить анкету (если в компании используются анкеты), оформить приказ о приеме на работу, личную карточку работника.

Итоги

В зависимости от выбранного порядка документооборота с дистанционным работником можно:

Вариант 1. Направить все указанные выше документы почтой и в сопроводительном письме попросить работника подписать в нужных местах и вернуть по почте. Работник соответственно подписывает документы и направляет их почтой в адрес работодателя.

Вариант 2 . Направить документы в виде электронных документов, применив УКЭП. На наш взгляд, удобнее, если документы будут направлены в формате PDF, работник распечатает документы, подпишет собственноручно, сделает скан-копии и пришлет работодателю формате PDF, используя при этом УКЭП. Кадровый работник распечатает полученные документы, будет хранить бумажные варианты в личном деле, а электронные документы в специальной папке в электронном виде. Ведь именно электронные документы в данном случае будут являться оригиналами документов, а бумажные носители — лишь копиями.

Кроме того, обратите внимание, в силу ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. То есть, получив, документы для подписания, работник должен, например, ответить электронным письмом, о том, что документы получены. В свою очередь работодатель, при получении подписанных документов от работника, должен также в ответ направить письмо о получении документов. Детали этих подтверждений (не только срок, но, например, текст подтверждения, действия при проблемах, сбоях в получении и т.д.) следует предусмотреть в трудовых договорах и локальных нормативных актах.

Еще один возможный вариант при оформлении работника на дистанционную работу.

Вариант 3 — это явка в место нахождения работодателя для оформления. Если стороны согласны и транспортные расходы невелики — это приемлемый вариант. В таком случае можно и проверить документы работника, и ознакомить работника с локальными актами, и подписать договор, а также приказ, личную карточку и т.д.

Нюансы документооборота организации: допустимо ли законодательно использование ЭЦП в кадровых документах предприятия - читайте в статье.

Вопрос: Будут ли действительными документы (кадровые и по ОТ) подписанные руководителем ЭЦП и распечатанные на бумаге.

Ответ: Информация в электронной форме, завизированная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе. То есть законодательство позволяет работодателю использовать квалифицированную электронную подпись по ограниченному составу документов (ч. четвертая ст. 312.1 ТК РФ). В тоже время в Трудовом кодексе обмен электронными документами разрешен только для дистанционных работников. Работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, где в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, листки нетрудоспособности, журналы учета и другие (список таких документов см в таблице ниже). Таким образом, все кадровые документы, по которым трудовое законодательство требуют согласия работника, надо хранить на бумажном носителе, с подписями уполномоченных лиц и работника. В таких документам должны быть «живые» подписи сотрудника и уполномоченного лица. В остальных кадровых документах (например, в табеле учета рабочего времени), может стоять ЭЦП уполномоченного лица (руководителя).

Отвечает Александр Сорокин,

рекомендации ».

Обоснование

Ситуация: Можно ли вести табель учета рабочего времени в электронном виде без оформления на бумажном носителе

Можно, но только если он будет заверен электронной цифровой подписью.

Табель учета рабочего времени (по форме № Т-13 или самостоятельно разработанной форме) является первичным учетным документом (п. 2 постановления Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835). Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных и машинных носителях информации. Переход на ведение учета отработанного времени в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации ().

Информация в электронной форме, завизированная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе. Об этом сказано в Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по требованию государственных органов (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Таким образом, табель учета рабочего времени можно вести в электронном виде, если он содержит надлежаще оформленную электронную подпись лица, ответственного за ведение табеля, руководителя структурного подразделения и сотрудника кадровой службы. При необходимости на основании данного электронного документа работодатель может изготовить табель на бумажном носителе.

Аналогичная точка зрения содержится в письме Минфина России от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1-1 .

Особенности работы с электронными документами

С какими сотрудниками можно заключать трудовой договор по Интернету?

С дистанционными работниками.

Допустимо ли оформлять в электронной форме авансовый отчет по командировке?

Да, допустимо.

Сколько лет хранить кадровые документы в электронном виде?

Столько же, сколько и бумажные.

Поправки в Трудовой кодекс о дистанционной работе дали возможность оформлять трудовые отношения через Интернет. Чтобы идти в ногу со временем, организации стремятся освоить электронный документооборот. Сложность в том, что многие кадровики не доверяют виртуальным документам. Насколько обоснованна такая осторожность? Каковы требования к кадровым документам в электронном виде? Какие из них обязательно должны быть продублированы на бумаге?

Организация вправе составлять первичные учетные документы как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ). Использовать их в управленческих целях возможно только при условии, что они обладают юридической силой (п. 2.1.25 ГОСТ Р 51141-98).

Чтобы достичь этого, составляя соответствующие документы, работодатели обязаны:
- основываться на нормах действующего законодательства;
- создавать документы в пределах своей компетенции;
- соблюдать установленные правила оформления документов.

Электронный документ должен, во-первых, быть оформлен по общим правилам делопроизводства (ГОСТ Р 6.30-2003). Во-вторых, иметь обязательные реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это, например, наименование документа и дата его составления, название организации, вид документа, величина и единицы измерения события и др.

Документы, которые оформляются только на бумаге

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Исключение - случаи, когда федеральные законы или принимаемые в соответствии с ними нормативные правовые акты требуют составлять документ только на бумажном носителе (таблица ниже).

Совет

Вы вправе дублировать записи в личной карточке, которая ведется на бумажном носителе, записями в личной карточке, которая ведется в электронном виде

На практике даже если в организации введена система электронного документооборота, часть документов, в отношении которых закон требует получать личные подписи работников, оформляют на бумаге. Например, Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ведь она содержит графы «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и «Расписка работника в получении трудовой книжки». А вот журнал регистрации трудовых договоров ведут в электронном виде.

Исправляем ошибку

Ошибка Некоторые работодатели считают, что они могут принимать от работников заявления и необходимые для назначения детских пособий документы (сведения) в электронном виде при условии, что они заверены квалифицированной электронной подписью (п. 5.1 Порядка назначения и выплаты государственных пособий, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н (далее - Порядок)).

Как правильно Пунктом 5 Порядка предусмотрено, что сотрудник по почте направляет в организацию, назначающую пособия, копии документов, заверенные в установленном законом порядке, например, нотариусом (ст. 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утверж денных постановлением Верховного Совета РФ от 11 февраля 1993 г. № 4462-1 ; Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X).

Что будет если... Если компания оплатит пособие по отсканированным и незаверенным в установленном порядке копиям документов, ФСС России не примет его к зачету.

Как получить усиленную квалифицированную подпись В разделе «Трудовые споры»

вы найдете судебное решение о том, что трудовые отношения могут быть подтверждены содержанием электронной переписки, которая велась в процессе приема на работу (help.kdelo.ru/sn/item5180?catId=4324)

Усиленная квалифицированная подпись позволяет определить сотрудника, подписавшего документ, а также установить, изменялся ли документ уже после того, как был подписан (ч. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Ключ проверки такой электронной подписи указан в специальном квалифицированном сертификате аккредитованного удостоверяющего центра. Чтобы оформить усиленную квалифицированную подпись, организации и работники должны обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (ст. 15 Закона № 63-ФЗ) и представить комплект необходимых документов (ч. 2 ст. 18 Закона № 63-ФЗ). Перечень аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Минкомсвязи России minsvyaz.ru/ru/directions/?regulator=118 (информационное письмо ФСФР России от 6 июня 2013 г. № 13-ДП-10/21117).

Сколько и как хранить виртуальные кадровые документы

Все первичные документы, оформленные организацией, можно хранить в электронном виде. Главное, чтобы они были заверены квалифицированной электронной подписью. Порядок формирования электронного архива организации установлен Правилами работы архивов. При этом никаких специальных способов хранения электронных документов закон не предусматривает. Компании могут их хранить на компьютере, флешке, диске, на бумаге в распечатанном виде с отметкой об электронной подписи: «Документ подписан электронно-цифровой подписью. Отпечаток № ».

Совет

Организация вправе не создавать собственный архив, а передавать свои документы на постоянное хранение в госархив (п. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ)

Важно обеспечить такой режим хранения, который исключает:
- утрату, уничтожение или искажение информации. Например, проводить перезапись документов на новые носители по мере устаревания прежних и др. (п. 4.4.2.4 Правил работы архивов);
- несанкционированный доступ к персональным данным. Например, назначить сотрудников, ответственных за обеспечение безопасности личных данных в информационной системе и др. (п. 13-16 Требований, утвержденных постановлением Правительством РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119).

Сроки хранения бумажных и электронных типовых архивных документов одинаковы. Они установлены приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

Запомните главное

Работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, где в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, листки нетрудоспособности, журналы учета и др.

Есть некое противоречие между Законом об электронной подписи и Трудовым кодексом. Формально документ с электронной квалифицированной подписью приравнивается к документу, подписанному собственноручно. Однако в Трудовом кодексе обмен электронными документами разрешен только для дистанционных работников.

На сегодняшний день трудовое законодательство не предоставляет работодателю условий, при которых все кадровые документы могли бы храниться только в электронном виде. Исключение - документы, связанные с трудовыми отношениями дистанционных работников.

Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее - Правила работы архивов)

Узнать о правилах и способах хранения электронных документов

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в

Минэкономразвития России разработало законопроект, предусматривающий возможность использования электронной цифровой подписи в кадровых документах. Авторы поправок в Трудовой кодекс рассчитывают, что предложенные изменения позволят оптимизировать процедуры ознакомления работников с принимаемыми локальными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Документы, используемые в трудовых отношениях, могут быть составлены не только на бумаге, но и в виде электронных документов, подписанных с использованием электронной подписи, а ознакомиться с локальными нормативными актами работодателя работник может не под собственноручную, а электронную подпись. Такие правила предлагается внести в Трудовой кодекс РФ законопроектом «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части использования документов в электронной форме)» (далее - Законопроект). В настоящее время текст Законопроекта размещен на портале regulation.gov.ru для общественного обсуждения, которое продлится до 25 мая (ID проекта 02/04/03-16/00046833).

Разработчики в пояснительной записке к Законопроекту отмечают, что многие компании уже используют информационные системы не только для пересылки внутренних документов, но и при обмене электронными счетами-фактурами, валютными документами в электронном виде и др. Поэтому предполагается, что перевод кадровых документов в электронный вид не потребует закупки дополнительных технических средств (в том числе электронных подписей). Речь идет о подписях, которыми пользуются должностные лица работодателя, а не работники. Впрочем, Законопроект не содержит императивного указания работодателю оплатить для работников электронные подписи. Более того, в пояснительной записке сказано, что работодатели, желающие инвестировать в проекты, связанные с использованием информационных технологий, могут это сделать (но не должны).

Подписывать документы онлайн имеют право не только «дистанционщики»

По мнению Минэкономразвития, в современных экономичес­ких условиях важное значение приобретает работа над уменьшением затрат, которые не связаны с основными средствами производства. Особенно это актуально для компаний, которые работают в нескольких субъектах РФ и вынуждены содержать кад­ровую службу в каждом филиале (представительстве). Сокращение затрат возможно за счет оптимизации работы персонала, осуществляющего оформление документов на бумаге, отказа от аренды дополнительных помещений, в которых осуществляется хранение кадровых документов, сокращения расходов на канцелярские товары, закупку специальных шкафов и т.п. Согласно экспертным данным расходы, связанные с бумажным документооборотом, могут достигать до 10% от оборотных средств компании, а доля кадровых докумен­тов в общем документообороте - 50%.

По мнению Минэкономразвития, возможность подписания электронных документов поможет улучшить эти показатели. За счет возможности одновременно ознакомить всех работников с принятым локальным нормативным актом, ознакомление с которым в силу закона является обязательным (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), при этом не затрачивая время на личную встречу или пересылку документов, сделает работу кадровой службы намного эффективнее. В компаниях с высокой ротацией кадров, где час­то из-за нарушения сроков встречается практика подписания документов «задним числом», электронный документооборот поможет проводить ознакомление в рамках закона.

Такой порядок также позволит работникам в удобное время ознакомиться с большим объемом документов, а работники, получившие электронную подпись для подписания кадровых документов, смогут использовать ее также при получении государственных услуг в элект­ронном виде.

Заметим, что в настоящий момент Трудовой кодекс допус­кает электронный документо­оборот между работником и работодателем только в случае, если речь идет о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ). Соответствующие поправки были внесены в Кодекс три года назад (Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ).

По мнению Минэкономразвития России, такая ситуация ущемляет права работников, которые трудятся в стандартном режиме, и поэтому необходимо предусмотреть в законе возможность обмена элект­ронными документами и для «обычных» трудовых отношений.

Электронную подпись разрешат использовать, но далеко не всегда

Законопроектом предлагается дополнить ТК РФ новой нормой - ст. 8.1, которая уравняет в статусе бумажные документы с собственноручной подписью уполномоченного лица или работника и электронные документы с подписью элект­ронной, признав и те, и другие документами в письменной форме.

Сама возможность и порядок использования элект­ронной подписи, случаи признания электронных документов, подписанных элект­ронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях и порядок отказа работника от использования электронной подписи будут установлены локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Использовать электронную подпись можно будет при соблюдении трех условий:

работодатель принял локальный нормативный акт, указанный выше;

работник ознакомлен с данным локальным нормативным актом под роспись (в данном случае имеется в виду только личное ознакомление с документом на бумажном ­носителе);

работодатель принял организационно-технические меры для использования элект­ронной подписи (в частности, установлен порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов, обеспечивается целостность и неизменность документов, подписанных электронной ­подписью).

Работник в свою очередь ­может и не согласиться на использование электронной ­подписи. Особенно это касается тех сотрудников, работа которых не связана с компьютером. В таком случае сотрудник вправе подать письменное заявление о неприменении элект­ронной подписи в трудовых отношениях с данным ­работником.

Если иное не установлено ТК РФ, другими нормативными правовыми актами, при взаимодействии сторон трудовых отношений поправками в ТК РФ допускается использование электронной подписи. В то же время в Законопроекте содержится перечень документов (причем довольно внушительный), при оформлении которых не допускается использование электронной подпи­си работника. В частности, к таким документам относятся:

связанные с приемом на работу, заключением, изменением, прекращением трудового договора;

• связанные с материальной и дисциплинарной ответственностью работника;

договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;

• коллективный договор; приказ об отстранении от работы; заявления, являющиеся основанием для предоставления отпусков по беременнос­ти и родам, уходу за ребенком, предоставления дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами;
• документы, сопровождаю­щие процедуру сокращения численности (штата) (предупреждение, предложение вакансий и иные документы);
• заявление работника об оформлении ему трудовой книжки и др.

На первый взгляд может показаться, что использование электронной подписи при оформлении и дальнейшем регулировании трудовых отношений должно существенно снизить трудозатраты работников кадровых служб. Однако так ли это на самом деле, и какие особенности надо учитывать специалистам, разъясняет эксперт по трудовому праву Александр Южалин.

В современном мире немало технических возможностей, позволяющих упростить работу в различных областях деятельности компании. Одна из них - возможность использовать электронную подпись при ведении документооборота компании (в частности, кадрового документооборота).

Правила использования электронной подписи определяет Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон №63 -ФЗ). Так, согласно статье 5 данного закона, электронная подпись разделяется на:

• простую электронную подпись;
• усиленную неквалифицированную электронную подпись;
• усиленную квалифицированную электронную подпись.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом .

К такой подписи нет специальных требований, и по сравнению с остальными видами электронных подписей она действительно признается самой простой.

Для усиленных подписей (квалифицированной и неквалифицированной) пдействуют более строгие правила. По закону, такая подпись:

1) должна быть получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) должна создаваться с использованием средств электронной подписи.

Между квалифицированной и неквалифицированной подписями есть единственное, но принципиально важное различие:

ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате.

То есть, подлинность такой подписи признается в том случае, если авторство ее подтверждается официальным документом (электронным или бумажным), выданным аккредитованным удостоверяющим центром либо федеральным органом исполнительной власти.

Соответственно от того, какую подпись намерен использовать работодатель, зависит сложность процедуры ее получения, а также стоимость такой процедуры.

Остановимся подробнее на возможности в принципе использовать такую подпись как альтернативу собственноручной подписи.

Пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, заверенного электронной подписью . Следовательно, первичные учетные документы могут заверяться электронной подписью.

Кроме того, проставлять электронную подпись можно во всех случаях, не запрещенных законодательством.

Важно учитывать, что электронный документ, заверенный простой или неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному собственноручной подписью, когда такая возможность предусмотрена федеральными законами или же соглашением между участниками электронного взаимодействия (например, между работником и работодателем).

Соответственно, в большинстве случаев работодателю необходимо заключить с работниками соответствующее соглашение, где указать все необходимые условия использования простой или неквалифицированной электронной подписи.

Например, к обязательным условиям можно отнести (ст.9 Закона №63 -ФЗ):

1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Кроме того, можно согласовать и другие условия: перечень документов, при подписании которых используется такая подпись; дополнительные требования к электронному документу и прочее.

Итак, делаем вывод: когда отсутствует необходимость ставить именно «живую» подпись, стороны трудовых отношений могут подтвердить взаимные обязательства электронной подписью.

Однако остается вопрос, на каких кадровых документах категорически запрещается проставлять такую подпись?

Когда речь идет о трудовых отношениях, надо учитывать, что многие регуляторные акты, содержащие нормы трудового права, требуют использовать только бумажные носители.

Так, Трудовой кодекс РФ, предусматривает жесткие требования к оформлению целого ряда кадровых документов.

Трудовой договор

• согласно статье 61, ТК РФ трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем.
• в соответствии с частью первой статьи 67 ТК РФ, трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Дополнительные соглашения к трудовому договору

• согласно части третьей статьи 57 и статьи 72 ТК РФ, дополнительные соглашения к трудовому договору должны быть заключены в письменной форме.

Перевод на другую работу

• допускается только с письменного согласия работника (статья 72.1 Трудового кодекса РФ)

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу

• объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
• по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Кроме того, в соответствии со статьей 68 Трудового кодекса РФ работодатель до заключения трудового договора обязан ознакомить работника под роспись с Правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором .

Таким образом, если в законе сказано, что те или иные документы составляются в письменной форме и подписываются работниками, то необходима именно «живая подпись».

Унифицированные формы документов

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждает унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В большинстве перечисленных в нем документов предусмотрен раздел «личная подпись работника ». То есть, если работодатель составляет кадровые документы по образцам, утвержденным вышеуказанным Постановлением, работник должен подписывать их собственноручно.

Впрочем, стоит отметить, что большая часть данных унифицированных форм на сегодняшний день не обязательна к применению. Это означает, что работодатель вправе самостоятельно разработать формы первичной учетной документации, утвердив их приказом организации по основной деятельности.

При этом важно учесть, что новые формы должны отвечать требованиям, которые предъявляет статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Соответственно, если разработанные формы локальных документов не будут предусматривать обязательной собственноручной подписи работника, а также если использование электронной подписи не противоречит требованиям законодательства РФ, работники могут ознакомиться с ними под электронную подпись.

Дистанционная работа

Как правило, удаленные сотрудники и работодатели обмениваются электронными документами через интернет. И вот тогда действительно возникает острая потребность в электронной подписи.

Трудовой кодекс допускает ознакомление работников с кадровыми документами под электронную подпись только при использовании дистанционного труда. Ознакомление с Правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами может осуществляться путем обмена электронными документами с лицами, заключающего трудовой договор о дистанционной работе (абзац 5 статьи 312.2 ТК РФ).

Но внимание ! Хотя закон и разрешает заключить трудовой договор с удаленным сотрудником в электронной форме, работодатель все равно должен закрепить правоотношения на бумажном носителе! В течение 3 дней с даты фактического оформления трудовых отношений необходимо направить дистанционному работнику по почте (заказным письмом с уведомлением) составленный надлежащим образом бумажный вариант трудового договора и проследить, чтобы работник непременно вернул в компанию второй экземпляр, заверенный его собственноручной подписью.

И еще один важный нюанс. Трудовое законодательство не содержит прямого запрета на использование электронной подписи при подписании и (или) ознакомлении с кадровыми документами. Тем не менее, в некоторых случаях данный вариант невозможен по техническим причинам.

Потенциальные сотрудники должны ознакомиться с локальными нормативными актами до подписания трудового договора, то есть прежде чем будут официально приняты на работу в компанию. Получается, что для того, чтобы ознакомить кандидата на должность с внутренними документами, работодателю уже необходимо сделать для него электронную подпись.

Архивное хранение

Кроме того, все очень непросто с соблюдением архивного законодательства. У локальных нормативных актов, приказов по личному составу и основной деятельности есть определенные сроки хранения. Соответственно данные документы должны быть изготовлены на бумаге и иметь оригинальные подписи.

Учитывая требования законодательства РФ, принимая во внимание возможные риски при использовании электронной подписи, в частности при ознакомлении работников с локальными нормативными актами, сделаем итоговые выводы.

1. Если законом предусмотрена обязанность составить документ в письменном виде, или ознакомить работника с документом под роспись, необходимо использовать именно собственноручную подпись работника.
2. Логично, что в прочих случаях и случаях, прямо предусмотренных законодательством (например, при дистанционной работе), можно заверять документы электронной подписью.

Безусловно, электронный документооборот позволяет значительно снизить трудовые и временные затраты, необходимые для оформления бумажных документов. Но, к сожалению, пока мы не можем полностью отказаться от канцелярской системы. Ведь поспешная замена всех локальных нормативных актов на электронные вместо ожидаемой выгоды может обернуться серьезными неприятностями и послужить основанием для привлечения к административной ответственности.

Южалин Александр, консультант в группе компаний Валентины Митрофановой, ведущий специалист в области трудового законодательства и кадрового делопроизводства