Со вступлением в силу 54-ФЗ и онлайн-ККТ “хозяйки кассы” избавились от некоторой бумажной работы. В статье объясним, нужен ли журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы в 2018 году, и расскажем о тех документах, которые не были отменены для заполнения.

Журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы в 2018: нужен или нет

Внедряя онлайн-ККТ, некоторые сотрудники магазинов по привычке все еще пишут цифры от руки в журнале кассира-операциониста. Остальная часть работников отказались от его заполнения. Кто прав? Нужен ли журнал кассира-операциониста в 2018 году при онлайн-кассе?

Правы те, кто сейчас перестал вносить цифры. Эта обязанность отпала после внедрения онлайн-ККТ. Устройства через интернет и так передают всю важную информацию о поступлении денег на счет фирмы.

Профессиональная автоматизация товароучета в рознице. Наведите порядок в вашем магазине

Возьмите под контроль продажи и отслеживайте показатели по кассирам, точкам и организациям в реальном времени из любого удобного места, где есть интернет. Формируйте потребности точек и закуп товаров в 3 клика, печатайте этикетки и ценники со штрих кодом упрощая жизнь себе и своим сотрудникам. Формируйте базу клиентов с помощью готовой системы лояльности, используйте гибкую систему скидок для привлечения клиентов в не пиковые часы. Работайте как большой магазин, но без затрат на специалистов и серверное оборудование уже сегодня, начиная зарабатывать больше уже завтра.

Почему не нужен журнал кассира-операциониста при онлайн-кассе в 2018 году

Почему решили отказаться от журнала кассира-операциониста после внедрения онлайн-касс, объяснили в Минфине больше года назад. В частности, доводы озвучены в письме от 04.04.2017 № 03-01-15/19821.

Основная функция журнала кассира-операциониста (форма КМ4) - отражать расходные и приходные наличные операции. То есть работник магазина должен был в журнале кассира писать цифры по выручке:

показания кассы при открытии смены;

показания по окончании работы;

выручку за день.

В журнале подводились итоги по кассе: наличные и безналичные расчеты, возвраты покупок.

Когда в компанию приходила проверка ФНС, налоговики требовали журнал кассира-операциониста, чтобы посмотреть сведения об операциях с наличными деньгами.

Новый тип кассовых аппаратов, который называется онлайн-кассой, кроме распечатки чеков имеет функцию информирования налоговиков о продажах в режиме реального времени. Заполнение журнала кассира-операциониста при онлайн-кассе не предусмотрено.

Специальная программа для онлайн-кассы не только уменьшает бумажную работу для кассира, но и помогает анализировать потребительское поведение, вести учет реализаций и работать с акциями. Она подскажет те товары, которые пользуются наибольшим спросом. А на те, что залежались на полках, предложит сделать скидки.

Что заменяет в 2018 году журнал кассира-операциониста при онлайн-кассе

После внедрения онлайн-касс не только журнал кассира-операциониста при онлайн-кассе оказался не нужен. В 2018 году не нужны:

справка кассира операциониста: для онлайн кассы отправить цифры о выручке налоговикам - дело двух секунд (КМ6);

все формы, связанные со снятием показаний кассового аппарата (КМ1, КМ2, КМ7);

акт возврата денег покупателю (КМ3);

акт о проверке наличных денег в кассе (КМ9) ;

журнал вызовов техспециалистов (КМ8).

Есть ли документы, заменяющие отмененные при онлайн-кассах формы?

Как таковых документов, которые могут заменить, например, журнал кассира-операциониста нет. Все задачи по информированию налоговиков об операциях выполняет онлайн-касса. Однако требования заполнять некоторые бумажные документы остались. Речь идет о:

кассовой книге;

ПКО и РКО (ордер прихода и ордер расхода).

Кассовая книга является необходимым атрибутом только для фирм - предпринимателям разрешается с ней не работать.

Кассовая книга и другие требуемые документы для ООО при онлайн-кассах

Рассмотрим, как в 2018 году вести книгу кассира операциониста 2018. Онлайн-кассы не избавили от этой обязанности.

Книга необходима, даже если магазин после смены сразу отдает наличку в банк.

У фирмы должно быть столько книг, сколько у нее департаментов. Причем неважно, есть ли у филиала банковский расчетный счет, или нет. Заполняется книга в бухгалтерии. Основанием для внесения информации в кассовую книгу являются отчеты о закрытии смены онлайн-кассы.

Комплексная автоматизация торговли при минимуме затрат

Берем обычный компьютер, подключаем любой фискальный регистратор и устанавливаем приложение Бизнес Ру Касса. В итоге получаем экономичный аналог POS-терминала как в большом магазине со всеми его функциями. Заводим товары с ценами в облачный сервис Бизнес.Ру и начинаем работать. На все про все - максимум 1 час и 15-20 тыс. руб. за фискальный регистратор.

Кассовая книга и ее отличия от журнала кассира-операциониста

В кассовой книге отражаются полученные и отданные деньги. Это и доход компании, и выдача денег, и инкассация или самостоятельная отправка средств в банк.

В 2018 году книга кассира-операциониста ведется несмотря на внедрение онлайн-кассы по специально утвержденной форме KO-4 (принята постановлением 88 от 18 авг. 1998).

Ежегодно в фирме заводят новую кассовую книгу. После окончания года она не выбрасывается, а хранится в архиве компании следующие пять лет. За это время налоговики могут попросить ее проверить, и если обнаружат ошибки, будет назначен штраф.

Выглядит обложка кассовой книги как на рисунке:

В книге кассира-операциониста при онлайн-кассе пишется то же самое, что и до эпохи внедрения 54-ФЗ. А именно:

дата заполнения (когда пришли или ушли деньги);

номер листа (они нумеруются, сшиваются и закрепляются в книге в первый рабочий день года);

номер документа (имеется в виду ордер);

кто дал денег или кому была сделана выплата;

номер счета;

приход и расход (суммы по ордерам);

итоговое количество (в деньгах).

Все это следует указать на двух практически одинаковых листах. Вкладной - остается в книге кассира, а отчет необходимо вырезать из нее и приложить к ордерам, храня вместе с ними.

Главный бухгалтер сверяет деньги, указанные в кассовой книге, с реальной суммой в кассе. Если все правильно, он подписывает документ.

В России разрешено иметь кассовую книгу в бумажном (от руки или в распечатках) или цифровом формате (с помощью ПО типа “Налогоплательщик ЮЛ” от ФНС).

Бумажная форма книги кассира-операциониста для онлайн-кассы разрешена в 2018 году. Она ведется в течение всего времени работы: можно делать несколько записей в день. При ошибках в нее разрешено вносить изменения (через зачеркивание, а не с помощью “замазки”) - за подписью главного бухгалтера или руководителя организации.

С кассира обязательно надо потребовать написать объяснительную с указанием причины ошибки. Она может понадобиться, если при проверке налоговики придерутся к исправлениям.

В бумажном варианте разрешено писать только ручкой - никаких пометок карандашом.

Электронный тип кассовой книги возможен только при использовании электронной подписи (созданной по всем нормам 63-ФЗ). Ошибаться в ней нельзя - ошибки не исправишь. Заполнять необходимо только раз в сутки, фиксируя все проводки наличных средств за один раз.

Повысьте эффективность работы магазина за 1 месяц

Сервис позволит повысить эффективность работы магазина за счет сокращения потерь товарных остатков, значительно ускорить процесс переоценок, печати ценников/этикеток, строго дисциплинировать работу кассира и ограничить его возможности при работе с скидками/продажами по свободной цене.

Приходный и расходный кассовые ордера

Введение онлайн-касс не избавляет кассиров от выписывания приходного и расходного кассового ордера.

Подтверждать данные расходного ордера при онлайн-кассе будет отчет о закрытии смены, который выдает ККТ. По сути, это то же самое, что Z-отчет, который выдавали старые кассы, оснащенные электронной защищенной лентой.

Приходный ордер нужно выписывать, когда фирма получает наличные деньги в кассу. Выглядит он таким образом:

Делать правки в приходном и расходном ордерах нельзя. Эти документы с исправлениями являются недействительными.

Ордера можно вести в бумажном виде, но проще заполнять в электронном. Это разрешается налоговой.

Цифровой вариант намного удобнее. Большинство товароучетных программ, например, облачный сервис “Бизнес.Ру”, поддерживают заполнение бланков расходных и приходных ордеров в цифровом виде.

Штрафы за неправильное ведение кассовой книги при онлайн-кассе

Отсутствие кассовой книги наказывается по пункту 1 статьи 15.1 КоАП. Предусмотрен штраф от 40 тысяч рублей, который накладывается на компанию.

Должностное лицо (бухгалтер или директор) также может быть оштрафовано. Штраф не выше 5 тысяч рублей.

Главная → Документы →

Порядок ведения кассовой книги для ИП

Предпринимательская деятельность ИП зачастую осуществляется с использование безналичного расчета, но многие индивидуальные предприниматели используют и наличные денежные средства. При наличных расчетах индивидуальный предприниматель до 2014 года на всех режимах налогообложения должен был вести кассовую книгу.

С марта 2014 года, после того как 11.03.2014 года, вышло Указание Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», В п.4.6 Указания ЦБ РФ № 3210 сказано: «Если индивидуальные предприниматели, в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга 0310004 ими может не вестись.»

Тем не менее, в результате отказа от ведения кассовой книги и от оформления приходных и расходных кассовых ордеров, ИП попадает в условия, при которых затруднительно контролировать деятельность наемных сотрудников, принимающих и выдающих наличные денежные средства. ИП лишается официального подтверждения выдачи и приема наличных. Поэтому если работу с наличными осуществляет не ИП, а кассир, то отказываться от кассовых документов нецелесообразно.

О том, что такое кассовая книга для ИП и об особенностях ее ведения и заполнения в 2019 году, пойдет речь в этой статье.

Что такое кассовая книга?

Кассовая книга — это специальный журнал, в который вносятся данные обо всех проведенных операциях с наличными денежными средствами. Кассовая книга входит в перечень документов бухгалтерской отчетности.

Книгу обязаны вести все индивидуальные предприниматели, даже те, которые находятся на упрощенной системе налогообложения (УСН).

Постановлением Госкомстата утверждена унифицированная форма кассовой книги. Форма называется КО-4 .

Грамотное ведение кассовой книги имеет очень важное значение. Органы контроля часто проверяют этот документ у ИП. Неправильное ведение книги грозит штрафами. Т.е. за неведение кассовый книги, при выплате зарплаты на банковские карты, не несет ответственность, но если ИП ведет кассовую книгу, то он обязан соблюдать все требования законодательства при оформлении кассовой книги и кассовых документах - приходных и расходных ордерах.

Кассовая книга для ИП ведется с начала календарного года и до его окончания. Она представляет собой журнал, состоящий из пятидесяти (или ста) страниц.

На титульном листе кассовой книги указывается срок ее действия. В случае если книга закончилась до окончания календарного года, а год продолжается, то заводится еще одна книга, в которой продолжаются записи в хронологическом порядке. На второй книге также указывается дата начала ее ведения и дата окончания книги. Это дает возможность определить последовательность кассовых книг.

Предыдущее указание ЦБ РФ № 373 П, требовало чтобы все листы кассовой книги были пронумерованы, прошиты и скреплены подписью и печатью ответственного лица. Новое указание ЦБ РФ 3210-У, актуальное на сегодняшний день, отменяет эти требования. Т.е. Вы можете, так же как и ранее нумеровать, прошивать и т.к., но если делать этого не будете, то нарушением это являться не будет.

Лимит денежных средств в кассе ИП может не устанавливать. Если ИП ведет кассовую книгу, то при оформлении БСО, выручка в кассу вводится одним приходным ордером, на общую сумму оформленных БСО за рабочий день.

Как правило, индивидуальные предприниматели покупают готовую кассовую книгу (с расчерченными графами и столбцами), отпечатанную типографским способом.

Кто ведет кассовую книгу ИП?

В общем случае кассовую книгу должен вести кассир. Он принимает деньги и вносит соответствующую запись в журнал. Кассир ставит свою подпись под заполненными листами кассовой книги. По окончании рабочего дня кассир передает остаток денежных средств в бухгалтерию. Помимо этого кассир отдает все первичные документы, а именно: расходные и приходные ордера. После этого бухгалтер подписывает лист из журнала. При отсутствии главного бухгалтера, свою подпись ставит руководитель предприятия. Эта процедура является ежедневной.

Для индивидуальных предпринимателей вышеупомянутая процедура немного иная. Многие ИП работают самостоятельно, без наемных работников, а значит — у них нет главного бухгалтера. В этой ситуации для того чтобы провести кассовые операции требуется сотрудник, ознакомленный под роспись со своими должностными обязанностями и правами. Такую процедуру индивидуальный предприниматель может проводить и лично.

Как правильно заполнять кассовую книгу

На титульном листе кассовой книги должна быть следующая информация:

• полное наименование предприятия или организации (если это юридическое лицо);
• фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя (если это ИП);
• период времени, на который она заводится (год или конкретная дата, в случае, если книг несколько);
• ОКПО;
• если речь идет о подразделении — наименование подразделения.

В готовую форму кассовой книги вносятся записи (приходные и расходные). Операции, произведенные за одни сутки, вносят на одну страницу журнала.

По истечении рабочего дня подводят итог и выводят остаток. Все записи, внесенные в кассовую книгу, подтверждаются отчетом кассира (или лица, которое занимается приемом наличных денежных средств). Как уже упоминалось выше, далее все полученные деньги передаются в бухгалтерию.

Теперь рассмотрим более подробно внешний вид листа кассовой книги. Каждый лист журнала содержит две части (с линией отрыва):

1. Страница книги с данными о проведенных денежных операциях.
2. Отчет кассира о проведенных денежных операциях.

Для удобства можно согнуть лист кассовой книги по линии отрыва и заполнять при помощи копировальной бумаги две части одновременно.

Вкладной лист журнала заполняется шариковой ручкой, на отрывной части копируется та же запись.

Лист разрезается по намеченной линии и первая часть должна быть подшита. Первичный документ прилагается к отчету кассира.

Остановимся более детально на графах кассовой книги.

Вверху страницы кассовой книги должна содержаться следующая информация:

• дата, месяц и год;
• номер листа журнала.

В соответствии с инструкцией по заполнению кассовой книги, следует:

1. Заполнить графу «Остаток на начало дня» (с указанием суммы, которая осталась в кассе на начало дня). Сумма остатка переносится из предыдущей страницы — из графы «Остаток на конец дня».
2. Порядковый номер кассового ордера заносится в графу под названием «Номер документа».
3. В следующей графе указываются данные, от кого получен и кому выдан документ. Здесь вносится информация о физ. лице (его ФИО) или юр. лице (его наименование).
4. В графах «Приход» и «Расход» ставится сумма денежных средств цифрами в рублях и через запятую указываются копейки.
5. Графа «Перенос» содержит информацию о сумме всех операций, которые были записаны в предыдущих строках.
6. В графе «Итого за день» подсчитывается сумма (отдельно — полученные средства и выданные средства).
7. Графа «Остаток на конец дня»: необходимо сложить все наличные средства (с учетом остатка с предыдущего дня и с теми, которые прибыли) и отнять выданные деньги.

Обратите внимание, что сумма денежных средств, которая указывается в кассовой книге, должна совпадать с фактическим остатком в кассе.

Буква «Z» проставляется в незаполненных строках.

В конце страницы указываются фамилии кассира и бухгалтера и ставятся их подписи. Обязательно прописывается количество полученных приходных и расходных ордеров.

Если за день операции по наличному расчету не производились, то в кассовую книгу заносится остаток на конец дня без изменений.

Исправления в кассовой книге для ИП

Теперь рассмотрим, что делать, если в кассовой книге была допущена ошибка. Если в журнале была описка, ее можно исправить. Нельзя исправлять ошибки в кассовой книге при помощи лезвия, штриха или вырывания страницы с ошибкой. Допускается аккуратное перечеркивание неправильных данных. Рядом необходимо вписать правильные сведения.

Исправленные ошибки должны заверяться двумя подписями — кассира и главного бухгалтера.

Если была допущена ошибка, лист ни в коем случае нельзя вырывать! Кассир обязан написать об ошибке главному бухгалтеру в форме заявления.

Порядок и срок хранения кассовых документов с марта 2014 года определяет руководитель организации. Для этого ИП издает соответствующий Приказ.

ВЕДЕНИЕ КАССОВОЙ КНИГИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Автоматизированный способ ведения кассовой книги в электронном формате возможен в двух вариантах:

1. Ведение кассовой книги в электронном виде с переносом на бумажные носители
2. Ведение кассовой книги в электронном формате с электронно-цифровой подписью.

В первом варианте ведение кассовой книги практически не отличается от обычного порядка. Ее заполняет кассир, руководствуясь указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. В течение дня по мере поступления или выдачи денег кассир заполняет кассовую книгу. В конце дня заполненные листы кассовой книги необходимо распечатать и предоставить на подпись бухгалтеру вместе с приходными и расходными ордерами. Нумерация листов кассовой книги должна быть сквозной с начала ее ведения, т.е. с начала календарного года. В конце года кассовую книгу необходимо прошить, скрепить подписью и при наличии печати поставить печать.

При втором варианте ведения кассовой книги - в электронном формате с электронно-цифровой подписью, необходимо совершить следующие действия:

• обеспечить защиту информации в кассовой книге от доступа третьих лиц с помощью пароля;
• обеспечить защиту информации в кассовой книге от потерь и искажений с помощью использования резервного накопителя или сохранения книги на сервере;
• обеспечить электронной подписью работника, отвечающего за ведение кассовой книги в электронном формате. Электронная подпись к кассовой книге оформляется согласно Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 года.

После того как ответственное лицо подписало книгу, исправления в ней не допускаются.

При выполнении вышеперечисленных действий электронный формат кассовой книги приравнивается к бумажному варианту и не требует распечатки.

Обновлено в соответствии с нормами действующего законодательства 23.02.2019

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь в форму онлайн консультанта . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК +7 499 938 52 26. СПБ +7 812 467 34 29. Регионы - 8 800 350 84 13 доб. 257

Комментарии

"Нужно отметить, что начиная с 2014 года ИП, которые ведут книгу учета доходов и расходов, освобождаются от обязательства оформлять кассовые ордеры." Вообще-то с 1 июня 2014 года Аффтар жжёт: "Книгу обязаны вести все индивидуальные предприниматели, даже те, которые находятся на упрощенной системе налогообложения (УСН)." Внимательно читайте документы п 4.6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У

Николай, спасибо за отзыв. Вы абсолютно правы. Видимо, в какой-то момент в связи с изменениями законодательства и невнимательным редактированием статьи ее автором произошла эта несостыковка. Сейчас отредактировали материал в соответствии с действующим законодательством.

Привет. У меня ИП на ЕНВД, только что закончилось ЭКЛЗ на кассовом аппарате и я решил работать без него, т.к. возможно с нового года нужно будет думать о каких-то ККМ с Интернетом. Раньше я вел журнал кассира операциониста, выписывал приходник и заполнял кассовую книгу, выписывал расходник (под отчет). Что делать теперь? Так, что бы по проще, но по правилам? Нужно ли продолжать вести кассовую книгу?

Вячеслав, ИП на ЕНВД освобождается от обязательного применения кассового аппарата, при условии оформления БСО клиентам или покупателям. Конечно это упрощает ведение документации и снижает расходы. Порядок использования бланков строгой отчетности утвержден в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 06 мая 2008 года №359. С 01.06.2014 года, Кассовая книга для ИП не обязательна, но Вы можете ее вести, для четкой работы, тем более от утверждения и соблюдения лимита кассы ИП освобождены. О бланках БСО можно прочитать на нашем сайте в разделе "Учет бланков строгой отчетности".

Скажите, а если ИП только открылось, продаж пока не было ни одной. Нужно ли вести кассовую книгу в эти дни, или ждать первой продажи? У меня ИП на УСН, есть кассовый аппарат. Дата начала книги на первой странице еще пока не вписана. Наемных работников нет.

Ольга, кассовую книгу и соответствующие документы к ней, с 2014 года могут не индивидуальные предприниматели на УСН которые не выдают зарплату наемным работникам наличными.
Т.е. в Вашем случае ведение кассовой книге не обязанность, а право. Если нет движения наличных денежных средств, то книгу не заполняете.
А вот при применении кассового аппарата, обязательным является ведение журнала кассира- операциониста и журнала учета вызова технических специалистов.
Кассовый аппарат должен быть зарегистрирован в налоговой инспекции.
Перечень документов для регистрации кассового аппарата:
Заявление установленного образца (для организаций печать обязательна для ИП нет).
Документы на приобретение ККМ: кассовый и товарный чеки или кассовый чек, накладная, счет-фактура или платежное поручение, накладная, счет-фактура.
Формуляр (технический паспорт) ККМ с отметкой центра технического обслуживания (ЦТО) о вводе ККМ в эксплуатацию, об установленных голограммах - средствах визуального контроля (СВК).
Паспорт версии модели ККМ и дополнительного листа к паспорту версии и (и их копии).
Договор (и копия) с ЦТО на техническое обслуживание ККМ.
Журнал кассира- операциониста по форме КМ-4 прошнурованный, пронумерованный, заверенный печатью предприятия и подписью руководителя.
Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ по форме КМ-8, прошнурованный, пронумерованный, заверенный печатью предприятия и подписью руководителя.
Свидетельство о постановке ИП на налоговый учет- ИНН(оригинал и копия)
Свидетельство о государственной регистрации - ОГРН (оригинал и копия)
Договор аренды на место установки ККМ(оригинал и копия)
Для ввода в эксплуатацию в ИМНС наличие кассового аппарата обязательно!

Наталья, спасибо большое за ответ. Вы правы, у меня не кассовая книга, а журнал кассира-операциониста. Форма км-4. Я не поняла сразу, что это разные вещи. Вот его нужно заполнять, если не было еще ни одной продажи? Кстати, у меня уже все зарегистрировано.

Ольга, журнал кассира-операциониста заполняют сразу после снятия Z - отчета. Если на кассовом аппарате не пробивались суммы в течении текущего дня, то снимать отчет не обязательно, если Вы не работаете на кассовом аппарате, то и журнал кассира-операциониста заполнять не надо.

Наталья подскажите, пожалуйста. Если не ведется касса, но есть кассовый аппарат и заполняется журнал кассира -операциониста, то нужно ли составлять отчет кассира-операциониста, на основании которого деньги вносятся в кассу, которая не ведется?

Светлана, добрый день. Насколько я поняла Вы не ведете кассовую книгу и не заполняете приходно-расходные ордера. С 2014 года ИП могут это себе позволить. Вы используете кассовый аппарат, следовательно, Вы должны составлять следующие документы:

1. Акт о переводе показаний со счетчиков – составляется в случае, если новый аппарат был введен в действие (форма КМ-1).
2. Акт о снятии показаний – если аппарат подлежит ремонту (форма КМ-2).
3. Акт возврата денег - если происходит возвращение денежных средств по ошибочным чекам (форма КМ-3).
4. Журнал кассира (форма КМ-4).
5. Отчет кассира (форма КМ -6).
6. Показания счетчиков (форма КМ-7) – является приложением к КМ-6 .
7. Журнал вызова специалистов ЦТО (форма КМ- 8).
8. Акт проверки наличности – составляется в случае внеплановой проверки ФНС (форма КМ-9).

Журнал (книга) кассира-операциониста - вид документации, которую необходимо вести для каждого кассового аппарата в организации. При этом важно не только его правильно зарегистрировать и оформить, но и заносить в данную книгу учета ежедневные записи по установленному образцу без исправлений. Разберем все актуальные требования к журналу кассира на 2016-2017 гг.

Определение и роль журнала

Иное название книги кассира - форма КМ-4. Она обязательна г. по постановлению №132 Госкомитета статистики. Для каждого аппарата) необходимо наличие одного такого сводного документа. Ведение этого журнала - обязанность операциониста, кассира, обслуживающего клиентов при помощи ККМ и принимающего от последних наличные деньги в роли платы за продукцию, услугу, работу и т.д. Данная книга является первичной учетной документацией по бухучету поступающих денежных средств.

В КМ-4 ежедневно фиксируются показания, снятые с ККМ, и суммы денег, прошедшие через кассовый аппарат. Работник в начале и конце дня записывает в нее показания счетчиков ККМ (так называемый Z-отчет) - разность между ними и будет считаться выручкой за текущий день. Главная роль журнала кассира - сверка фактического остатка денег в кассе с тем, что насчитала кассовая машина.

О необходимости обязательного ведения формы КМ-4 говорит письмо Минфина №104 (30.08.1993) и письмо ФНС № ЕД-4-2/11941@ (23.06.2014).

Правила оформления и заполнения

При оформлении журнала кассира-операциониста важно обратить внимание на следующие детали:

• КМ-4 в обязательном порядке подлежит прошивке всей книги целиком или только листов.
• Подпись на контрольном листе должна быть руки ИП или руководителя организации. Она должна заверяться оттиском печати, если последняя используется учреждением.
• В книге обязательно нумеруется каждый лист, начиная с первого. Страницы нумеровать не нужно.
• На последнем листе обязательна пометка: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (и печатью) ... листов». Часть этого текста обязательно должна заходить на контрольный лист.

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста (образец конкретной записи вы увидите далее)? Правила следующие:

• Писать в книге можно только шариковой или чернильной ручкой с темно-синими чернилами.
• Записи вносятся в строгом хронологическом порядке. Одна строчка - это один кассовый день.
• Источником для записей служит только Z-отчет - информация не должна быть итогом самостоятельных подсчетов. Если за кассовый день было снято несколько таких отчетов, то в книгу необходимо внести данные по каждому из них.
• Каждая запись должна быть заверена подписью кассира, ИП и руководителя.
• В книге не должно быть исправлений и помарок.

Если в ошибку в уже внесенной записи, исправить ее можно, следуя инструкциям ниже:

• Ошибочные данные нужно перечеркнуть, затем указать рядом верную информацию, а также дату исправления.
• Помарку своей подписью заверяет сам кассир, а также его непосредственный руководитель.
• Если масштаб ошибки измеряется несколькими страницами или листами, то допускается их перечеркивание крест-накрест.

Если все помарки исправлены по указанной схеме, то они не должны быть наказуемыми для работника.

Требования к титульному листу

Титульный лист журнала кассира-операциониста должен быть оформлен следующим образом до непосредственного предъявления книги в налоговую инспекцию:

• В верхней части должно быть прописано полное наименование учреждения, его адрес.
• Далее - информация о ККМ - марка, тип, модель. В правой части - номер производителя и регистрационный номер, который сообщает ЦТО или при регистрации аппарата.
• Обязательно указать, когда было начато заполнение книги, и впоследствии - когда была произведена последняя запись.
• Необходимо указание должности и Ф. И. О. ответственного лица - кассира, работающего по трудовому договору.

Замена формы КМ-4

Перед стартом работы книга операциониста обязательно должна быть зарегистрирована в ИФНС. К этому времени она уже должна иметь заполненный титульный лист, нумеровку страниц, запись на последней странице, затрагивающей контрольный лист, быть прошитой.

Новый журнал следует начинать только тогда, когда полностью заполнен старый (каждая форма рассчитана на 1000 записей). Причиной замены также может быть очевидная ветхость книги или ее существенные повреждения.

Графы журнала КМ-4 и их значение, проверочные формулы

Говоря о том, как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, образец которого вы уже увидели на фото, разберем все существующие в нем графы, раскрыв их значение.

Рассмотрим заполнение журнала на конкретном примере.

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста: образец

Допустим, при закрытии смены 10.05.2017 кассиром был снят отчет №3210. Согласно нему выручка за день составила 23845.12 рублей. Необнуляемый итог равнялся 50645.20 рублей. Его показатели за вчера - 26800.08 рублей. Был возвращен товар на сумму 2114.50 рублей. Внесем информацию в КМ-4.

Возврат и хранение денежных средств

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста? Образец демонстрирует возврат товаров потребителям. Такие ситуации, помимо занесения в КМ-4, обязательно должны заноситься в КМ-3. Возврат происходит через главкассу организации, реже - через КММ определенного операциониста.

Вся наличность, которая хранится в кассовом ящике, обязательно сдается в конце смены непосредственному руководителю, ИП или в главкассу. Операционист не имеет право распоряжаться этими суммами после внесения записи в журнал.

Эквайринг

Эквайрингом называется безналичный расчет с применением банковских карточек. Это относительно недавнее новшество порой вносит путаницу при заполнении журнала операциониста - графа дневной выручки включает в себя большую сумму, нежели та, что хранится в кассе. Кроме того работник обязательно должен вести учет потребителей (сохранять их экземпляры чеков для себя), расплатившихся безналичным образом.

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, образцы в этой статье наглядно показали. Эта книга является одним из важнейших документов при ведении расчетно-кассовой деятельности. Ее отсутствие, ровно как и утеря, влечет за собой штрафы, налагаемые проверяющими органами ИФНС, и самому работнику, и организации.

Где купить онлайн-кассу

Что представляет собой журнал кассира

Журналы используются персоналом в целях учета денег, поступающих в виде выручки, а также их расхода. Документ необходим для каждого из кассовых аппаратов компании. Записи в книге кассир должен делать ежедневно. Исправления можно вносить только с заверением подписями самого сотрудника и представителей руководства.

Для ведения журнала существует установленная форма КМ-4. Законодательство РФ требует внесения достоверных данных об объеме выручки за смену. Если некоторые графы не заполнены, контролирующие органы могут расценить это как не отражение информации о проведенных с помощью кассовой машины операциях.

Документ хранится по месту установки кассы в течение всего срока ее использования. Его предъявляют по требованию проверяющих, книги за прошедшие периоды уничтожаются не ранее, чем через 5 лет в присутствии специальной комиссии.

Использование журналов при наличии онлайн кассы

Вопрос, нужен ли журнал кассира-операциониста онлайн кассы, вызвал немало дискуссий. Дело в том, что при использовании ККТ старого образца ведение такого документа было обязательным. Но после рассмотрения всех аспектов в Минфине пришли к выводу, что данный журнал не является обязательным условием работы с онлайн кассами. Объяснение такой позиции очень простое: любые сведения, содержащиеся в данной документации, отражены в фискальных документах. Таким образом, необходимая информация всегда передается в налоговую.

Однако по формальным признакам, использование книги является правомерным. Это значит, что кассиры имеют право работать с привычными журналами старого образца.

Важно! Согласно приказу Минфина, представители ФНС обязаны заверять журналы кассира-операциониста.

Таким образом, при наличии онлайн кассы вести журнал кассира-операциониста совершенно необязательно. Однако руководство организации имеет право обязать сотрудников вести такой документ, если считает это целесообразным. Книга помогает, к примеру, оценивать эффективность деятельности кассиров.

Особенности заполнения документа

Ведение журнала кассира-операциониста при онлайн кассе требует определенных знаний об алгоритме его заполнения. Сюда вносятся следующие данные:

Лучшие предложения по цене и качеству

1. Дата рабочей смены.
2. Номер подразделения или отдела.
3. ФИО сотрудника, работающего с кассой.
4. Номера и показания со счетчиков.
5. Сумма выручки, полученная на протяжении одной смены.
6. Объем платежей, принятых в любом формате.
7. Возвраты.
8. Итоговая сумма денежных средств, поступивших за одну смену.

Журнал подписывают кассир с администратором, поставить подпись должен и глава компании. В документе фиксируются показания счетчиков в начале дня и на момент его завершения. Соответствующие графы заполняются после снятия Z-отчета. Если операции с наличными или безналичными платежными средствами на протяжении дня не проводились, в нужной графе ставится прочерк.

Важно! Сумму выручки за день определяют с учетом возвратов покупателям. Суммы по чекам, пробитым по ошибке, также указываются в графе «Возвраты».

Если после снятия данных счетчиков выявляются несоответствия сумм, указанных на контрольной ленте и фактической выручки, необходимо найти причину такого расхождения. Выявленные недостачи, равно как и излишки, вносятся в предусмотренные для этого графы журнала кассира-операциониста.

В случае если организация работает круглосуточно, смена работы ККТ может отличаться от календарных суток. Z-отчет в такой ситуации снимается после завершения рабочей смены. В документации указывается дата окончания данной смены.

Для использования онлайн-кассы достаточно доступа в интернет и умения работать с оборудованием, функции кассира остаются прежними. Журнал ведется по усмотрению руководства, поскольку информация об операциях, проводимых с денежными средствами в наличном или безналичном виде, поступает в систему ККТ в автоматическом режиме с отправкой копий чеков налоговикам.

22.08.2019

При переходе на онлайн кассы большинство предпринимателей задумываются о необходимости заполнения журнала кассира операциониста. До принятия закона №290-ФЗ от 3 июля 2016 года существовало требование по ведению , где были отражены расходные и приходные операции по кассе.

Вступление нового регламента позволило уменьшить некоторую бумажную работу. Действия, произведенные за определенный промежуток времени при помощи кассовой техники, записываются в журнал кассира-операциониста.

Нужно ли вести – особенности ведения

Термин «онлайн касса» определяет кассовую технику, функции которой связаны не только с печатью чеков и хранению информации о них, но и передачей сведений о них в виде электронных копий в налоговую службу.

Для осуществления действий по работе с онлайн-кассой оператору нужен доступ к сети интернет и базовые навыки владения кассовой техникой.

Другие позиции работы кассового аппарата остаются неизменными и немногим отличаются от ранее принятых норм.

Ведение журнала на бланке КМ-4 по осуществлению операций старой кассовой техники осуществлялось вручную.

Оформление журнала при вводе в работу онлайн-касс имеет большое преимущество перед прежним бланком: вся информация по операциям с денежными средствами (наличный и безналичный расчет) автоматически записывается в систему кассы, а затем их копии направляются в налоговый орган.

Отвечая на вопрос, требуется ли ведение журнала кассира операциониста при работе с онлайн-кассами, Министерство финансов РФ представил разъяснения в письме от 4 апреля 2017 года № 03-01-15/19821.

Здесь сообщается, что применение в работе унифицированных форм первичной документации, к которым относится журнал, новым регламентом не предусматривается, следовательно, форма не является обязательной для оформления.

Использование онлайн-кассы позволяет отказаться от ведения журнала.

Как заполнять?

Оформление журнала по форме КМ-4 необходимо для учета прихода и расхода наличности.

Некоторые юридические лица после отмены обязательности его ведения с июля 2017 года все равно продолжают его вести.

Субъектами предпринимательской деятельности добровольно может быть применена форма даже после введения онлайн-касс для целей внутреннего учета.

Журнал ведется работником, обслуживающим покупателей с помощью кассового аппарата – кассир, кассир-операционист.

Хранится бланк у директора компании или главного бухгалтера.

Для учета притока и оттока денежных средств в документе указываются:

• сведения начальные и конечные со счетчика ККТ за рабочий период;
• размер выручки за смену, рабочий день;
• объем израсходованных и полученных денежных средств в наличной и безналичной форме;
• средства, возвращенные покупателям, оплатившим товар ненадлежащего качества.

Компании самостоятельно устанавливает правила заполнения журнала, но шаблон должен соответствовать нормам постановления №132 . Регистр КМ-4 предполагает ежедневное ведение документа.

Записи осуществляются ручкой синего цвета (шариковой, чернильной). При возникновении исправлений обязательно проставляется виза директора предприятия и главного бухгалтера.

Скачать бланк и образец заполнения формы КМ-4

Важные моменты

Журнал кассира-операциониста является учетной документацией, его содержание и хранение должно определяться законодательными и локальными актами.

Хранить книгу необходимо недалеко от кассы или в бухгалтерии, но в любом случае, недоступным для посторонних взглядов.

После истечения актуальности документа он передается в архив, где срок его хранения составляет 3 года. По истечении этого срока журнал подлежит утилизации с четким соблюдением регламента подобной процедуры.

До введения онлайн-касс журнал нуждался в обязательной прошивке, нумерации и регистрации в надзорном органе.

Сейчас регистрировать в налоговой инспекции нет необходимости, нумерация и шнуровка осуществляется при личном желании юридического лица.

Данное право возникает при окончательном переходе на онлайн-кассы.

Одним из преимуществ онлайн кассы выделяется возможность оформлять чеки при совершении покупок через интернет-магазины в течении всего лишь нескольких минут, что не всегда осуществлялось обычными кассовыми аппаратами.

Сейчас, после осуществления покупки, покупателю высылается на обозначенный адрес электронной почты чек с указанием реквизитов продавца и информации о товаре.

Подобный документ можно попросить и в обычном магазине, обязанностью продавца является его обязательная выдача.

Специальный программный комплекс онлайн-касс позволяет провести анализ поведения потребителя, учитывать реализацию продукции, а также работать с ценными бумагами.

С его помощью можно определить продукцию, пользующуюся наибольшим спросом, и залежавшийся товар на полках, продажи которого способны увеличиться при снижении на него цены.

Полезное видео

О порядке заполнения журнала кассиром-операционистом, можно узнать из данного видео: