Каков общий порядок приема-передачи дел от кассира при его увольнении к новому работнику, принимаемому на должность кассира (в коммерческой организации)? Порядок передачи дел при увольнении бухгалтера филиала Оформляют приказ об увольнении

В кассе организации обнаружена недостача. Руководитель организации решил уволить кассира в связи утратой доверия. Рассказываем, как это правильно сделать.

В ООО «Компас» проведена инвентаризация наличных денежных средств в кассе организации. По состоянию на 25 июня 2012 г. выявлена недостача денежных средств в размере 35 500 руб. Как следует из объяснительной записки кассира З.В. Филатовой, недостача произошла в результате нарушения работником кассовой дисциплины, а именно выдачи денежных средств без оформления расходных документов. Случаи подобных «заимствований» из кассы организации происходили и раньше, на предмет чего кассиру делали замечания. На этот раз руководство организации решило уволить З.В. Филатову в связи с утратой доверия, то есть по п. 7 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ.

Правила расторжения трудового договора по основанию «утрата доверия»

Расторгнуть трудовой договор с работником по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в связи с утратой доверия возможно только при соблюдении определенных условий. А именно работник должен непосредственно обслуживать денежные или товарные ценности, совершить такие виновные действия, которые давали бы работодателю основание для утраты доверия к нему. Иными словами, должна быть причинно­следственная связь между утратой доверия и совершением виновных действий (п. 45 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации») 1 .

В данном случае первое условие выполняется: кассир обслуживает денежные ценности. Отметим, что должность упомянута в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденном постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Но заключение подобного договора с лицом, обслуживающим денежные ценности — право, а не обязанность работодателя (ст. 244 ТК РФ). В то же время, если такой договор не заключен, при возникновении ущерба, не связанного с умышленными действиями работника, последнего нельзя будет привлечь к полной материальной ответственности. В силу ст. 241 ТК РФ возмещать ущерб он будет лишь в размере своего среднего месячного заработка.

Что касается второго условия, в рассматриваемом случае оно тоже выполняется: кассир неоднократно выдавал денежные суммы из кассы организации без соответствующего оформления. Но нужно помнить, что нельзя уволить работника в связи с утратой доверия, если недостача вверенного ему имущества возникла в результате нормального хозяйственного риска, в условиях необходимой обороны или по причине стихийного бедствия. Также следует убедиться, что действительно в происшедшем имеется вина работника. Сам факт недостачи вверенного имущества еще ни о чем не говорит. Случается, что недостача связана не с небрежностью или злым умыслом работника, а с тем, что сам работодатель, вопреки возложенной на него обязанности, не обеспечил должную сохранность вверенных ему ценностей. Например, не зарешетил окно в помещении кассы и т.д. Согласно ст. 239 ТК РФ неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, также является обстоятельством, исключающим материальную ответственность работника.

Увольняя работника по п. 7 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса, работодатель должен опираться при этом на конкретные факты, реально имевшие место. Например, на факт пропажи денег. Факты, о которых идет речь, должны быть обязательно задокументированы. Такими документами могут быть, например, письменные объяснения работника, записи в специальных журналах, докладные записки руководителей, расходные кассовые ордера, акты инвентаризации, акты правоохранительных и судебных органов и т.д.

Важно!

Если вина работника в совершении конкретных действий не установлена, работник не может быть уволен по мотивам утраты доверия, несмотря на возникновение недостачи.

Особенности проведения инвентаризации

При проведении инвентаризации должностные лица организаций (кроме банков) должны в основном руководствоваться Федеральным законом от 21.11.96 № 129­-ФЗ «О бухгалтерском учете» 2 и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждены приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. Методические указания не только закрепляют правила инвентаризации товарно­материальных ценностей, но и формы, необходимые для составления документов.

При инвентаризации денежных средств используется акт инвентаризации наличных денежных средств формы № ИНВ­15, утвержден постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.

Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ­-15) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию. Образец акта инвентаризации наличных денежных средств .

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

Проведение инвентаризации обязательно, в частности (ст. 12 Закона о бухгалтерском учете):

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

При смене материально ответственных лиц;

При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Процедурные моменты

Увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ относится к виду дисциплинарных взысканий, поэтому необходимо соблюдать порядок применения взысканий согласно ст. 192 и 193 ТК РФ.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово­хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу (ч. 3 и 4 ст. 193 ТК РФ).

В данном случае речь идет об увольнении за совершенный дисциплинарный проступок (ч. 2 ст. 192 ТК РФ). Приведем необходимый алгоритм.

1. Собираем документы, подтверждающие факт совершения виновных действий работником (служебные, докладные записки, акты). Образец докладной записки приведен ниже.

2. Требуем от работника письменные объяснения о причинах и мотивах случившегося (ст. 193 ТК РФ). Образец объяснительной записки работника приведен ниже. Если по истечении двух рабочих дней работник не представил объяснение - составляем соответствующий акт в присутствии свидетелей (ст. 247 ТК РФ). Непредставление работником объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ч. 2 ст. 193 ТК РФ).

3. Издаем приказ (распоряжение) о применении меры дисциплинарного взыскания в виде увольнения в произвольной форме. Доводим его до сведения работника под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания. Если работник отказывается ознакомиться с документом под роспись, об этом факте составляем соответствующий акт (абз. 6 ст. 193 ТК РФ).

Образец приказа о применении меры дисциплинарного взыскания приведен ниже.

4. Издаем приказ об увольнении по форме № Т­-8 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Даем работнику ознакомиться с этим приказом под роспись в течение трех рабочих дней со дня издания. Если работник откажется от ознакомления с приказом, составляем соответствующий акт.

5. Вносим запись в трудовую книжку об увольнении в связи с совершением виновных действий, дающих основание для утраты доверия со стороны работодателя (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) и личную карточку работника (форма № Т­-2). Образец записи в трудовой книжке приведен ниже.

6. Выдаем трудовую книжку работнику на руки в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ).

7. Производим полный расчет с работником (ст. 84.1, 140 ТК РФ).

О чем еще нужно помнить

Расторжение трудового договора с работником по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ производится по инициативе работодателя. Поэтому работника нельзя уволить в период его болезни или отпуска (ст. 81 ТК РФ). По этому основанию не может быть уволена и беременная женщина (ст. 261 ТК РФ). Если кассир является несовершеннолетним (что на практике бывает очень редко) нужно помнить, что его увольнение помимо соблюдения общего порядка допускается только с согласия соответствующей государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав (ст. 269 ТК РФ).

1 Увольнение по основанию утраты доверия возможно и в ситуации, когда виновные действия или аморальный поступок сотрудник совершил вне работы. Например, в отношении него вынесен обвинительный приговор суда за корыстные преступления, не связанные с работой, - хищение, взяточничество и т.п. В этом случае трудовой договор также может быть расторгнут по п. 7 или п. 8 ч. 1 ст. 81 ТК РФ не позднее года со дня обнаружения проступка работника (ч. 5 ст. 81 ТК РФ). О тонкостях увольнения по этому основанию читайте в одном из ближайших номеров.

2 С 1 января 2013 г. вступает в силу новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402­-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Бухгалтерия

Генеральному директору
ООО «Компас»
Олейникову П.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О совершении виновных действий Филатовой З.В.

По результатам инвентаризации наличных денежных средств в кассе Организации по состоянию на 25 июня 2012 года была выявлена недостача денежных средств в размере 35 500 (Тридцати пяти тысяч пятисот) рублей. Как следует из объяснительной записки кассира Филатовой З.В., недостача произошла в результате нарушения работником кассовой дисциплины, а именно: выдачи денежных средств без оформления расходных документов.

Случаи подобных «заимствований» из кассы организации происходили уже неоднократно (акт от 15 сентября 2011 г. № 32, акт от 14 ноября 2011 г. № 40), Филатовой З.В. делались замечания, однако выводов она не сделала.

В данном случае сумма недостачи является существенной, вина работницы очевидна, поэтому прошу уволить Филатову З.В. по пункту 7 части первой статьи 81 Трудового кодекса в связи с утратой доверия.

Приложения:

Главный бухгалтер Медведева О.А. Медведева

Издан приказ
от 28.06.2012 № 41
В дело № 15­12

Соколова 28.06.2012

Бухгалтерия

Генеральному директору
ООО «Компас»
Олейникову П.В.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

О причинах недостачи наличных денег в кассе

По результатам инвентаризации в кассе по состоянию на 25 июня 2012 г. была выявлена недостача денежных средств в размере 35 500 (Тридцати пяти тысяч пятисот) рублей. В образовавшейся недостаче нет моей вины, поскольку денег из кассы я не брала. Возможно, недостача возникла из-­за того, что 19 июня 2012 г. я выдала деньги водителю Саблину С.А. по доверенности без оформления расходного ордера. Но меня попросила об этом бухгалтер Зайцева С.В.

Филатова З.В. Филатова

Общество с ограниченной ответственностью
«Компас»
ООО «Компас»

ПРИКАЗ

О применении меры дисциплинарного взыскания
в виде увольнения

В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса в связи с утратой доверия ввиду совершения виновных действий работником - кассиром Филатовой З.В., непосредственно обслуживающей денежные ценности,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Применить к кассиру Филатовой З.В. меру дисциплинарного взыскания в виде увольнения по пункту 7 части первой статьи 81 Трудового кодекса.

Отделу кадров (Соколовой С.С.) подготовить приказ о растор­жении 28 июня 2012 года трудового договора с Филатовой З.В. в соответствии с действующим законодательством России.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание:

Объяснительная записка от 25 июня 2012 г. № 19 «О причинах недостачи наличных денег в кассе».

Директор Олейников П.В. Олейников

С приказом ознакомлены:

Кассир Филатова З.В. Филатова 28.06.2012

Инспектор по кадрам Соколова С.С. Соколова 28.06.2012

Трудовая книжка

В состав инвентаризационной комиссии можно включать любых работников организации. Комиссия состоит минимум из трех человек - работников бухгалтерии, технических и других специалистов п. 2.3 .

Председателем, как правило, назначают заместителя руководителя организации или главного бухгалтера.

Состав комиссии и ее председателя утверждает руководитель организации о проведении инвентаризации. Можно назначить и постоянно действующую инвентаризационную комиссию, для этого издайте приказ в произвольной форме.

Пример. Приказ о создании инвентаризационной комиссии

ООО "Альфа"
ПРИКАЗ
о создании инвентаризационной комиссии

Для проведения плановых и внеплановых инвентаризаций создать с 16.01.2020 постоянно действующую инвентаризационную комиссию в составе:

Председатель комиссии - Главный бухгалтер Никанорова Е.А. члены комиссии: - менеджер Потапов А.С. - бухгалтер Петрова Е.П. - юрист Карамзин К.Н.

Генеральный директор Иванов Иванов И.И.

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Никанорова Никанорова Е.А.

15.01.2020

Менеджер Потапов Потапов А.С.

15.01.2020

Бухгалтер Петрова Петрова Е.П.

15.01.2020

Юрист Карамзин Карамзин К.Н.

15.01.2020

При инвентаризации члены комиссии пересчитывают имущество и определяют его качественное состояние. Полученные данные вносят в инвентаризационные описи п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации .

Материально ответственные лица обязаны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества, но в инвентаризационную комиссию не входят.

Прежде всего отметим, что в настоящее время не существует специального нормативного правового документа, который бы регулировал передачу дел от одного кассира (сотрудника, исполняющего его функции) к другому. В связи с этим соответствующие правила, в том числе правила документального оформления передачи дел, организации необходимо разработать самостоятельно, руководствуясь общими требованиями нормативно-правовых актов, регулирующих порядок ведения бухгалтерского учета на территории РФ.

Разработанный порядок целесообразно закрепить внутренним локальным актом, например, это может быть "Инструкция о порядке передаче дел при смене кассира". В качестве ориентира можно использовать Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденную Минздравом СССР 28.05.1979 N 25-12/38. Например, организация может предусмотреть, что прием и сдача дел кассиром производятся на основании соответствующего приказа руководителя (с указанием срока для приема-сдачи дел) и оформляется актом проверки кассы (форма - произвольная, однако ее целесообразно составить с учетом требований к реквизитам первичного учетного документа и порядку его составления, предусмотренным Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).

При составлении собственных документов рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Еще раз повторим, предложенный порядок является примером оформления передачи дел, организация совершенно не обязана ему следовать, более того, даже если передача дел вообще не будет оформлена какими-либо документами, нарушений законодательства не возникнет.

Также следует учесть, что сотрудник, исполняющий трудовую функцию кассира, является материально ответственным лицом, с которым может заключаться договор о полной материальной ответственности ( ТК РФ и Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85). В связи с этим считаем необходимым отметить следующее.

Пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н) устанавливает необходимость проведения инвентаризации при смене материально ответственных лиц.

Поэтому, хотя п. 3.39 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Минфина РФ от 13.06.1995 N 49, далее - Методические указания) в связи с порядком проведения инвентаризации кассы ссылается на утративший силу Порядок ведения кассовых операций, полагаем, что при смене кассира инвентаризацию кассы провести все же необходимо. В связи с этим считаем необходимым руководствоваться разделом 2 "Общие правила проведения инвентаризации" Методических указаний.

Напомним, что для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, представители службы внутреннего аудита организации, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.) (п. 2.2 и п. 2.3 Методических указаний). Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации приказом, составленным по форме N ИНВ-22 (утверждена Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88), либо в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов, содержащихся в Закона N 402-ФЗ.

Помимо состава комиссии в приказе также указываются:

Причина проведения инвентаризации (в данном случае - смена кассира);

Имущество, подлежащее ревизии (в рассматриваемом случае - денежные средства; отметим, что в соответствии с п. 1.2 Методических указаний денежные средства относятся к имуществу);

Дата начала и окончания инвентаризации.

Приказ регистрируют в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

На основании п. 2.4 Методических указаний до начала проверки инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственное лицо (кассир) дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.

Проверка фактического наличия имущества в кассе производится при обязательном участии кассира, сдающего дела (п. 2.8 Методических указаний).

В ходе инвентаризации проверяются все документы, связанные с деятельностью сотрудника в качестве кассира: кассовая книга, отчеты кассира, приходные и расходные ордера и т.д., а также фактическое наличие сумм денежных средств, находящихся в кассе на момент проверки (производится сверка с данными кассовой книги).

Согласно п. 2.5 Методических указаний сведения о фактическом наличии имущества (в том числе, денежных средств) записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации (в данном случае разрабатываются организацией самостоятельно с указанием реквизитов, содержащихся в Закона N 402-ФЗ).

Результаты проведенной инвентаризации отражаются в акте инвентаризации наличных денежных средств (по форме N ИНВ-15, утвержденной Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, или самостоятельно разработанной форме, с указанием реквизитов из Закона N 402-ФЗ). Также составляется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (по форме N ИНВ-26, утвержденной Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, или самостоятельно разработанной форме с указанием реквизитов из Закона N 402-ФЗ).

При выявлении излишков или недостач от кассира нужно получить письменные объяснения о причинах их возникновения. При отказе кассира дать соответствующие комментарии рекомендуется составить акт об отказе работника представить объяснения. Кассира нужно ознакомить с актом под роспись. Если работник отказывается подписывать акт, этот факт также следует зафиксировать.

Отметим, что по смыслу п. 2.10 Методических указаний в проведении инвентаризации при смене материально ответственных лиц должны участвовать оба материально ответственных лица: как работник, сдающий материальные ценности, так и работник, принимающий их. В связи с этим полагаем, что в случае, если на момент начала инвентаризации с новым кассиром трудовой договор еще не заключен, подсчет ценностей, находящихся в кассе, который завершается подписанием акта инвентаризации увольняющимся работником, может быть произведен без участия нового материально ответственного лица. В этом случае акт инвентаризации может быть подписан новым кассиром при принятии им ценностей от инвентаризационой комиссии после оформления трудовых отношений с новым сотрудником, учитывая, что п. 2.12 Методических указаний допускает проведение инвентаризации имущества в течение нескольких дней.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Ерин Павел

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Барсегян Артем

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Данный документ создается во время смены кассира или тогда,когда необходимо на недлительный срок отдать кассу иному человеку.

На что стоит обратить внимание?

Во время смены ответственного человека, который работает на кассе, нужно оформить специальный акт инвентаризации кассы и документ о приеме-передаче финансов иному лицу. Примеры заполнения таких документов можно найти и скачать у нас.

Как оформляется акт передачи кассы при смене кассира?

Этот процесс происходит в свободной форме. Формируется специальная инстанция из 3 человек. Во время приема-передачи осуществляется пересчитывание финансов, данный факт фиксируется в акте.

Акт приема-передачи кассы при смене кассира. Заполняем документ

Необходимо обратить свое внимание на следующее при заполнение документа: (нажмите для раскрытия)

• Акт должен иметь данные – наименование компании.
• Наименование документации – акта.
• Данные о комиссии – инициалы, должности.
• Финансы, которые находятся в кассе.
• Наличность по бухучету.
• Данные по излишкам.
• Данные по недостаче.
• Номерной знак последних ордеров.
• Заверение от кассиров и комиссии.

При этом следует обратить внимание, что должно быть пара копий акта: для кассиров и бухгалтерского отдела.

Пока не будет утвержден соответствующий бланк строгой отчетности, при наличных расчетах учреждение может использовать Квитанцию по форме № 10. И значит, не применять кассовую технику. Правда, финансисты в своем письме от 3 февраля 2009 г. № 03-01-15/1-43 уточнили, что компьютер для формирования бланков строгой отчетности кассир использовать не может. А вот в том случае, если этот специалист увольняется, руководству следует организовать инвентаризацию кассы. Проверить документооборот тоже будет нелишним…

Проведение инвентаризации обязательно! Смену кассира в бюджетном учреждении важно оформить документально в соответствии с действующим законодательством РФ.
Напомним, что Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. Согласно пунктам 32 и 33 этого документа, кассир признается материально ответственным лицом.
Следовательно, рассматриваемая ситуация квалифицируется как смена именно материально ответственного лица.
А в соответствии с пунктом 2 статьи 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ в подобном случае нужно обязательно провести инвентаризацию того имущества, за которое отвечало данное лицо.
Отметим, что проверку проводят по правилам, определенным Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Оформляем приказ и назначаем комиссию
Руководитель учреждения должен издать приказ о проведении инвентаризации кассы и утвердить состав инвентаризационной комиссии. Комиссия может быть постоянно действующей, когда ее назначение и состав утверждены заранее. Например, приказом в начале соответствующего финансового года. Но возможно создание отдельным приказом рабочей инвентаризационной комиссии при смене материально ответственного лица. Помните, что отсутствие хотя бы одного члена такой комиссии при проведении проверки служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Подготовительный этап
Материально ответственное лицо (кассир) до начала проверки сдает председателю комиссии последние на момент инвентаризации приходные и расходные кассовые документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель комиссии визирует все документы, приложенные к реестрам или отчетам, и указывает данные и итоги кассовых операций до начала инвентаризации на конкретную дату. Благодаря чему бухгалтерия устанавливает остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
После этого кассир дает расписку о том, что к началу инвентаризации все кассовые документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии. Обязательно указывается, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие — списаны.

Инвентаризация кассы
После получения необходимых сведений и документов от кассира комиссия приступает непосредственно к инвентаризации кассы. Она производится с полным полистным пересчетом наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денег сверяется с данными бухгалтерского учета по кассовой книге.
Кроме остатка имущества на момент инвентаризации необходимо проверить полноту и достоверность заполненных регистров учета с начала отчетного периода.

Кассовую книгу в учреждении ведут в электронном виде
В этом случае дополнительно необходимо проверить правильность работы программы обработки кассовых документов.
Отметим, что ведение кассовой книги в электронном виде не противоречит требованиям законодательства. А именно положениям Порядка ведения кассовых операций и Типовым правилам эксплуатации контрольно-кассовых машин (утверждены Минфином России от 30 августа 1993 г. № 104).
Арбитры также с этим согласны. Судебная позиция, показывающая, что это не образует состава правонарушения, предусмотренного статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, отражена, в частности, в постановлении ФАС Поволжского округа от 5 ноября 2008 г. по делу № А12-11955/08.

Акт инвентаризации
По результатам инвентаризации комиссия составляет Акт инвентаризации наличных денежных средств. В нем указывают выявленные недостачи или излишки ценностей в кассе и обстоятельства их возникновения.
Акт составляется не менее чем в двух экземплярах, каждый из которых подписывают все члены комиссии.

За нарушение в ведении кассовых операций предусмотрена ответственность
Для такого случая наказание установлено статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
В качестве нарушений порядка работы с наличностью и ведения кассовых операций признаются: осуществление расчетов деньгами с другими юрлицами сверх установленных размеров; неоприходование (неполное оприходование) в кассу наличности; несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств; накопление в кассе денег сверх установленных лимитов.
Все эти нарушения влекут наложение административного штрафа на должностных лиц от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб.

Подписание акта означает, что со стороны учреждения претензий к бывшему кассиру нет (кроме указанных в акте).
Однако ошибки, не обнаруженные в ходе инвентаризации, позже могут быть выявлены сторонними проверяющими. Например, налоговиками.
Дело в том, что в компетенции налоговиков в том числе и проверка соблюдения требований Порядка ведения кассовых операций. Показательно в этом плане постановление Третье-го арбитражного апелляционного суда от 1 декабря 2008 г. № А33-10990/2008-03АП-3360/2008.
Суд установил, что несвоевременное или неполное внесение записей в кассовую книгу является основанием для привлечения к ответственности, предусмотренной статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Получается, что, если при приемке дел недостатки работы кассира не будут выявлены и своевременно исправлены, учреждение заплатит штраф. Конечно, можно попытаться взыскать суммы с бывшего работника, но скажем сразу, что сделать это будет непросто. Поэтому рекомендуем принимать дела у увольняющегося специалиста очень внимательно.

Передача кассы новому работнику
Сменяемый кассир подписывает акт и дает расписку, подтверждающую проверку имущества в его присутствии и об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.
После этого имущество передается преемнику. Заступающий на должность кассир расписывается в получении, а сменяемый — в сдаче этого имущества.
Председатель комиссии один экземпляр акта отдает в бухгалтерию учреждения, второй — сменяемому работнику. До момента передачи кассы новому лицу с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Он под расписку должен быть ознакомлен с Порядком ведения кассовых операций.
Возможна ситуация, когда при увольнении кассира новый работник еще не принят на работу. В этом случае кассир сдает кассу также с обязательным проведением инвентаризации лицу, которое будет временно замещать эту должность. При поступлении нового кассира снова проводится инвентаризация. На основании ее новый работник принимает дела.